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Gestión del alcance del proyecto: Toma de datos, recolección de requisitos, diseño, contratación, construcción e implementación, verificación funcional y formación del modelo contable armonizado, y del proceso de aprovisionamiento de gastos e inversiones, en el Centro de Servicios Financieros Compartidos, implementando el ERP corporativo, y para las diferentes sedes interplanetarias de la empresa multiestelar RENARA, del sector logística, distribución y venta de droides. Coruscant, sede central.

La Proyectoteca

Proyectos dirigidos por nuestros profesores, consultores y alumnos

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Project Manager
Alumno Executive Master en Dirección de Proyectos

Raul Rey Navarro

Gestión del alcance del proyecto: Toma de datos, Recolección de Requisitos, Diseño, Contratación, Construcción e Implementación, Verificación Funcional y Formación del modelo contable armonizado, y del proceso de aprovisionamiento de gastos e inversiones, en el Centro de Servicios Financieros Compartidos, implementando el ERP corporativo, y para las diferentes sedes interplanetarias de la empresa multiestelar RENARA, del sector logística, distribución y venta de droides. Coruscant, sede central.

Plan de dirección del proyecto.

  1. Resumen ejecutivo.
  2. Entorno del proyecto.
  3. Metodología del proyecto.
  4. Gestión de la integración.
  5. Gestión del alcance del proyecto.
  6. Gestión del cronograma.
  7. Gestión de los costes.
  8. Gestión de la calidad.
  9. Gestión de los recursos.
  10. Gestión de los recursos de comunicación.
  11. Gestión de los riesgos.
  12. Gestión de las adquisiciones.
  13. Gestión de los stakeholders.

Plan de dirección del proyecto.

  1. Resumen ejecutivo.
  2. Entorno del proyecto.
  3. Metodología del proyecto.
  4. Gestión de la integración.
  5. Gestión del alcance del proyecto.
  6. Gestión del cronograma.
  7. Gestión de los costes.
  8. Gestión de la calidad.
  9. Gestión de los recursos.
  10. Gestión de los recursos de comunicación.
  11. Gestión de los riesgos.
  12. Gestión de las adquisiciones.
  13. Gestión de los stakeholders.

Gestión del alcance del proyecto.

Plan de gestión de alcance.

El Plan de Gestión de Alcance es uno de los 12 planes subsidiarios, integrados y coordinados en el Plan de Dirección del Proyecto. Pertenece al área de conocimiento de Alcance.

El proceso de Planificación de Gestión de Alcance consiste en definir cómo se va a definir, validar y controlar el alcance.

En el siguiente diagrama se describen las entradas, herramientas, técnicas y Salidas de este proceso descritas según la guía del PMBoK, sexta edición. Project Management Institute. pmi.org (2017):

Figura 5‑1 Planificar la Gestión del Alcance– Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

Y el diagrama de flujo de datos del proceso:

Figura 5‑2 Planificar la Gestión del Alcance – Diagrama de Flujo de Datos

El beneficio clave de este proceso es proporcionar guía y dirección sobre cómo se gestionará el alcance a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

El concepto Alcance tiene dos ámbitos:

  • Alcance del proyecto (en términos de trabajos y actividades a realizar, en relación al Plan para la Dirección del Proyecto),
  • Alcance del producto (en términos de entregables, características y funciones del resultado).

Los componentes de este plan son:

  • Enunciado del Alcance del Proyecto, o Project Scope Statement (PSS)
  • La Estructura de Desglose de Trabajo, o Work Breakdown Structure (WBS)
  • El Diccionario de la Estructura de Desglose de Trabajo, o Work Breakdown Structure Dictionary (WBSD)
  • Criterios de aceptación de la línea base del alcance del proyecto
  • Procesos para la obtención de la aceptación formal de los entregables del proyecto

En los próximos apartados se detallan cada uno de estos componentes del Plan de Gestión de Alcance.

Recopilar requisitos.

Plan de gestión de requisitos.

El Plan de Gestión de Requisitos es uno de los 12 planes subsidiarios, integrados y coordinados en el Plan de Dirección del Proyecto. Pertenece al área de conocimiento de Alcance.

El proceso de Planificación de Gestión de Requisitos consiste en describir cómo se analizarán, documentarán y gestionarán los requisitos del proyecto y del producto.

En el siguiente diagrama se describen las entradas, herramientas, técnicas y Salidas de este proceso descritas según la guía del PMBoK, sexta edición. Project Management Institute. pmi.org (2017):

Figura 5‑3 Planificar la Gestión de Requisitos– Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

 

Y el diagrama de flujo de datos del proceso:

Figura 5‑4 Planificar la Gestión del Requisitos – Diagrama de Flujo de Datos

Los componentes de este plan son:

  • Cómo serán planificadas, monitorizadas y reportadas las actividades asociadas a los requisitos, y qué se informará sobre éstas
  • Proceso de captura y priorización de requisitos
  • Métricas que se utilizarán, y fundamento para su uso
  • Estructura de trazabilidad con los atributos de requisitos capturados en la matriz de trazabilidad de requisitos.

La recolección de requisitos se realiza desde las siguientes entradas:

  • Acuerdo interno de Colaboración y Prestación de Servicios Financieros desde el Centro de Servicios Financieros, a las 4 regiones involucradas. Establecimiento de Niveles de Servicio.
  • Reuniones de toma de requisitos, inter-sedes, y localmente en cada región, tanto para el modelo contable y EP, como para el modelo P2P.
  • Acta de Constitución del Proyecto “Toma de datos, Recolección de Requisitos, Diseño, Contratación, Construcción e Implementación, Verificación Funcional y Formación del modelo contable armonizado, y del proceso de aprovisionamiento de gastos e inversiones, en el Centro de Servicios Financieros Compartidos, implementando el ERP corporativo, y para las diferentes sedes interplanetarias de la empresa multiestelar RENARA, del sector logística, distribución y venta de droides. Coruscant, sede central.

