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Gestión del tiempo del proyecto: Diseño, contratación e implementación de un sistema automático de mensajes EDI de aviso de llegada al puerto de contenedores y vehículos de exportación en Valencia, Sagunto y Santander (España).

La Proyectoteca

Proyectos dirigidos por nuestros profesores, consultores y alumnos

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Project Manager
Alumno Executive Master en Dirección de Proyectos

Arantxa Espejo Aranegas

Gestión del tiempo del proyecto: Diseño, contratación e implementación de un sistema automático de mensajes EDI de aviso de llegada al puerto de contenedores y vehículos de exportación en Valencia, Sagunto y Santander (España)

Plan de dirección del proyecto.

  1. Resumen ejecutivo.
  2. Iniciación.
  3. Metodología.
  4. Gestión de la integración.
  5. Gestión del alcance.
  6. Gestión del tiempo del proyecto.
  7. Gestión de los costes.
  8. Gestión de la calidad.
  9. Gestión de los recursos humanos.
  10. Gestión de los recursos de comunicación.
  11. Gestión de los riesgos.
  12. Gestión de las adquisiciones.
  13. Gestión de los interesados.

Plan de dirección del proyecto.

  1. Resumen ejecutivo.
  2. Iniciación.
  3. Metodología.
  4. Gestión de la integración.
  5. Gestión del alcance.
  6. Gestión del tiempo del proyecto.
  7. Gestión de los costes.
  8. Gestión de la calidad.
  9. Gestión de los recursos humanos.
  10. Gestión de los recursos de comunicación.
  11. Gestión de los riesgos.
  12. Gestión de las adquisiciones.
  13. Gestión de los interesados.

Plan de gestión del cronograma del proyecto.

Partiendo de la EDT, se organizan y secuencian los trabajos, asignando actividades, organizándolas en el tiempo para su posterior asignación de recursos en el Plan de Gestión de Costos.

Se pretende distribuir homogéneamente los recursos humanos del proyecto de modo que la carga de trabajo quede lo más uniformemente equilibrada posible.

Definición y secuenciación de las actividades del proyecto.

Las tareas son principalmente secuenciales, siendo necesario que acabe la precedente para comenzar. En pequeños casos se pueden realizar actividades simultáneamente, como es el caso de la F4.1 Comunicación a terceros. Dado que se trata de escribir y enviar un correo, se puede hacer el mismo día con todas las partes.

Se ha estimado la duración de las actividades por analogía a proyectos anteriores de similares características. A continuación, se muestra el listado de paquetes de trabajo con su duración asociada:

Task Name

Duration

Start

Finish

Diseño, Contratación e Implementación de un sustema automático de mensajes EDI de Aviso de Llegada al Puerto de contenedores y vehículos de exportación en Valencia, Sagunto y Santander (España)

