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La Proyectoteca

Proyectos dirigidos por nuestros profesores, consultores y alumnos

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Project Manager
Alumno Executive Master en Dirección de Proyectos

Ana Alejandra Aguirre Rodriguez

Gestión del alcance del proyecto: Toma de datos, diseño, contratación e implementación de un plan de mejora de la productividad aplicado en el área de genética molecular del departameto de genética,
Facultad de Medicina, Universidad Autónoma de Nuevo León,  en Monterrey, Nuevo León. México.

Plan de dirección del proyecto.

  1. Resumen ejecutivo.
  2. Iniciación.
  3. Metodología.
  4. Gestión de la integración.
  5. Gestión del alcance del proyecto.
  6. Gestión del tiempo.
  7. Gestión de los costes.
  8. Gestión de la calidad.
  9. Gestión de los recursos humanos.
  10. Gestión de los recursos de comunicación.
  11. Gestión de los riesgos.
  12. Gestión de las adquisiciones.
  13. Gestión de los interesados.

Plan de dirección del proyecto.

  1. Resumen ejecutivo.
  2. Iniciación.
  3. Metodología.
  4. Gestión de la integración.
  5. Gestión del alcance del proyecto.
  6. Gestión del tiempo.
  7. Gestión de los costes.
  8. Gestión de la calidad.
  9. Gestión de los recursos humanos.
  10. Gestión de los recursos de comunicación.
  11. Gestión de los riesgos.
  12. Gestión de las adquisiciones.
  13. Gestión de los interesados.

Gestión del alcance del proyecto.

Incluye los procesos necesarios para garantizar que se incluyan todas las actividades necesarias para lograr el éxito del proyecto, de tal manera, que se enfoca en realizar una completa y adecuada toma de datos.

El alcance del producto incluye las características y funciones que describen el producto, servicio o resultado, mientras que al alcance del proyecto corresponde al trabajo que debe realizarse para entregar el producto, servicio o resultado con las funciones y características especificadas.

Planificación del alcance del proyecto

Describe la manera en que el proyecto es definido, desarrollado, validado, monitoreado y controlado.

Para definir el alcance del proyecto inicialmente se obtendrá un diagnóstico del área mediante análisis FODA. Posteriormente se establecen los objetivos y prioridades sobre las que se trabajará. Mediante reuniones del Equipo de Gestión, se establece el diseño de la estrategia que se llevará a cabo, y la lista de actividades necesarias para cumplir con los objetivos. Es importante mencionar que el juicio de los expertos es de gran importancia, tanto para asegurar que las actividades propuestas son adecuadas, además de tener una estimación más precisa del tiempo que se llevarán cada una de ellas. Dentro del juicio de los expertos, se considera de manera muy importante, el experto en KPIs, ya que tiene la experiencia en proyectos similares, por lo que su opinión es muy valiosa.

Una vez identificados claramente los objetivos específicos del proyecto y las actividades necesarias para cumplirlos, se procede a actualizar la Estructura de Desglose Trabajo (EDT), considerando los paquetes de trabajo y los entregables en cada uno de ellos. De tal manera que se obtendrá una mayor precisión de los recursos requeridos, cronograma, hitos, costos, medidas de aseguramiento de calidad, criterios de aceptación de los entregables y medidas de control de calidad, así como los riesgos del proyecto.

Una vez establecida y aprobada la línea base, cualquier modificación debe ser solicitada a través del Control Integrado de los Cambios, en donde inicialmente el Director del Proyecto evalúa el impacto del cambio en las líneas base, si éstas no se afectan, él autoriza los cambios, sin embargo, si se modifica cualquiera de las líneas base, la información referente a los efectos que tendrá dicho cambio, debe ser proporcionada por el Director del Proyecto, para que el Comité de Control de Cambios evalúe la aceptación del cambio solicitado.

Recopilar los requisitos del proyecto.

Describe la manera en que el proyecto es definido, desarrollado, validado, monitoreado y controlado.

Para definir el alcance del proyecto inicialmente se obtendrá un diagnóstico del área mediante análisis FODA. Posteriormente se establecen los objetivos y prioridades sobre las que se trabajará. Mediante reuniones del Equipo de Gestión, se establece el diseño de la estrategia que se llevará a cabo, y la lista de actividades necesarias para cumplir con los objetivos. Es importante mencionar que el juicio de los expertos es de gran importancia, tanto para asegurar que las actividades propuestas son adecuadas, además de tener una estimación más precisa del tiempo que se llevarán cada una de ellas. Dentro del juicio de los expertos, se considera de manera muy importante, el experto en KPIs, ya que tiene la experiencia en proyectos similares, por lo que su opinión es muy valiosa.

Una vez identificados claramente los objetivos específicos del proyecto y las actividades necesarias para cumplirlos, se procede a actualizar la Estructura de Desglose Trabajo (EDT), considerando los paquetes de trabajo y los entregables en cada uno de ellos. De tal manera que se obtendrá una mayor precisión de los recursos requeridos, cronograma, hitos, costos, medidas de aseguramiento de calidad, criterios de aceptación de los entregables y medidas de control de calidad, así como los riesgos del proyecto.

