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La Proyectoteca

Proyectos dirigidos por nuestros profesores, consultores y alumnos

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Project Manager
Alumna Executive Master en Dirección de Proyectos
Calificación obtenida 100/100

Miguel Ángel Ramos Quesada

Plan de gestión de la integración del proyecto: Análisis, diseño, desarrollo, pruebas e implementación de la plataforma digital para el registro, monitorización y seguimiento de cetáceos y tortugas marinas, Océano Atlántico Norte.

Plan de dirección del proyecto.

  1. Resumen ejecutivo del plan de dirección.
  2. Iniciación.
  3. Metodología.
  4. Plan gestión de la integración del proyecto.
  5. Gestión del alcance.
  6. Gestión del tiempo.
  7. Gestión de los costes.
  8. Gestión de la calidad.
  9. Gestión de los recursos humanos.
  10. Gestión de los recursos de comunicación.
  11. Gestión de los riesgos.
  12. Gestión de las adquisiciones.
  13. Gestión de stakeholders.

Plan de dirección del proyecto.

  1. Resumen ejecutivo del plan de dirección.
  2. Iniciación.
  3. Metodología.
  4. Plan gestión de la integración del proyecto.
  5. Gestión del alcance.
  6. Gestión del tiempo.
  7. Gestión de los costes.
  8. Gestión de la calidad.
  9. Gestión de los recursos humanos.
  10. Gestión de los recursos de comunicación.
  11. Gestión de los riesgos.
  12. Gestión de las adquisiciones.
  13. Gestión de stakeholders.

Organización interna y comunicaciones del equipo de gestión de proyecto.

Descripción de las metodologías y procedimientos a implementar para mantener la integridad y control de las versiones de cualquier elemento configurable del proyecto, a través de la definición de un sistema que identifique y conserve los estados de cada producto actualizado,   que además permita la gestión y control de los cambios solicitados.

El equipo de gestión del proyecto estará formado por los siguientes integrantes:

  • Project Manager.
  • Responsable de baselines.
  • Responsable del aseguramiento de la calidad del proyecto.
  • Responsable de sistemas de gestión de la información.
  • Responsable de riesgos del proyecto.
  • Responsable gestion de stakeholders.

A continuación se describen las principales responsabilidades de cada uno de los miembros del equipo de gestión del proyecto:

ROL DENTRO DEL EQUIPO DE GESTIÓN DEL PROYECTORESPONSABILIDADES DEL MIEMBRO DEL EQUIPO DE PROYECTO

Project Manager (PM)

Dirige el proyecto. Detenta la máxima autoridad respecto a la organización de los trabajos para la correcta gestión del proyecto, durante todo el ciclo de vida del proyecto (desde su inicio hasta su finalización). Es el responsable directo de la gestión de las comunicaciones del proyecto, del control de cambios del proyecto y de la gestión de la configuración del proyecto. Delega, pero es el responsable final respecto al control de líneas base, gestión del personal, calidad, adquisiciones y riesgos.

Responsable de baselines.

Asiste al Project Manager en la creación del plan del cronograma global para el proyecto y sus dependencias. Asiste al Project Manager proporcionándole todos los datos referentes al seguimiento y control de las líneas base del proyecto. (alcance, tiempo y coste), supervisando el cumplimiento de los planes aprobados. Genera otros planes como plan implantación en los diferentes entornos.

Responsable del aseguramiento de la calidad del proyecto.

Asiste al Project Manager facilitándole todos los datos relativos al control de la calidad del proyecto, proponiendo mejoras en los procesos tanto ejecutivos como directivos para resolver los asuntos relacionados con la Calidad. Asegurar que el sistema de la calidad está establecido e implantado.

Responsable del aseguramiento de la calidad del proyecto.

Identificación de canales, tipo, medios, herramientas de comunicación, y métodos y procedimientos a utilizar para su correcta implantación y gestión, realiza el control y seguimiento del cumplimiento del plan de comunicaciones y actualizar el Plan de comunicaciones.

Responsable de riesgos del proyecto.

Asiste al Director del Proyecto en lo relativo a la identificación, control y atenuación de riesgos del proyecto. Realiza análisis, tanto cualitativo así como cuantitativo, detallado de riegos. Realizar planes de contingencia por cada uno de los riesgos. Controlar y actualizar el Plan de riesgos. Coordinación de los planes de contingencia, continuar con la formación del equipo en el análisis de riesgos. Acudir a reuniones críticas y dar soporte a los miembros del equipo en la respuesta a contingencias.