131 days

Mon 02/05/16

Mon 31/10/16

   F1 Análisis

10 days

Mon 02/05/16

Fri 13/05/16

      F1.1 Recogida de datos

5 days

Mon 02/05/16

Fri 06/05/16

         F1.1.1 Volumen de contendores/año

2 days

Mon 02/05/16

Tue 03/05/16

         F1.1.2 Volumen de vehículos/año

2 days

Wed 04/05/16

Thu 05/05/16

         F1.1.3 Partes implicadas

1 day

Fri 06/05/16

Fri 06/05/16

      F1.2 Requerimientos

5 days

Mon 09/05/16

Fri 13/05/16

         F1.2.1 Del procedimiento

1 day

Mon 09/05/16

Mon 09/05/16

         F1.2.2 Del sistema

2 days

Tue 10/05/16

Wed 11/05/16

         F1.2.3 Del cliente

2 days

Thu 12/05/16

Fri 13/05/16

   F2 Diseño

45 days

Mon 16/05/16

Fri 15/07/16

      F2.1 Simulación

34 days

Mon 16/05/16

Thu 30/06/16

      F2.2 Emisión de procedimientos

6 days

Fri 01/07/16

Fri 08/07/16

      F2.3 Preparación de material formativo

5 days

Mon 11/07/16

Fri 15/07/16

   F3 Contratación

20 days

Mon 18/07/16

Fri 12/08/16

      F3.1 Funcionalidades del sistema

4 days

Mon 18/07/16

Thu 21/07/16

      F3.2 Personal

16 days

Fri 22/07/16

Fri 12/08/16

         F3.2.1 Contratar al personal necesario

6 days

Fri 22/07/16

Fri 29/07/16

         F3.2.2 Formación

10 days

Mon 01/08/16

Fri 12/08/16

   F4 Implementación

23 days

Mon 01/08/16

Wed 31/08/16

      F4.1 Comunicación a terceros

1 day

Mon 15/08/16

Mon 15/08/16

         F4.1.1 Comunicación al agente

1 day

Mon 15/08/16

Mon 15/08/16

         F4.1.2 Comunicación a la Aduana

1 day

Mon 15/08/16

Mon 15/08/16

         F4.1.3 Comunicación a transitarias/navieras

1 day

Mon 15/08/16

Mon 15/08/16

         F4.1.4 Comunicación interna

1 day

Mon 15/08/16

Mon 15/08/16

      F4.2 Pruebas

11 days

Tue 16/08/16

Tue 30/08/16

      F4.3 Lanzamiento

0 days

Wed 31/08/16

Wed 31/08/16

   F5 Control

40 days

Thu 01/09/16

Wed 26/10/16

      F5.1 Ajustes y correcciones

32 days

Thu 01/09/16

Fri 14/10/16

      F5.2 Lecciones aprendidas

8 days

Mon 17/10/16

Wed 26/10/16

   F6 Cierre

4 days

Wed 26/10/16

Mon 31/10/16

      F6.1 Reunión de lecciones aprendidas

1 day

Fri 28/10/16

Fri 28/10/16

      F6.2 Reunión de cierre del proyecto con el cliente

0 days

Mon 31/10/16

Mon 31/10/16

Tabla 11. Paquetes de trabajo y duración. Fuente: Elaboración propia.

 

Listado de actividades del proyecto

A cada paquete de trabajo se le asocian diversas actividades. Las encontramos en el listado siguiente:

Paquete de trabajo

Actividades

F1.1.1 Volumen de contendores/año

F1.1.1.A1 Recopilar las métricas de 2015 del volumen de contenedores exportados.

F1.1.1.A2 Distribuirlos por meses y días.

F1.1.1.A3 Evaluar las horas de trabajo que supondría su gestión.

F1.1.2 Volumen de vehículos/año

F1.1.2.A1 Recopilar las métricas de 2015 del volumen de vehículos exportados.

F1.1.2.A2 Distribuirlos por meses y días.

F1.1.2.A3 Evaluar las horas de trabajo que supondría su gestión.

F1.1.3 Partes implicadas

F1.1.3.A1 Listado de todos los agentes que intervienen en el proceso.

F1.2.1 Del procedimiento

F1.2.1.A1 Listado de requerimientos del procedimiento

F1.2.2 Del sistema

F1.2.2.A1 Listado de requerimientos del sistema

F1.2.3 Del cliente

F1.2.3.A1 Listado de requerimientos del cliente

F2.1 Simulación

F2.1.A1 Trabajar con el entorno de pruebas del sistema.

F2.1.A2 Listar los fallos y posibles causas.

F2.1.A3 Incorporar los puntos a tener en cuenta al procedimiento.

F2.2 Emisión de procedimientos

F2.2.A1 Preparación del procedimiento oficial del proceso.

F2.3 Preparación de material formativo

F2.3.A1 Preparar diapositivas con el paso a paso de la operativa diaria.

F3.1 Funcionalidades del sistema

F3.1.A1 Recopilar los requisitos detectados con la F2.1.A2.

F3.1.A2 Listado de requerimientos con los que debe contar el Sistema.

F3.1.A3 Firma del nuevo contrato.

F3.2.1 Contratar al personal necesario

F3.2.1.A1 Lista de los requisitos que debe cumplir la persona contratada.

F3.2.1.A2 Enviar la lista a la ETT para que nos envíe candidatos a los que entrevistar.

F3.2.1.A3 Entrevista y selección.

F3.2.1.A4 Contratación.

F3.2.2 Formación

F3.2.2.A1 Formar al Nuevo recurso con el material obtenido con la actividad F2.3.A1.

F4.1.1 Comunicación al agente

F4.1.1.A1 Llamar para comunicar verbalmente la fecha de lanzamiento.

F4.1.1.A2 Preparar el e-mail oficial.

F4.1.1.A3 Enviar e-mail oficial.

F4.1.2 Comunicación a la Aduana

F4.1.2.A1 Llamar para comunicar verbalmente la fecha de lanzamiento.