Documentos de requisitos.

La Matriz de Objetivos del proyecto es la siguiente.

Id

Objetivo

O1

Armonizar el modelo del Área Financiera en todas las sedes de la compañía.

O2

Cambiar de un modelo financiero deslocalizado a un modelo de servicios compartidos, en línea con los objetivos estratégicos de la compañía.

O3

Ahorrar en costes de estructura y de inversión, en base a ese modelo compartido.

O4

Crear y formar a un equipo de profesionales, con experiencia en empresas de servicios financieros compartidos, para acometer, llevar a cabo y madurar este modelo, y que sustituyan total o en su mayor parte a los equipos deslocalizados presentes en cada sede.

O5

Lograr que todas las sedes tengan disponible las mismas tecnologías y los mismos procedimientos de manera armonizada y homogénea.

Tabla 5‑1: Matriz de Objetivos.

La matriz de requisitos del Proyecto es la siguiente:

Id

Requisito (nombre)

Descripción

Tipo

Alcance, tiempo o coste

Prioridad

Fuente / stakeholder

Objetivos relacionados

Prueba de verificación

Criterio de aceptación

R1

Armonización ERP

Armonizar el modelo contable del Área Financiera en todas las sedes de las regiones de la compañía

Producto o servicio

Alcance

Alta

Financiero

O1

Pruebas unitarias, SIT y UAT

Aceptación UAT

R2

Armonización P2P

Armonizar el modelo de Aprovisionamiento de servicios, suministros, gastos, bienes e inversiones en todos los departamentos, todas las sedes de las regiones de la compañía

Producto o servicio

Alcance

Alta

Procurement

O1

Pruebas unitarias, SIT y UAT

Aceptación UAT

R3

Plataforma de aplicaciones

Definir Plataforma de aplicaciones HW-SW armonizada en función de las necesidades de servicio a soportar

Producto o servicio

Alcance

Alta

IT

O5

Aprobación de requisitos intersedes

Aprobación y Firma de requisitos intersedes

R4

SOD

Establecer segregación de roles entre las diferentes regiones y el SSC en la sede central

Producto o servicio

Alcance

Alta

Todos

O2

Aprobación de requisitos intersedes

Aprobación y Firma de requisitos intersedes

R5

SLA

Definir niveles de servicio entre SSC y sedes

Producto o servicio

Alcance

Alta

Todos

O2

Aprobación de requisitos intersedes

Aprobación y Firma de requisitos intersedes

R6

Reducir gastos de estructura

Reducción de costes de estructura en cada región, al cambiar de estructura financiera deslocalizada a modelo de servicios compartidos

Producto o servicio

Coste

Alta

Financiero

O3

Pruebas unitarias, SIT y UAT

Cierre Go live

R7

Competencias

Crear y formar a un equipo de profesionales, con experiencia en empresas de servicios financieros compartidos, para acometer, llevar a cabo y madurar este modelo, y que sustituyan total o en su mayor parte a los equipos deslocalizados presentes en cada sede.

EEF

Alcance

Media

Todos

O4

Pruebas unitarias, SIT y UAT

Cierre Go live

R8

Subcontrata

Prospección/selección de subcontratista que cumpla con los requerimientos de calidad y experiencia necesario para acometer las tareas técnicas de este proyecto

OPA

Alcance

Alta

Director de Proyecto

O2

Procedimientos Administrativos y de Autorización de Gastos e Inversiones, descritos en el apartado 2.1.2 de Activos de Procesos de la Organización (OPA’s).