Responsable gestion de stakeholders.

Asiste al Director del Proyecto en lo relativo a la identificación, mantenimiento de las relaciones y satisfacción de los STAKEHOLDERS del proyecto. Controla y actualiza el listado de stakeholders, y sus datos de contacto correspondientes, estableciendo una correcta clasificación de poder/influencia y plan de comunicación para cada uno.

 

Comunicación con stakeholders externos al proyecto.

La comunicación tanto interna como externa del Equipo de Gestión del Proyecto se efectuará siguiendo las directrices marcadas en el Plan de Comunicaciones del Proyecto incluido en el presente Plan de Dirección del Proyecto.

Debemos asegurar que el cambio se comunica a todas las áreas afectadas, especialmente si se ha rechazado la solicitud. Cualquier cambio ya sea aprobado o rechazado, podrá afectar a otros proveedores en cualquiera de las restricciones de tiempo, coste y alcance, y viceversa, puede que se produzca efecto rebote y afecte las fechas o acciones de los cambios realizados por terceros.

El Project Manager será el máximo responsable de las comunicaciones con el cliente del proyecto, aunque también podrá delegar en los integrantes del equipo de proyecto que considere oportuno, por ejemplo, cuando la información es técnica.

Todas las necesidades de comunicaciones con el cliente serán remitidas al Project Manager de Tecnología de la FB. Será el encargado de trasladar al área del cliente que corresponda, o partners involucrados, para satisfacer las necesidades de información, reuniones, revisión de agendas… En caso de enviar correos electrónicos a cualquier stakeholder externo, el PM del área de Tecnología deberá estar en copia.

En el presente documento del Plan de dirección del proyecto se detalla lo relativo a las comunicaciones recogido en el Plan de Gestión de las Comunicaciones del Proyecto.

Sistema de gestión de la configuración del proyecto.

Se definen los procedimientos y mecanismos para mantener la integridad y el control de las versiones de todos los productos de trabajo como software, aplicaciones, planes, documentación, procedimientos internos, estándares…)

El responsable del aseguramiento de la calidad del proyecto será responsable de definir los procedimientos definidos, revisar su cumplimiento y proponer las mejoras que considere oportunas.

El plan incluye los siguientes elementos:

  • Definición de todos los elementos sujetos a control de la configuración y proceso de control de cambios a seguir en cada uno de ellos.
  • Mecanismos a seguir para la identificación y trazabilidad de los productos de trabajo, pudiendo recuperar la versión más actualizada, así como las anteriores.
  • Herramientas, redes… utilizadas en la gestión de la configuración del proyecto.
  • Planificación y ejecución de auditorias al proceso de gestión de la configuración, identificando métodos, responsables, periodicidad, ítems a revisar…

Localización de los equipos de trabajo.

Tanto el equipo de dirección como los equipos de desarrollos trabajarán desde la oficina de Madrid de Project IT. Se desplazarán a las instalaciones de la Fundación de la Biodiversidad cuando sea necesario para mantener las reuniones que se precisen para el adecuado desarrollo del proyecto.

El acceso a las instalaciones de la FB está restringido para externos, en caso de asistencia deberá comunicarse con antelación, tanto el día como la hora, a los stakeholders correspondientes del cliente para que notifiquen en recepción de las instalaciones del cliente. Una vez en recepción, el empleado de Project IT mostrará su identificación e indicará la persona de contacto responsable del cliente para que venga a recibirlo. También se podrá solicitar tarjeta de acceso para empleados de Project IT con asistencia frecuente, ésta deberá ser solicitada y aprobada por la dirección de la FB.

Las tarjetas de acceso a las instalaciones de la FB son personales e intransferibles, y deberán llevarse en un lugar visible mientras se esté ellas.

Cada empleado podrá ser localizado por la cuenta de correo electrónico corporativo creada en el momento de la contratación y la herramienta de chat corporativa. Los empleados que tengan teléfono fijo y/o móvil corporativo, deberán indicar los números de teléfonos respectivos en la firma de la cuenta de correo electrónico.

Servicios y equipamiento.

