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La Proyectoteca
Proyectos dirigidos por nuestros profesores, consultores y alumnos

Validar el alcance del proyecto: Análisis, diseño, pruebas e implementación de la plataforma digital para el registro, monitorización y seguimiento de cetáceos y tortugas marinas, Océano Atlántico Norte.

 

Director del proyecto: Miguel Ángel Ramos Quesada.

Alumno Master Project Management (MDAP): calificación 100/100.

¿Te gustaría dirigir Proyectos como este?

Si la Dirección de Proyectos te parece muy complicada es porque no te la han explicado bien.

Validar el alcance del proyecto.

Mediante el proceso de validar el alcance del proyecto se formaliza la aceptación de los entregables resultantes de la ejecución del proyecto..

Los entregables verificados son revisados con el cliente del proyecto con el fin de:

  • asegurar que han sido completados satisfactoriamente,
  • con la calidad esperada,
  • cumpliendo con los criterios de aceptación definidos.

Como resultado de dicha validación, el cliente del proyecto remite la aceptación formal del entregable. El project manager será el responsable de conseguir la aceptación formal de cada entregable del proyecto por parte del cliente.

La validación del alcance del proyecto se diferencia de la verificación, o control de calidad, en que en el primero se centra en que el cliente del proyecto formalice la aceptación de los productos entregables completados. La verificación realizada en el control de calidad por el equipo de dirección del proyecto, se centra principalmente en la comprobación de que los productos entregables del proyecto completados cumplen con los requisitos especificados para cada uno. Buscamos determinar si un entregable del proyecto está completo y cumple con lo solicitado, y consecuentemente, puede ser entregado al cliente para su validación y aceptación.

El control de calidad se realiza antes de la validación del alcance del proyecto, pero ambos procesos pueden realizarse en paralelo. Por ejemplo, en una entrega de código con muchas funcionalidades podría realizarse una entrega del proyecto parcial para su validación por el cliente, mientras que el equipo de QA de Project IT y de desarrollo finaliza la verificación o implementación pendiente. En este caso se informará al cliente el contenido de la entrega y de lo que queda por entrega  junto con una fecha de entrega.

La verdadera utilidad del proceso de validación del alcance del proyecto es:

  • proporciona objetividad sobre la satisfacción del cliente a través de la aceptación formal de los entregables del proyecto,
  • anticipar e incrementar las posibilidades de éxito en la aceptación final del producto o servicio resultante del proyecto.

Durante la validación del entregable del proyecto los responsables de aprobar, por parte el cliente, (equipo de testing del cliente en caso de entregables de código software), podrán identificar defectos. Éstos serán resueltos por los equipos de desarrollo durante el periodo de tiempo planificado existente desde la entrega al cliente a la aceptación formal.

Como resultado de la validación del entregable del proyecto, ya sea entregable intermedio o final, el cliente podrá comunicarnos decisiones diferentes:

  1. Aprobación:
    • el cliente determina que el entregable del proyecto cumple con los requisitos solicitados y criterios de aceptación definidos,
    • con la aceptación formal se darán por finalizadas todas las actividades del entregable del proyecto, fase, o paquete de trabajo correspondiente,
    • se actualizarán los documentos que correspondan relativos a la gestión del alcance, coste y cronograma, y PDPdel proyecto.
    • se actualizará el estatus y avance en los informes de rendimiento de los trabajos.
  2. Aprobación condicionada:
    • este tipo de aprobación estará condicionada al compromiso de Project IT para la resolución de defectos previos a la puesta en producción o durante el periodo de garantía,
    •  la puesta en producción, para no incurrir en retrasos, se podría desplegar durante el periodo de garantía de las funcionalidades, o historias de usuario, que estén condicionadas o con algún defecto crítico por resolver,
    • será importante gestionar este tipo de aprobaciones con el cliente. Para gestionar un plan de mitigación para tomar las acciones correctivas con margen de tiempo y evitar retrasos en el resto de las  fases del proyecto y/o entrega final.
  3. Rechazo del entregable:
    • raramente se produce éste tipo de situaciones, o cuanto menos, el  director del proyecto deberá gestionar las expectativas con antelación para que el cliente acepte el entregable en su totalidad o de forma condicional,
    • en caso de rechazo del entregable del proyecto el project manager, junto con el equipo de dirección, definirá un plan de acción y mitigación para solventar la situación y acordar con el cliente una nueva fecha de entrega. En la medida de lo posible se evitarán retrasos en el resto de las fases del proyecto y la entrega final.

Durante la validación se podrán identificar gaps en los entregables del proyecto. Estos pueden derivar en una ampliación en el alcance para poder completar las expectativas del cliente. En estos casos será necesario ejecutar los procesos definidos en el plan de gestión de cambios e integración del PDP del proyecto.

Una vez que los cambios sean definidos y aprobados, se realizará el proceso de control integrado de cambios para realizar las actividades que apliquen e integrar las áreas de conocimiento del proyecto con el cambio solicitado.

Una vez implementado el cambio, se verificará por el equipo de dirección que el entregable del proyecto cumple con los requerimientos solicitados y se va a entregar al cliente para su validación.

El project manager en todo momento:

  • mantendrá actualizado un inventario con el listado de entregables del proyecto y la aceptaciónes formales que se vayan consiguiendo,
  • custodiará las firmas y aceptaciones formales en la documentación del proyecto.

Miguel Ángel Ramos Quesada

Alumno Executive Master Project Management (MDAP): Calificación obtenida en el Máster 100/100

Project Manager en everis & NTT Data

Las Palmas de Gran Canaria y alrededores, España

Enseñanza superior