Aceptación y firma de SOW

R9

Dimensionamiento local ERP

Toma de datos y dimensionamiento-Modelo contable de 1ª Región

Producto o servicio

Alcance

Alta

Financiero

O1, O2

Aprobación de requisitos 1ª Región

Aprobación y Firma de requisitos 1ª Región

R10

Recopilar requisitos locales ERP

Recopilar requisitos-Modelo contable de 1ª Región

Producto o servicio

Alcance

Alta

Financiero

O1, O2

Aprobación de requisitos 1ª Región

Aprobación y Firma de requisitos 1ª Región

R11

Normativas fiscales y legales locales

Cumplir con normativas fiscales y legales de todas las sedes de la 1ª Región

Normativa o Legislación

Alcance

Alta

Financiero

O1, O2

Aprobación de requisitos 1ª Región

Aprobación y Firma de requisitos 1ª Región

R12

Dimensionamiento local P2P

Toma de datos y dimensionamiento-Modelo P2P de 1ª Región

Producto o servicio

Alcance

Alta

Procurement

O1, O2

Aprobación de requisitos 1ª Región

Aprobación y Firma de requisitos 1ª Región

R13

Recopilar requisitos locales P2P

Recopilar requisitos-Modelo P2P de 1ª Región

Producto o servicio

Alcance

Alta

Procurement

O1, O2

Aprobación de requisitos 1ª Región

Aprobación y Firma de requisitos 1ª Región

R14

Migración de datos locales

Definir estándar de migración de datos de 1ª Región

Producto o servicio

Alcance

Alta

Todos

O1, O2

Aprobación de requisitos 1ª Región

Aprobación y Firma de requisitos 1ª Región

R15

Dimensionamiento local ERP

Toma de datos y dimensionamiento-Modelo contable de 2ª Región

Producto o servicio

Alcance

Alta

Financiero

O1, O2

Aprobación de requisitos 2ª Región

Aprobación y Firma de requisitos 2ª Región

R16

Recopilar requisitos locales ERP

Recopilar requisitos-Modelo contable, fiscal y legal de 2ª Región

Producto o servicio

Alcance

Alta

Financiero

O1, O2

Aprobación de requisitos 2ª Región

Aprobación y Firma de requisitos 2ª Región

R17

Normativas fiscales y legales locales

Cumplir con normativas fiscales y legales de todas las sedes de la 2ª Región

Normativa o Legislación

Alcance

Alta

Financiero

O1, O2

Aprobación de requisitos 2ª Región

Aprobación y Firma de requisitos 2ª Región

R18

Dimensionamiento local P2P

Toma de datos y dimensionamiento-Modelo P2P de 2ª Región

Producto o servicio

Alcance

Alta

Procurement

O1, O2

Aprobación de requisitos 2ª Región

Aprobación y Firma de requisitos 2ª Región

R19

Recopilar requisitos locales P2P

Recopilar requisitos-Modelo P2P de 2ª Región

Producto o servicio

Alcance

Alta

Procurement

O1, O2

Aprobación de requisitos 2ª Región

Aprobación y Firma de requisitos 2ª Región

R20

Migración de datos locales

Definir estándar de migración de datos de 2ª Región

Producto o servicio

Alcance

Alta

Todos

O1, O2

Aprobación de requisitos 2ª Región

Aprobación y Firma de requisitos 2ª Región

R21

Dimensionamiento local ERP

Toma de datos y dimensionamiento-Modelo contable de 3ª Región

Producto o servicio

Alcance

Alta

Financiero

O1, O2

Aprobación de requisitos 3ª Región

Aprobación y Firma de requisitos 3ª Región

R22

Recopilar requisitos locales ERP

Recopilar requisitos-Modelo contable de 3ª Región

Producto o servicio

Alcance

Alta

Financiero

O1, O2

Aprobación de requisitos 3ª Región

Aprobación y Firma de requisitos 3ª Región

R23

Normativas fiscales y legales locales

Cumplir con normativas fiscales y legales de todas las sedes de la 3ª Región

Normativa o Legislación

Alcance

Alta

Financiero

O1, O2

Aprobación de requisitos 3ª Región

Aprobación y Firma de requisitos 3ª Región

R24

Dimensionamiento local P2P

Toma de datos y dimensionamiento-Modelo P2P de 3ª Región

Producto o servicio

Alcance

Alta

Procurement

O1, O2

Aprobación de requisitos 3ª Región

Aprobación y Firma de requisitos 3ª Región

R25

Recopilar requisitos locales P2P

Recopilar requisitos-Modelo P2P de 3ª Región

Producto o servicio

Alcance

Alta

Procurement

O1, O2

Aprobación de requisitos 3ª Región

Aprobación y Firma de requisitos 3ª Región

R26

Migración de datos locales

Definir estándar de migración de datos de 3ª Región

Producto o servicio

Alcance

Alta

Todos

O1, O2

Aprobación de requisitos 3ª Región

Aprobación y Firma de requisitos 3ª Región

R27

Dimensionamiento local ERP

Toma de datos y dimensionamiento-Modelo contable de 4ª Región

Producto o servicio

Alcance

Alta

Financiero

O1, O2

Aprobación de requisitos 4ª Región

Aprobación y Firma de requisitos 4ª Región

R28

Recopilar requisitos locales ERP

Recopilar requisitos-Modelo contable de 4ª Región

Producto o servicio

Alcance

Alta

Financiero

O1, O2

Aprobación de requisitos 4ª Región

Aprobación y Firma de requisitos 4ª Región

R29

Normativas fiscales y legales locales

Cumplir con normativas fiscales y legales de todas las sedes de la 4ª Región

Normativa o Legislación

Alcance

Alta

Financiero

O1, O2

Aprobación de requisitos 4ª Región

Aprobación y Firma de requisitos 4ª Región

R30

Dimensionamiento local P2P

Toma de datos y dimensionamiento-Modelo P2P de 4ª Región

Producto o servicio

Alcance

Alta

Procurement

O1, O2

Aprobación de requisitos 4ª Región

Aprobación y Firma de requisitos 4ª Región

R31

Recopilar requisitos locales P2P

Recopilar requisitos-Modelo P2P de 4ª Región

Producto o servicio

Alcance

Alta

Procurement

O1, O2

Aprobación de requisitos 4ª Región

Aprobación y Firma de requisitos 4ª Región

R32

Migración de datos locales

Definir estándar de migración de datos de 4ª Región

Producto o servicio

Alcance

Alta

Todos

O1, O2

Aprobación de requisitos 4ª Región

Aprobación y Firma de requisitos 4ª Región

R33

Procedimientos

Simplificar comunicaciones y establecimiento de procedimientos y controles de manera global

Producto o servicio

Alcance

Baja

Todos

O1, O2, O4, O5

Pruebas unitarias, SIT y UAT

Cierre Go live

R34

Plazos de entrega

Los plazos de puesta en producción de todas las regiones es el 31 de diciembre de 2018

Producto o servicio

Tiempo

Media

Todos

O5

Pruebas unitarias, SIT y UAT según plazos

Cierre Go live según plazos

R35

Calidad-PMP

Aplicar metodología de gestión de proyectos PMI del PMBoK, para garantizar que el proyecto es completado en alcance, tiempo y coste

Gestión del proyecto

Alcance, Tiempo, Coste

Alta

PMO

Objetivos organización

Plan de Dirección del Proyecto (PMP)

Cumplimiento del PMP

Tabla 5‑2: Matriz de Requisitos.

Definir el alcance.

Enunciado del alcance del proyecto (PSS).

El Enunciado del Alcance del Proyecto, o Project Scope Statement (PSS) describe los principales productos entregables del proyecto, y el trabajo necesario para implementarlos.

Sirve como nexo común de entendimiento con todos los stakeholders del proyecto, permitiendo al equipo del proyecto iniciar una planificación más detallada de otros aspectos del proyecto, tales como el calendario y el presupuesto.