Las oficinas de Project IT poseen internet por cable y wifi con conexión a la vpn corporativa. Cada puesto contiene un cable de red disponible, un monitor para conectar al portátil y poder duplicar o extender pantalla y conexiones de electricidad cercanos. Se requiere que cada empleado mantenga su zona de trabajo ordenada, organizada y limpia. A su vez, cada empleado se hace responsable de sus pertenencias, Project IT recomienda utilizar los candados facilitados a cada empleado para asegurar los portátiles cuando abandonen el puesto de trabajo, así como bloquear sus dispositivos cuando se ausenten de sus puestos y aseguren la información.

En las instalaciones de la FB se habilitará las comunicaciones necesarias para que los empleados de Project IT puedan conectarse a la red de Project IT desde las instalaciones de la FB.

Gestión de la documentación.

En este apartado se describe la gestión interna que realizará el equipo de Project IT de la documentación.

Toda la documentación del proyecto deberá registrarse, emitirse, organizarse y tratarse acorde a la metodología definida. Esta metodología puede ser adaptada según las necesidades del proyecto.

Aplica a toda la documentación generada en proyectos, tanto la documentación entregable como la no entregable

Almacenamiento de la información.

Tanto la Fundación de la Biodiversidad como Project IT se encargarán de almacenar y mantener actualizados los repositorios de información en sus respectivos sistemas según las normas propias de cada entidad.

Project IT se responsabilizará únicamente de la gestión y mantenimiento de la documentación en el repositorio interno de Project IT.

La documentación generada y empleada en el proyecto, se almacenará por los integrantes del equipo de proyecto en la herramienta de gestión documental “Confluence”, con la estructura habitual en los proyectos de la empresa, organizada en las siguientes dos carpetas:

  • Carpeta de Proyecto: En esta carpeta se almacenarán todos los documentos relacionados con la gestión de proyecto generados en las siguientes etapas o procesos directivos: Inicio, Planificación, Seguimiento y control, y Finalización.
  • Roles: A esta carpeta, tendrá acceso únicamente el equipo de dirección del proyecto.
  • Entregables del proyecto Fase I: Esta carpeta contendrá todos los entregables y documentación adicional de trabajo y apoyo al proyecto generadas en cada una de las fases de implantación del proyecto: Análisis, Diseño, Construcción, Pruebas e Implementación.
  • Roles: A esta carpeta, tendrá acceso todo el equipo de proyecto, tanto el directivo como el de desarrollo.

Las carpetas serán creadas por el Project Manager que a su vez será el propietario de las mismas y el encargado de dar permisos a otros usuarios para el acceso en modo escritura y/o consulta.

Todas las carpetas, como norma general, tendrán una carpeta “00 – Old” que contendrá las versiones anteriores de la documentación generada.

A continuación se muestra la estructura básica en al que se organiza la documentación de los proyectos en Project IT:

Nomenclatura de los documentos.

La documentación generada en el ámbito del proyecto seguirá la normativa de La Fundación de la Biodiversidad. En caso de que no disponga de normativa al uso, se aplicará la especificada en este documento.

El nombre del documento estará compuesto por una serie de campos concatenados, separados por “-“, permitiendo una identificación rápida del proyecto, fase, tipo de documento, contenido y versión. La siguiente tabla especifica el formato de la nomenclatura de los documentos:

CAMPO

DESCRIPCIÓN

NÚMERO DE CARACTERES

SEPARADOR       EJEMPLO A LA

DERECHA

Identificad or del ProyectoIniciales       identificativas      o acrónimo del proyecto

15

CetaceanAt lantic

Iniciales de la FASE

Indicará la fase:

–          AN para fase de análisis

–          DF para fase de Diseño Funcional

–          DT para fase de Diseño Técnico

–          PS para Pruebas SIT

–          PU para Pruebas UAT

2

DF

Tipo de documento

Los valores posibles son:

–   “A” si se corresponde con una actividad.

–   E si se corresponde con un Entregable

1

E

Nº correlativo

Número     correlativo     de     la

actividad o entregable

201

Descripción

Conjunto libre y descriptivo de caracteres que identificarán de forma única el nombre del

documento

NA

espacio

Diseño Funcional WEB

Pública

Versión

Versión    del    documento,    se utilizarán los siguientes:

–     Para     borradores:     (Draft n.x),       siendo       x       un

NA

NA

(Completed 1.0)

 

secuencial.

– Para versiones completas o finales: (Completed n.m), se incrementa n en versiones completas y  m en versiones intermedias.

