¿Qué es una PMO?. ¿Cuales son las funciones de una Oficina de Dirección de Proyectos?. Apoyar, controlar y si fuese necesario intervenir en los Proyectos. Su presencia en la estructura organizacional es de suma importancia

Qué es una PMO.

La PMO es también denominada “Oficina de Gestión de Programas”, “Oficina del Proyecto” u “Oficina del Programa” ayuda a mejorar las operaciones y a ser más eficientes en la Dirección de los Proyectos

La PMO se sitúa en la parte alta de la organización de la empresa.

La madurez de la organización: La PMO es la evolución sensata de una política de Dirección de Proyectos en una organización proyectual madura.

Todos las organizaciones, tarde o temprano, implementan una PMO.

Esto abre enormes perspectivas profesionales que te proponemos alcanzar con la realización del Master en Dirección de Proyectos.

Planificación de los Proyectos: La PMO tiene competencias en la planificación y en la priorización de los Proyectos que están bajo su jurisdicción.

Tiene mucho que decir en los Proyectos que van a ejecutarse.

Los Proyectos se descartan por no considerarlos interesantes, rentables o estratégicos.

La PMO se sitúa en la parte alta de la organización de la empresa.La PMO vincula los Proyecto con los objetivos del negocio. 

La PMO tiene que poder analizar como los Proyectos se vinculan con los objetivos del negocio.

Debe disponer de los recursos, permisos y herramientas necesarias para poder formar parte de las decisiones de una manera informada y consensuada con la organización.

La Oficina de Dirección de Proyectos puede ser de 3 tipos:Dependiendo de su nivel de autoridad serán de:

  • apoyo.
  • control.
  • dirección.

La Coordinación de los Proyectos que ejecuta la organización.La PMO coordina los Proyectos dentro de la organización.

Es importante reflexionar que está visión global de los Proyectos la confiere una situación privilegiada en este tipo de decisiones.

Por ejemplo, quien mejor que la PMO para poder asignar recursos a los Proyectos, gestionar esos recursos, compartirlos y asignarles su correspondiente coste.

Standarización de Procesos: Sea del tipo que sea la Oficina de Proyectos (de apoyo, de control o de dirección), estandariza los procesos que se utilizan en los proyectos que ejecuta la organización.

La PMO facilita. El intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas entre todos los Proyectos.

Alineación con los objetivos estratégicos: Para que se dé una dirección centralizada exitosa es de gran importancia que los objetivos de la PMO, y de sus Proyectos, estén alineados con los objetivos estratégicos de la organización.

La responsabilidad de una PMO hay que definirla con todo detalle.

Pueden ser muy amplias o más limitadas. Pueden ir desde simples funciones de soporte hasta ser los gestores directos de los proyectos.

Unas son las oficinas de soporte, las otras las oficinas directivas, en medio están las oficinas de control. También puede haber oficinas mixtas.

Apoyo a los Directores de Proyecto:

  • nos ofrece políticas en las que enmarcar nuestros Proyectos.
  • aporta conocimiento geográfico y cultural de donde se va a desenvolver el Proyecto.
  • nos otorga metodologías. Tanto generales de Dirección de Proyectos como metodologías que le son propias a la organización.

La PMO es un una magnífica BBDD. Un gran repositorio de información sobre Project Management. A la PMO podemos recurrir los Project Manager para encontrar.

Por ejemplo, plantillas que hayan resultado óptimas en otros Proyectos ejecutados anteriormente.

El PMBOK señala que la PMO. Es una entidad de la organización que tiene responsabilidades asignadas con relación a la dirección, centralizada y coordinada, de aquellos proyectos que se encuentran bajo su jurisdicción.

Definiciones y funciones de la Oficina de Dirección de Proyectos.

La PMO da un carácter homogéneo a todos los Proyectos de una organización. La PMO marca unos estándares que deben seguir todos los Directores de Proyecto de esa organización.


La Oficina de Dirección de Proyectos (PMO). Es la encargada de dirigir, gestionar y controlar las interdependencias entre los Proyectos que están bajo su competencia.

En esa labor de homogeneizar los Proyectos se comparten, metodologías, herramientas, técnicas, etc.

Adecuado uso de los Recursos. La PMO vela por el adecuado uso de los recursos dentro de los Proyectos que ejecuta la organización.

Ayudando a que esos recursos se compartan de manera sensata y eficiente entre todos los Proyectos.

La gestión de los recursos de los Proyectos. Es una de sus principales funciones.

Con una gran importancia y repercusión en los costes de los Proyectos asociados. Está compartición de recursos entre los proyectos, sensata y eficiente, abarata los costes disminuye los conflictos.

La PMO mejora los procesos de la organización. Al establecer protocolos de actuación la PMO afecta tanto a los procesos operacionales como a los procesos de gestión.

Es decir, tanto a aquellos que contribuyen a la generación de entregables como a aquellos que afectan al funcionamiento de los Proyectos en si mismos.

El Gran Hermano. La PMO es el “gran hermano” que visualiza, desde su posición elevada y privilegiada, los Proyectos globales de la organización.

Está en condiciones idóneas de ver como los Proyectos pueden apoyarse los unos en los otros.

Monitorear y controlar que los procesos se ejecutan correctamente. En esto también es muy eficaz ya que los procesos están estandarizados dentro de los Proyectos que están bajo su jurisdicción. Su control, por parte de la PMO, es eficiente y relativamente sencillo.

Lecciones aprendidas: La PMO es el embudo donde revierten las lecciones aprendidas de todos los Proyectos que controla. La PMO se convierte en una fuente de sabiduría en Dirección de Proyectos para la organización en la que se encuadra.

Gestión de la Información. La PMO, como receptora de todo el conocimiento que le llega a través de los Proyectos que controla, se convierte en emisora de información hacia todos los Proyectos de la organización.

Convirtiéndose en un elemento fundamental dentro de la gestión de la comunicación de cada Proyecto independiente. La PMO provee de comunicación centralizada a sus Proyectos.

Control de Cambios: Depende de cada organización y de las funciones que se otorgan a la PMO. Pero en muchos casos la propia PMO forma parte del comité de control de cambios de los Proyectos.


Que debemos afrontar al implementar una PMO.

La PMO tiene una serie de requisitos, mínimos e imprescindibles, para poder ser implantada en la organización con garantías de éxito

Difundir la cultura de la PMO. La PMO es un gran hermano que lo ve todo. Eso hace que pueda verse como a un enemigo que se dedicará a vigilarnos, en lugar de verla como una herramienta útil al servicio de los Proyectos y de la empresa.

Introducir la PMO de manera gradual. La Introducción de la PMO debe ser gradual, sensata y consensuada. Si tenemos Proyectos en marcha debemos considerar con cautela si estos Proyectos se van a ver afectados por la aparición de la PMO.

Puede ser preferible finalizar esos Proyectos tal y como están funcionando en la actualidad.

Reorganización estratégica de la organización. En algunos casos tendremos que reorganizar a nivel estratégico la estructura de la empresa.

Esto es costoso en recursos, pero es el primer paso hacia una PMO eficiente, que se convierte en un antes y un después en la filosofía de la organización.

Implicación de la alta dirección. La implementación de la Project Management Office (PMO) es una actividad estratégica. Como tal, debe partir desde la Alta Dirección.

Lo que no se mide no existe:  La PMO no está fuera de esta consideración. La PMO debe proporcionar beneficios medibles y claros.