En los siguientes apartados se describen los puntos contenidos en el PSS.

Necesidad comercial, propósito y justificación del proyecto.

EMPRESA QUE EJECUTA EL PROYECTO: RENARA Coruscant (Mundo urbano que consiste en una única ciudad planetaria, capital de la República Galáctica y, más tarde, del Imperio Galáctico)

TIPO DE PROYECTO: INTERNO

CLIENTE INTERNO: Las diferentes sedes interplanetarias de la empresa RENARA:

  • Kashyyyk (Planeta forestal, hogar de los wookiees y sitio de una de las batallas finales de las Guerras Clon)
  • Naboo (Planeta hogar de los Gungans, incluido Jar-Jar Binks, y varios humanos, quienes componen la civilización llamada Naboo, de la cual forma parte Padmé Amidala y el Emperador Palpatine)
  • Tatooine (Planeta desértico y hogar de infancia de Anakin Skywalker (Darth Vader) y de Luke Skywalker. Lugar del palacio de Jabba)
  • Dagobah (Planeta pantanoso, lugar de exilio de Yoda después de la caída de la orden Jedi)
  • Endor (Satélite boscoso al que orbita la segunda Estrella de la Muerte, ubicación de una batalla importante entre la Alianza Rebelde y el Imperio y lugar de origen de los ewoks,)
  • Bespin (Planeta gaseoso donde se encuentra Ciudad Nube)
  • Alderaan (Planeta de origen de la princesa Leia y Bail Organa, destruido por la primera Estrella de la muerte como una demostración de poder)
  • Dantooine (Planeta rural y sitio de una base rebelde)

 

Las sedes están agrupadas en torno a 4 regiones.

Región

Sedes

Primera región

 Sedes Alderaan y Dantooine

Segunda región

 Sedes Endor y Bespin

Tercera región

 Sedes Naboo, Tatooine y Dagobah

Cuarta región

 Sede Kashyyyk

Tabla 5‑3: PSS – Regiones y sedes implicadas en el proyecto.

 

EXISTE VALOR GANADO EN EL PROYECTO: SI

Project background.

Como punto de partida del proyecto, cada planeta actualmente gestiona sus servicios financieros de manera autónoma y local, todas ellas reportando a la matriz ubicada en Coruscant.

Cada una tiene sus requisitos legales y fiscales específicos del planeta, así como sus particularidades culturales, como son la utilización de idioma diferente (aunque a la hora de reportar al planeta matriz se utiliza siempre el idioma Español), diferentes horarios, deslocalización, resistencia a los cambios, capacidad de adaptación.

Cada sede dispone de su propio modelo contable y sus propias herramientas de gestión (Enterprise Resource Planning, ERPs) y de aprovisionamiento (Procure to Pay, P2P), todos ellos diferentes entre sí.

En este marco de antecedentes, cada sede de la empresa en cada planeta dispone de sus propios recursos y de su propia estructura del Área Financiera para atender sus necesidades propias. No existe interacción ni armonización entre sedes, excepto la ya comentada de reporte financiero a la matriz, realizado de manera mensual.

Todo esto genera sobrecostes en estructura, así como en hardware, software y licencias necesarias para las múltiples aplicaciones existentes y la integración de sistemas.

Genera también complejidad en las comunicaciones y en el establecimiento de procedimientos y controles por parte de la compañía a nivel global.

Necesidad comercial.

Nuestra empresa Renara tiene como misión ofrecer los mejores servicios de logística y distribución y la mejor experiencia en la venta de droides de la galaxia, utilizando para ello la mejor tecnología disponible y a un precio razonable. Perseguimos también expandirnos geográficamente por toda la galaxia, aumentando el número de clientes y mantenernos mejorando nuestras infraestructuras y nuestra ventaja competitiva.

Nuestra visión es ser una compañía más enfocada a cliente, con una infraestructura suficientemente madura para permitir expandirse por los diferentes planetas de una manera homogénea y armonizada, aplicando los mismos procedimientos y tecnologías.

El proyecto que implementamos es de tipo interno, siendo nosotros mismos el cliente final.

El proyecto forma parte de un portfolio más amplio, con la estrategia centrada en cambiar de una estructura financiera deslocalizada a otra de servicios compartidos, y lograr así ganancias económicas basadas en el ahorro de costes de estructura (estimadas entre un 15% a 25% de ahorro anual), economía de escala, y conseguir nuevas competencias surgidas de las sinergias entre las diferentes sedes, compartir costes de inversión y adaptarse y lograr alcanzar la madurez del nuevo modelo estratégico del Área Financiera de la compañía.

Objetivo del proyecto y justificación.

El objetivo del proyecto consiste en implantar un modelo armonizado de estructura contable y de modelo de negocio financiero, utilizando las mismas tecnologías, herramientas y procedimientos en las diferentes sedes de planetas a armonizar.

El alcance del proyecto consiste en implementar un ERP global y armonizado en modo roll-out en 4 regiones de la organización, basado en el modelo existente de la sede matriz en el planeta Coruscant.

Cuando hablamos de roll-out nos referimos a un modelo ERP ya implantado en la sede central así como en otras regiones, que ahora se decide implantar en otras regiones, siguiendo las mismas pautas y con las mismas herramientas y procedimientos, adaptándolo a la casuística local.

El proceso Procure-To-Pay de aprovisionamiento también será adaptado y armonizado.

Para cada sede planetaria implicada será necesaria una migración de datos y procedimientos, así como adaptación al modelo armonizado, a partir de los sistemas y ERPs existentes en cada planeta. Esto supone un total de 8 migraciones de datos de diferentes fuentes y aplicaciones.

El Comité de Dirección de la compañía aprobó en junta el 1 de Febrero de 2018 la realización de un proyecto de inversión en un centro de servicios compartidos, como parte del Plan Estratégico interno 2018-2019.