   

Extensión

Extensión del documento dependiente de la aplicación utilizada para generar el entregable (doc, xls, ppt,

mpp…).

NA

NA

doc

Ejemplo de nomenclatura para el entregable Diseño Funcional elaborado en la fase de Diseño Funcional
CetaceanAtlantic -DF-E01-Diseño Funcional WEB Pública (Completed 1.0).doc
DOCUMENTOVERSIONADOFECHA
Requerimientos de NegocioSINO

Diseño especificaciones

funcionales

SINO

Diseño especificaciones

Técnicas

SINO
Informe seguimiento SemanalNOSI

Informe seguimiento

Mensual

NOSI
Acta de ReuniónNOSI

Agendas de Reunión de

Seguimiento

NOSI
Registro de RiesgosSINO
Registro de CuestionesSINO

Registro de Lecciones

Aprendidas

SINO
Acta de ConstituciónSINO
Plan de Gestión del ProyectoSINO
Solicitud de CambioNOSI
Registro de CambiosSINO
Manual de ContribuciónSINO
Manual de UsuarioSINO
Kick OFFNONO
Cronograma en MS ProjectNOSI
Informe de incidenciasNOSI
Calendario reunionesSINO

Emisión de documentos del proyecto.

Se diferencia entre documentos versionables y no versionables: Los documentos no versionables tendrá la siguiente información:

  • Título y autor del documento del proyecto.
  • Índice con el contenido del documento.
  • Fecha en la que se ha creado el documento
  • Control de paginación.

Los documentos versionables del proyecto incluirán lo siguiente:

  • Página con tabla de fecha de la versión, versión, responsable de la versión, y resumen de lo modificado en la versión.
  • Índice con el contenido del documento.
  • Número de página en todas las páginas del
  • Control de paginación.

Revisión y aprobación de los entregables del proyecto.

El Team Leader de cada equipo de desarrollo revisará los entregables de su equipo de desarrollo.

Los documentos a entregar al cliente del proyecto, deberán ser aprobados tanto por el Team Leader del equipo de desarrollo del proyecto así como por el Project Manager.

Identificación y archivo de la documentación del proyecto.

Una vez aprobado el documento deberá convertirse a un formato de sólo lectura y no modificable, PDF por ejemplo. De esta forma se asegurará la integridad del documento, de forma que cualquier modificación del mismo requerirá de la generación de una nueva versión.

El Project Manager deberá asegurarse de guardar los documentos en las carpetas del proyecto que correspondan. Siendo el responsable de la custodia de los documentos firmados por el cliente y los correos electrónicos correspondientes que así lo prueben.

Control y distribución de la documentación del proyecto.

Al realizar un cambio de versión sobre un documento del proyecto, la persona que realiza el cambio se encargará de realizar las siguientes acciones:

  • Cambiar el nombre del documento con el número inmediatamente posterior de versión.
  • Abrir el documento y realizar los cambios que
  • Indicar en el apartado de Control de Cambios la persona que realiza las modificaciones, el motivo y la fecha de las

El Team Leader de cada equipo de desarrollo da acceso a los documentos y los distribuye según los correspondientes procedimientos. En el caso de los documentos que dispongan de lista de distribución, la distribución se realizará en función del contenido de la misma.

Para la documentación de gestión del proyecto, el Project Manager será el encargado de dar acceso y distribuir la documentación como considere oportuno.

Copias de seguridad.

Se realiza automáticamente una copia de respaldo de la documentación del proyecto el último día hábil de cada semana. El departamento de IT supervisará que se ejecuta el proceso automático correctamente y con la frecuencia definida.

No obstante, será responsabilidad del Project Manager revisar que las copias de las carpetas de gestión se realizan adecuadamente, y de los Team Leader la correspondiente a la ejecución del proyecto, en caso de alguna anomalía deberán de notificar al departamento de IT, y en caso necesario solicitar restaurar a una de las copias realizadas con anterioridad.

Plan de gestión de cambios del proyecto.

Realizar correctamente la gestión de cambios del proyecto es un elemento imprescindible para encaminar cualquier proyecto hacia el éxito.

Los cambios se pueden producir en cualquier momento y durante todo el ciclo de vida del proyecto. En la industria del software hay incertidumbre y en proyectos de corte duración, como es el caso, los cambios son frecuentes.