F4.1.2.A2 Preparar el e-mail oficial.

F4.1.2.A3 Enviar e-mail oficial.

F4.1.3 Comunicación a transitarias/navieras

F4.1.3.A1 Llamar para comunicar verbalmente la fecha de lanzamiento.

F4.1.3.A2 Preparar el e-mail oficial.

F4.1.3.A3 Enviar e-mail oficial.

F4.1.4 Comunicación interna

F4.1.4.A1 Llamar para comunicar verbalmente la fecha de lanzamiento.

F4.1.4.A2 Preparar el e-mail oficial.

F4.1.4.A3 Enviar e-mail oficial.

F4.2 Pruebas

F4.2.A1 Trabajar en el entorno de test.

F4.3 Lanzamiento

F4.3.A1 Trabajar en el entorno de producción.

F5.1 Ajustes y correcciones

F5.1.A1 Listado de ajustes necesarios.

F5.1.A2 Si aplica, contactar con las partes afectadas (usuario, proveedor de sistema)

F5.2 Lecciones aprendidas

F5.2.A1 Listado de lecciones aprendidas

F6.1 Reunión de lecciones aprendidas

F6.1.A1 Preparación de diapositivas con lo recopilado en F5.2.A1.

F6.1.A1 Enviar invitación reunión.

F6.2 Reunión de cierre del proyecto con el cliente

F6.2.A1 Preparación de diapositivas con los resultados del proyecto.

F6.2.A1 Enviar invitación reunión.

Tabla 12. Actividades y Paquetes de trabajo. Fuente: Elaboración propia.

Cronograma del proyecto.

En la siguiente figura se observa el calendario del proyecto.

Figura 8. Calendario. Fuente: Elaboración propia

Cronograma de hitos del proyecto.

Se detallan a continuación los hitos del proyecto:

Task Name

Duration

Start

Finish

Diseño, Contratación e Implementación de un sustema automático de mensajes EDI de Aviso de Llegada al Puerto de contenedores y vehículos de exportación en Valencia, Sagunto y Santander (España)

131 days?

Mon 02/05/16

Mon 31/10/16

   F1 Análisis

10 days?

Mon 02/05/16

Fri 13/05/16

      F1.3 Análisis finalizado

0 days

Fri 13/05/16

Fri 13/05/16

   F2 Diseño

45 days

Mon 16/05/16

Fri 15/07/16

      Procedimientos preparados

0 days

Fri 08/07/16

Fri 08/07/16

      Material formativo preparado

0 days

Fri 15/07/16

Fri 15/07/16

   F3 Contratación

20 days

Mon 18/07/16

Fri 12/08/16

      Funcionalidades del sistema contratadas

0 days

Thu 21/07/16

Thu 21/07/16

         Personal contratado y formado

0 days

Fri 12/08/16

Fri 12/08/16

   F4 Implementación

23 days

Mon 15/08/16

Wed 14/09/16

         Comunicado realizado

0 days

Mon 15/08/16

Mon 15/08/16

      Pruebas realizadas

0 days

Tue 30/08/16

Tue 30/08/16

      Lanzamiento completado

0 days

Wed 31/08/16

Wed 31/08/16

   F5 Control

40 days

Thu 01/09/16

Wed 26/10/16

      Seguimiento y control finalizado

0 days

Wed 26/10/16

Wed 26/10/16

   F6 Cierre

4 days

Wed 26/10/16

Mon 31/10/16

      Cierre

0 days

Mon 31/10/16

Mon 31/10/16

Tabla 13. Cronograma de hitos. Fuente: Elaboración propia.

Director del proyecto:
Arantxa Espejo Aranegas
  • Sesión informativa de la 59º edición del Executive Master en Dirección de Proyectos
  • Dónde: Online
  • Cuando: 2º y 4º jueves/mes
  • Hora Madrid- España: 19:00

¿Prefieres que te llamemos?

  • info@nextop.es
  • 00 34 692 691 899

Ana Alejandra Aguirre Rodriguez

Alumno Executive Master Project Management (MDAP): Calificación obtenida en el Master 100/100.

Responsable de las Pruebas de Paternidad.
Colaboradora del Área de Genética Molecular

Project Manager (PMP)

Sesión informativa 59º Edición Executive Master en Dirección de Proyectos y Cursos derivados.

  • Dónde: Online.
  • Cuándo: 19/12/2019.
  • Hora Madrid- España: 18:00.

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