El Patrocinador del proyecto aprobó formalmente el Acta de Constitución del Proyecto “Toma de datos, Recolección de Requisitos, Diseño, Contratación, Construcción e Implementación, Verificación Funcional y Formación del modelo contable armonizado, y del proceso de aprovisionamiento de gastos e inversiones, en el Centro de Servicios Financieros Compartidos, implementando el ERP corporativo, y para las diferentes sedes interplanetarias de la empresa multiestelar RENARA, del sector logística, distribución y venta de droides. Coruscant, sede central.”. Con ello, los poderes fueron otorgados al Director de Proyecto con fecha 1 de marzo de 2018.

Requisitos iniciales identificados.

  1. Armonizar el modelo del Área Financiera en todas las sedes de la compañía.
  2. Cambiar de un modelo financiero deslocalizado a un modelo de servicios compartidos, en línea con los objetivos estratégicos de la compañía.
  3. Ahorrar en costes de estructura y de inversión, en base a ese modelo compartido.
  4. Crear y formar a un equipo de profesionales, con experiencia en empresas de servicios financieros compartidos, para acometer, llevar a cabo y madurar este modelo, y que sustituyan total o en su mayor parte a los equipos deslocalizados presentes en cada sede.
  5. Lograr que todas las sedes tengan disponible las mismas tecnologías y los mismos procedimientos de manera armonizada y homogénea.

La descripción de alto nivel y sus límites. Supuestos y restricciones del proyecto.

Supuestos:

  • Costes: la finalización de la migración y armonización de cada sede lleva consigo un proceso de ajuste de estructura en la sede local. Los retrasos en la entrega de cada sede supone un sobrecoste en el mantenimiento de esa estructura local.
  • Los requisitos de migración de cada sede deberán ser acordados entre los equipos financieros del Centro de Servicios Compartidos en RENARA Coruscant, y los equipos financieros locales de cada sede a migrar.
  • Para los procesos técnicos más complejos de la migración de los sistemas informáticos (ERP y P2P) se subcontratará a la empresa Nimble S.A., experta en migraciones de sistemas, y adjudicada mediante un concurso previo.

El ciclo de vida del proyecto se ha desglosado en las siguientes fases:

Fases del proyecto

Descripción

FASE 1

 Toma de datos y recolección de requisitos del modelo financiero armonizado inter-sedes

FASE 2

 Proceso de contratación de subcontrata

FASE X

Para cada una de las 4 regiones (siendo X las fases 3, 4, 5 y 6):

FASE X-A

 Toma de datos y recolección de requisitos

FASE X-B

 Diseño

FASE X-C

 Construcción e Implementación

FASE X-D

 Verificación Funcional

FASE X-E

 Formación

FASE X-F

 Puesta en Producción

Tabla 5‑4: PSS – Fases del proyecto

Restricciones:

  • Plazo: El plazo para la finalización del proyecto con todas las sedes migradas y armonizadas es el 31 de diciembre de 2018, con el objetivo de comenzar el nuevo ejercicio fiscal de manera conjunta y armonizada con el modelo de servicios compartidos.
  • Como parte del modelo a migrar, una parte de los equipos locales financieros permanecerá para prestar apoyo y servicios locales de alcance legal y fiscal, así como para representar al equipo de Dirección y Administración Financiera local de cada sede.

Riegos iniciales identificados.

 

Riesgo alto nivel

Acciones mitigadoras

R1

Dificultad para encontrar profesionales con experiencia en empresas de servicios financieros compartidos

Apoyo específico de área de RRHH al proceso de selección

R2

Participación de gran cantidad de stakeholders en el proyecto, cada uno defendiendo sus intereses particulares.

Equipo específico para atender la Gestión a la Resistencia al cambio.

R3

Alta deslocalización por las numerosas sedes a migrar. Diferencias culturales y localismos.

Necesidad de programar varios viajes a cada sede para el equipo de proyecto, así como sistemas de video conferencia, para reforzar la gestión, comunicación y coordinación del proyecto.

R4

Diferentes culturas involucradas en cada sede, con diferentes idiomas.

Necesidad de constituir un helpdesk multicultural que cumpla como requisito atender en múltiples idiomas en el Centro de Servicios Compartidos en RENARA Coruscant, para poder atender tanto las demandas de las sedes locales como de sus proveedores locales.

R5

Posibles cambios en el alcance del proyecto durante la fase de ejecución, que pueden generar retrasos y sobrecostes

Partida presupuestaria de contingencia

Tabla 5‑5: PSS -Riesgos iniciales

Resumen del cronograma de hitos.

  • Fecha de Inicio de proyecto: 01-abr-2018
  • Fecha de Finalización de proyecto: 16-dic-2018
  • Tiempo de Ejecución:  9 meses

Cronograma de Hitos

Fecha de Inicio

Fecha Finalización

FASE 1, Toma de datos y recolección de requisitos del modelo financiero armonizado inter-sedes