Por ello será necesari:

  • realizar una correcta gestión de los cambios del proyecto,
  • promover internamente los cambios que mejoren el rendimiento, coste, plazo o productividad,
  • realizar una correcta gestión de los cambios externos que pueda solicitar el cliente,
  • supervisando y aprobando los que se consideren convenientes para el porvenir del proyecto y gestionando la implementación de los mismos.

Atendiendo al tipo de cambio, la gestión será de la siguiente forma:

  • Cambios internos propuestos por un miembro del equipo del proyecto de Project IT:
    • serán comunicadas al Team Leader del equipo de desarrollo correspondiente,
    • serán analizados por el equipo para valorar si verdaderamente repercute en beneficios sustanciales, en ese caso se registrará en el listado de control de cambios, informando el detalle suficiente que describa las mejoras que se consiguen con el cambio
  • Cambios externos solicitados por el cliente del proyecto:
    • se registrarán en el listado de solicitudes de cambio,
    • se analizará el impacto en tiempo, costes y alcance definidos en el proyecto,
    • se identificará si afecta a la calidad, recursos del proyecto y
  • Los cambios relativos a la gestión de la configuración del proyecto deberán ser descritos, por ejemplo, se consideran cambios de la configuración introducir mejoras en la estructura de carpetas, cambio de nomenclaturas, o creación de un nuevo documento, o utilización de una nueva plantilla, sería un cambio en la gestión de la configuración.

El listado de cambios del proyecto será revisado en las reuniones semanales de seguimiento internas, para tomar decisiones al respecto.

  • si los cambios no afectan a las líneas bases del proyecto, o afecten sustancialmente a las líneas bases pero aun así se encuentren dentro de los límites de tiempo y costes en los que se ha permitido autorización por el Project Manager, el Project Manager tendrá la autoridad necesaria para aprobar/rechazar el
  • en caso de que el impacto se salga de los límites definidos, serán elevados al Patrocinador del proyecto para tomar una decisión al respecto.

En caso de que el cambio sea aprobado, el director del proyecto deberá informar con la información correspondiente la template del cliente para la solicitud de “Change Request”. Remitirá el documento word cumplimentado al Project Manager de Tecnología quién registrará en el cliente el documento y revisarán internamente. El Project Manager de Tecnología comunicará de la decisión que tome el cliente al respecto.

Se recomienda la creación de un Comité de Gestión de Cambios donde analizar y tomar decisiones sobre los cambios.

Integración de las líneas base del proyecto.

La gestión integrada de cambios del proyecto abarca diferentes acciones y áreas dentro del proyecto que deben ser revisadas y, si aplica, actualizadas con cada cambio realizado.

Cualquier cambio en el proyecto, tanto interno como externo, podrá causar impacto en las líneas bases definidas en el proyecto, por tanto, será necesario analizar los impactos de los cambios aprobados y/o rechazados y actualizar las líneas bases que se vean afectadas.

El “responsables de baselines” participará en el análisis e impacto de cada uno de los cambios una vez sean registrados. Además, deberá consultar frecuentemente el listado de cambios y estados y actualizar el cronograma del proyecto con la información que corresponda cuando los cambios se encuentren en un estado terminal, es decir, aprobado o rechazado, previa autorización/confirmación del Project Manager.

Actualizaciones del plan de dirección del proyecto.

El Project Manager actualizará en tiempo y forma el plan de dirección de proyectos con los cambios, siempre y cuando hayan sido previamente aprobados según la metodología y procedimiento definidos en el “Plan de Gestión de Cambios del Proyecto».

Además, tendrá que realizar forward de la versión generada a la FB y stakeholders correspondientes.

Director del proyecto:
Miguel Ángel Ramos
  • Sesión informativa de la 59º edición del Executive Master en Dirección de Proyectos MDAP
  • Dónde: Online
  • Cuando: 2º y 4º jueves de cada mes
  • Hora Madrid- España: 19:00

¿Prefieres que te llamemos?

  • info@nextop.es
  • 00 34 692 691 899

Miguel Ángel Ramos Quesada

Alumno Executive Master Project Management (MDAP): Calificación obtenida en el Máster 100/100

Project Manager en everis & NTT Data

Las Palmas de Gran Canaria y alrededores, España

Enseñanza superior

Sesión informativa 59º Edición Executive Master en Dirección de Proyectos y Cursos derivados.

  • Dónde: Online.
  • Cuándo: 19/12/2019.
  • Hora Madrid- España: 18:00.

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