01-abr-2018

15-abr-2018

FASE 2, Proceso de contratación de subcontrata

01-abr-2018

15-abr-2018

FASE 3-Primera región: Sedes Alderaan y Dantooine

15-abr-2018

02-jul-2018

FASE 3-A, Toma de datos y recolección de requisitos

15-abr-2018

30-abr-2018

FASE 3-B, Diseño

20-abr-2018

15-may-2018

FASE 3-C, Construcción e Implementación

01-may-2018

15-jun-2018

FASE 3-D, Verificación Funcional

15-jun-2018

30-jun-2018

FASE 3-E, Formación

15-jun-2018

30-jun-2018

FASE 3-F, Puesta en Producción

30-jun-2018

02-jul-2018

FASE 4-Segunda región: Sedes Endor y Bespin

15-may-2018

01-ago-2018

FASE 4-A, Toma de datos y recolección de requisitos

15-may-2018

25-may-2018

FASE 4-B, Diseño

20-may-2018

09-jun-2018

FASE 4-C, Construcción e Implementación

15-jun-2018

15-jul-2018

FASE 4-D, Verificación Funcional

15-jul-2018

30-jul-2018

FASE 4-E, Formación

15-jul-2018

30-jul-2018

FASE 4-F, Puesta en Producción

30-jul-2018

01-ago-2018

FASE 5-Tercera región: Sedes Naboo, Tatooine y Dagobah

15-ago-2018

01-nov-2018

FASE 5-A, Toma de datos y recolección de requisitos

15-ago-2018

30-ago-2018

FASE 5-B, Diseño

20-ago-2018

14-sep-2018

FASE 5-C, Construcción e Implementación

31-ago-2018

15-oct-2018

FASE 5-D, Verificación Funcional

15-oct-2018

30-oct-2018

FASE 5-E, Formación

15-oct-2018

30-oct-2018

FASE 5-F, Puesta en Producción

30-oct-2018

01-nov-2018

FASE 6-Cuarta región: Sede Kashyyyk

15-sep-2018

16-dic-2018

FASE 6-A, Toma de datos y recolección de requisitos

15-sep-2018

30-sep-2018

FASE 6-B, Diseño

20-sep-2018

15-oct-2018

FASE 6-C, Construcción e Implementación

15-oct-2018

29-nov-2018

FASE 6-D, Verificación Funcional

29-nov-2018

14-dic-2018

FASE 6-E, Formación

29-nov-2018

14-dic-2018

FASE 6-F, Puesta en Producción

14-dic-2018

16-dic-2018

Tabla 5‑6: PSS – Cronograma de Hitos de cada Fase

Figura 5‑5: PSS – Cronograma de alto nivel

Resumen del presupuesto estimado.

A continuación se desglosa el presupuesto objetivo estimado para el proyecto.

Se acuerda reservar una partida presupuestaria de Capex para el mismo, como parte del plan de inversión de la compañía. De esta manera, la financiación y liquidez del proyecto está garantizada.

Descripción

Presupuesto (EUR)

FASE 1, Toma de datos y recolección de requisitos del modelo financiero armonizado inter-sedes

14,000 €

FASE 2, Proceso de contratación de subcontrata

14,000 €

FASE 3-Primera región: Sedes Alderaan y Dantooine

156,200 €

FASE 3-A, Toma de datos y recolección de requisitos

15,000 €

FASE 3-B, Diseño

40,000 €

FASE 3-C, Construcción e Implementación

72,000 €

FASE 3-D, Verificación Funcional

15,000 €

FASE 3-E, Formación

9,000 €

FASE 3-F, Puesta en Producción

5,200 €

FASE 4-Segunda región: Sedes Endor y Bespin

119,200 €

FASE 4-A, Toma de datos y recolección de requisitos

10,000 €

FASE 4-B, Diseño

32,000 €

FASE 4-C, Construcción e Implementación

48,000 €

FASE 4-D, Verificación Funcional

15,000 €

FASE 4-E, Formación

9,000 €

FASE 4-F, Puesta en Producción

5,200 €

FASE 5-Tercera región: Sedes Naboo, Tatooine y Dagobah

156,200 €

FASE 5-A, Toma de datos y recolección de requisitos

15,000 €

FASE 5-B, Diseño

40,000 €

FASE 5-C, Construcción e Implementación

72,000 €

FASE 5-D, Verificación Funcional

15,000 €

FASE 5-E, Formación

9,000 €

FASE 5-F, Puesta en Producción

5,200 €

FASE 6-Cuarta región: Sede Kashyyyk

156,200 €

FASE 6-A, Toma de datos y recolección de requisitos

15,000 €

FASE 6-B, Diseño

40,000 €

FASE 6-C, Construcción e Implementación

72,000 €

FASE 6-D, Verificación Funcional

15,000 €

FASE 6-E, Formación

9,000 €

FASE 6-F, Puesta en Producción

5,200 €

Dirección del Proyecto

100,000 €

Reserva de Contingencia

75,000 €

TOTAL LINEA BASE

790,800 €

Reserva de Gestión

75,000 €

PRESUPUESTO TOTAL

865,800 €

Tabla 5‑7: PSS – Presupuesto Estimado

Objetivos medibles del proyecto y criterios de éxito asociados.

El criterio de éxito del proyecto, y de cada uno de sus objetivos se medirá en escala del 1 al 10.

Cada objetivo tiene un peso asociado.

Como resultado global de criterio de éxito del proyecto, se sumarán los criterios de cada objetivo, multiplicados por su peso, y el resultado se dividirá por 6.

Se considerará que el proyecto ha resultado exitoso siempre y cuando el resultado de la valoración final sea al menos de 8 puntos.

A continuación se describen los objetivos medibles del proyecto:

  • Cumplimiento de los plazos

Se trata del objetivo más importante, ya que cualquier retraso en el mismo impacta con el objetivo estratégico de comenzar el nuevo ejercicio fiscal de manera conjunta y armonizada con el modelo de servicios compartido

Su peso asociado es de 3.

Se aplica valor de 10 si se cumplen los plazos. Cada semana de retraso se restará 1 punto.

  • Cumplimiento del alcance y modificaciones aprobadas a lo largo del proyecto

Los requisitos de armonización y migración de cada sede serán validados durante las pruebas funcionales de aceptación.

Su peso asociado es de 1.

Se aplica valor de 10 si se cumple el alcance. Se restará 1 punto promediado por cada incidencia no resuelta en cada sede, durante la fase de aceptación.

  • Cumplimiento de presupuesto y costes

Se valorará el coste global del proyecto, aplicando un valor de 10 si el coste de la línea base no es sobrepasado.

Se restará 1 punto por cada 20% de reserva de gestión consumida.

En el caso de consumir la reserva de gestión completamente y requerir partidas no presupuestadas, se restará 1 punto por cada 1% de sobrecoste respecto al presupuesto total del proyecto.

  • Satisfacción del cliente

Se realizará un cuestionario con cada uno de los stakeholders claves de cada sede, una vez puesta en Producción la migración, donde se validará la satisfacción global del cliente de 0 a 10.

El valor promedio del resultado de esas encuestas se le aplica un peso de 1.

Lista de interesados principales.

La lista de stakeholders, y su análisis de poder/influencia puede encontrarse en los apartados 13.2 LISTA DE STAKEHOLDERS PRINCIPALES y 13.3 ANALISIS DE PODER VS INFLUENCIA DE LOS STAKEHOLDERS

Criterio de aceptación de entregables del proyecto.

  • El Acta de Constitución del Proyecto será aprobada por el Patrocinador del Proyecto.
  • Las fases de toma de datos y Recolección de Requisitos de cada sede serán aprobadas por los Managers Financiero, Procurement e IT de cada sede a migrar, y los mismos de la sede central en Coruscant, donde se implementará el Centro de Servicios Compartidos
  • Las fases de Diseño, Contratación, Construcción e Implementación de cada sede serán aprobadas por los Managers Financiero, Procurement e IT de la sede central en Coruscant.
  • La Fase de Verificación Funcional y Formación de cada sede será aprobada por los clientes identificados como usuarios claves en cada sede.
  • La Fase de Puesta en Producción de cada sede será aprobada por el Patrocinador y los Directores Financieros de cada sede a migrar y de la sede central en Coruscant

Director de proyecto asignado, su responsabilidady nivel de autoridad.

Director de Proyecto asignado: Raúl Rey.

Responsabilidades:

  • Crear el Acta de Constitución del Proyecto para la aprobación del Patrocinador.
  • Constituir, liderar y equipo de dirección de proyecto
  • Coordinar y dirigir a los diferentes stakeholders del equipo de proyecto.
  • Coordinar y dirigir la comunicación con los stakeholders del proyecto.
  • Liderar la Gestión, seguimiento y control del proyecto: alcance, cronograma, presupuesto, riesgos y calidad del proyecto. Utilizando para ello las metodologías y herramientas de gestión de proyectos descritas en el PMBOK del PMI.
  • Cumplimiento de los objetivos, requisitos y entregables del proyecto.
  • Resolución de incidencias respecto a las Líneas Base de alcance, tiempo y coste del Plan de Gestión del Proyecto.
  • Control de cambios solicitados que puedan surgir respecto a las líneas base.

Nivel de autoridad:         

  • Todos los aspectos relacionados a la gestión del proyecto respecto a las Líneas Base de alcance, tiempo y coste aprobadas en el Plan de Gestión del Proyecto.
  • Utilización del 100% de la reserva de contingencia durante el ciclo de vida del proyecto, sin necesidad de solicitar autorización al Patrocinador, de acuerdo a los posibles riesgos identificados.
  • Escalado al patrocinador de incidencias y Gestión de cambios cuando sobrepase lo estipulado en las Líneas Base de alcance, tiempo y coste del Plan de Gestión del Proyecto.

Nombre y nivel de autoridad del patrocinador y/o de quienes autorizan el acta de constitución del proyecto.

Patrocinador del Proyecto: Darth Vader, CFO Renara.

Nivel de autoridad:         

  • Aprobación del Acta de Constitución del Proyecto, y del Plan de Dirección del Proyecto.
  • Todos los aspectos relacionados a la gestión Financiera del proyecto respecto al presupuesto definido, y a consecución de las partidas Capex reservadas a tal efecto, así como garantizar liquidez para afrontar los gastos y contratas del proyecto en el momento en que sean requeridos, de acuerdo a las líneas base de alcance, presupuesto y tiempo.
  • Garantizar la disponibilidad de los recursos necesarios para el proyecto, de acuerdo a la línea base de tiempo (cronograma) del Plan de Dirección del Proyecto
  • Aprobación del uso del 100% de la reserva de gestión, de acuerdo a los posibles riesgos no identificados y escalados por el Director del Proyecto, que surjan a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
  • Toma de decisiones sobre incidencias y solicitud de cambios escalados por el Director del Proyecto al patrocinador, cuando sobrepase lo estipulado en las Líneas Base de alcance, tiempo y coste del Plan de Gestión del Proyecto.

Anejos.

El proyecto requerirá trabajos en las sedes de la empresa RENARA de logística, distribución y venta de droides, en las regiones y planetas ya anteriormente descritos:

Región

Sedes

Primera región

 Sedes Alderaan y Dantooine

Segunda región

 Sedes Endor y Bespin

Tercera región

 Sedes Naboo, Tatooine y Dagobah

Cuarta región

 Sede Kashyyyk

Figura 5‑6: PSS – Regiones y sedes implicadas en el proyecto

Figura 5‑7: PSS – Distribución de regiones y sedes corporativas en el Mapa estelar

Entregables.

La matriz de entregables del proyecto es la siguiente:

Id

FASE

REGION

Descripción de Entregable

E1.1

FASE 1

CENTRAL

Cierre de requisitos ERP y trazabilidad inter-sedes

E1.2

FASE 1

CENTRAL

Cierre de requisitos P2P y trazabilidad inter-sedes

E1.3

FASE 1

CENTRAL

Segregación de roles inter-sedes definida y aprobada

E1.4

FASE 1

CENTRAL

Niveles de Servicio entre SSC y sedes definidos y aprobados

E2.1

FASE 2

CENTRAL

Firma de SOW con Subcontrata

E3.1

FASE 3-A

REGION 1

Aprobación de requisitos ERP

E3.2

FASE 3-A

REGION 1

Aprobación de requisitos P2P

E3.3

FASE 3-B

REGION 1

Aprobación del Diseño Técnico

E3.4

FASE 3-B

REGION 1

Aprobación del Diseño Funcional ERP

E3.5

FASE 3-B

REGION 1

Aprobación del Diseño Funcional P2P

E3.6

FASE 3-C

REGION 1

Aceptación de Prototipo ERP

E3.7

FASE 3-C

REGION 1

Aceptación de Prototipo P2P

E3.8

FASE 3-D

REGION 1

Aceptación de Verificación Funcional ERP

E3.9

FASE 3-D

REGION 1

Aceptación de Verificación Funcional P2P

E3.10

FASE 3-E

REGION 1

Formación ERP

E3.11

FASE 3-E

REGION 1

Formación P2P

E3.12

FASE 3-F

REGION 1

Go-live ERP completado

E3.13

FASE 3-F

REGION 1

Go-live P2P completado

E3.14

FASE 3-F

REGION 1

Soporte Post Go-live

E4.1

FASE 4-A

REGION 2

Aprobación de requisitos ERP

E4.2

FASE 4-A

REGION 2

Aprobación de requisitos P2P

E4.3

FASE 4-B

REGION 2

Aprobación del Diseño Técnico

E4.4

FASE 4-B

REGION 2

Aprobación del Diseño Funcional ERP

E4.5

FASE 4-B

REGION 2

Aprobación del Diseño Funcional P2P

E4.6

FASE 4-C

REGION 2

Aceptación de Prototipo ERP

E4.7

FASE 4-C

REGION 2

Aceptación de Prototipo P2P

E4.8

FASE 4-D

REGION 2

Aceptación de Verificación Funcional ERP

E4.9

FASE 4-D

REGION 2

Aceptación de Verificación Funcional P2P

E4.10

FASE 4-E

REGION 2

Formación ERP

E4.11

FASE 4-E

REGION 2

Formación P2P

E4.12

FASE 4-F

REGION 2

Go-live ERP completado

E4.13

FASE 4-F

REGION 2

Go-live P2P completado

E4.14

FASE 4-F

REGION 2

Soporte Post Go-live

E5.1

FASE 5-A

REGION 3

Aprobación de requisitos ERP

E5.2

FASE 5-A

REGION 3

Aprobación de requisitos P2P

E5.3

FASE 5-B

REGION 3

Aprobación del Diseño Técnico

E5.4

FASE 5-B

REGION 3

Aprobación del Diseño Funcional ERP

E5.5

FASE 5-B

REGION 3

Aprobación del Diseño Funcional P2P

E5.6

FASE 5-C

REGION 3

Aceptación de Prototipo ERP

E5.7

FASE 5-C

REGION 3

Aceptación de Prototipo P2P

E5.8

FASE 5-D

REGION 3

Aceptación de Verificación Funcional ERP

E5.9

FASE 5-D

REGION 3

Aceptación de Verificación Funcional P2P

E5.10

FASE 5-E

REGION 3

Formación ERP

E5.11

FASE 5-E

REGION 3

Formación P2P

E5.12

FASE 5-F

REGION 3

Go-live ERP completado

E5.13

FASE 5-F

REGION 3

Go-live P2P completado

E5.14

FASE 5-F

REGION 3

Soporte Post Go-live

E6.1

FASE 6-A

REGION 4

Aprobación de requisitos ERP

E6.2

FASE 6-A

REGION 4

Aprobación de requisitos P2P

E6.3

FASE 6-B

REGION 4

Aprobación del Diseño Técnico

E6.4

FASE 6-B

REGION 4

Aprobación del Diseño Funcional ERP

E6.5

FASE 6-B

REGION 4

Aprobación del Diseño Funcional P2P

E6.6

FASE 6-C

REGION 4

Aceptación de Prototipo ERP

E6.7

FASE 6-C

REGION 4

Aceptación de Prototipo P2P

E6.8

FASE 6-D

REGION 4

Aceptación de Verificación Funcional ERP

E6.9

FASE 6-D

REGION 4

Aceptación de Verificación Funcional P2P

E6.10

FASE 6-E

REGION 4

Formación ERP

E6.11

FASE 6-E

REGION 4

Formación P2P

E6.12

FASE 6-F

REGION 4

Go-live ERP completado

E6.13

FASE 6-F

REGION 4

Go-live P2P completado

E6.14

FASE 6-F

REGION 4

Soporte Post Go-live

Figura 5‑8: PSS – Matriz de entregables del proyecto.

Crear estructura de desglose de trabajo (WBS)

La Estructura de Desglose de Trabajo, o Work Breakdown Structure (WBS), es el proceso de subdividir los entregables del proyecto y los paquetes de trabajo en componentes más pequeños y más fáciles de manejar, proporcionando un marco de referencia de lo que se debe entregar.

WBS

La Estructura de Desglose de Trabajo, o Work Breakdown Structure (WBS) del proyecto se describe en las siguientes figuras.

 

 

 

 

 

Director del proyecto:
Raul Rey Navarro
  • Sesión informativa de la 59º edición del Executive Master en Dirección de Proyectos
  • Dónde: Online
  • Cuando: 2º y 4º jueves/mes
  • Hora Madrid- España: 19:00

¿Prefieres que te llamemos?

  • info@nextop.es
  • 00 34 692 691 899

Raúl Rey Navarro

Alumno Executive Master Project Management (MDAP): Calificación obtenida en el Master 100/100.

Project Manager (PMP), Consultor Funcional en Arin Innovation & BT Spain

Sesión informativa 59º Edición Executive Master en Dirección de Proyectos y Cursos derivados.

  • Dónde: Online.
  • Cuándo: 19/12/2019.
  • Hora Madrid- España: 18:00.

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