Una vez establecida y aprobada la línea base, cualquier modificación debe ser solicitada a través del Control Integrado de los Cambios, en donde inicialmente el Director del Proyecto evalúa el impacto del cambio en las líneas base, si éstas no se afectan, él autoriza los cambios, sin embargo, si se modifica cualquiera de las líneas base, la información referente a los efectos que tendrá dicho cambio, debe ser proporcionada por el Director del Proyecto, para que el Comité de Control de Cambios evalúe la aceptación del cambio solicitado.

Los requisitos generales identificados inicialmente se agrupan en tres categorías:

Requisitos de la empresa (REQE)

  • REQE1. El proyecto debe estar alineado a los objetivos estratégicos de la UANL y el Departamento.
  • REQE2. El proyecto debe conseguir optimizar los recursos y mejorar la productividad del área, demostrada a través de indicadores.
  • REQE3. El proyecto debe contribuir al futuro posicionamiento del Departamento como un centro de referencia nacional para pruebas de servicio, así como el reconocimiento por la alta calidad de las investigaciones que ahí se desarrollan.
  • REQE4. El Director del Proyecto debe elaborar informes mensuales sobre el avance del proyecto, y ser proporcionados a la Alta Dirección, Coordinación de Calidad y del Área de Genética Molecular.
  • REQE5. El Proyecto deberá emplear metodologías formales de Gestión de Proyectos, como el PMBOK u otras metodologías formales, como las Agiles.

Requisitos del proyecto (REQP)

  • REQP1. Contar con el apoyo de la Alta Dirección para conformar el Equipo del Gestión, reclutando a personal de otras áreas del Departamento.
  • REQP2. Que se tenga mayor apertura de parte de la Alta Dirección para migrar hacia una organización matricial equilibrada, en donde se comience a contemplar otra forma de gestionar los proyectos.
  • REQP3. Que el Equipo de desarrollo tenga la apertura suficiente para aceptar una nueva forma de trabajar.

Requisitos técnicos (REQT)

  • REQT1. El proyecto debe cumplir con los requerimientos y establecidos por los organismos nacionales e internacionales que acreditan al Área de Genética Molecular. (EMA y CAP).
  • REQT2. Que la nueva forma de trabajar sea sencilla y permita la optimización de todos los recursos requeridos.
  • REQT3. Que se contemplen indicadores claves de desempeño de manera que evalúen de forma objetiva e integral el área.
  • REQT4. Que se tenga una actitud proactiva y propongan acciones de mejora en base a las deficiencias detectadas por los indicadores de desempeño.

Una vez que se tienen identificados los requisitos, se elabora una matriz de trazabilidad, en donde se vinculan los requisitos con los entregables que los satisfacen. Además de ayudar a asegurar que cada requisito agrega valor a la organización, vinculando los objetivos estratégicos, con los del proyecto.

Los requisitos deben ser trazados considerando aspectos como las necesidades, oportunidades, metas y objetivos de la organización, los objetivos del proyecto, el alcance del proyecto/ entregables, entre otros.

 

Definición del alcance del proyecto.

Para conseguir una adecuada definición del alcance, se cuenta con el juicio de los expertos en diferentes áreas de competencia, de manera que se consiguen aportaciones de personal con diferentes enfoques, obteniendo un equipo multidisciplinario para conseguir un proyecto completo que además contemple otras áreas del Departamento que interactúan con el Área de Genética Molecular.

A través de la tormenta de ideas o el análisis de alternativas, se desarrollan todas las potenciales opciones para ejecutar y llevar a cabo el proyecto, obteniendo el enunciado del alcance del proyecto, el cual describe el alcance, los entregables principales de los supuestos y las restricciones del proyecto.

La definición del alcance contiene una descripción detallada los entregables del proyecto y el trabajo necesario para crearlos, además de proporcionar información sobre las restricciones del mismo, aclarando con esto, las expectativas del proyecto a los interesados. Por lo tanto, sirve como guía del proyecto, proporcionando una línea base y permitiendo evaluar si las solicitudes de cambio se encuentran dentro o fuera de los límites del proyecto, además de determinar el grado de control que el Equipo de Dirección tendrá sobre el proyecto.

El primer paso es obtener un diagnóstico del área, y la posterior definición de prioridades sobre las que se trabajará, para establecer un plan definido sobre las estrategias a seguir y nuevos indicadores de calidad adecuados para evaluar el desempeño.

Las restricciones del proyecto serán definidas por la Alta Dirección, al momento de definir los objetivos sobre los que se trabajará, ya sea por grado de importancia, tiempo de desarrollo, o bien por lo recursos disponibles.

Actualmente se cuenta con una Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) y junto con su Diccionario, los cuales fueron desarrollados de forma general. Sin embargo, éstos se irán detallando a medida que el proyecto avanza. Una vez que se tiene bien definida y aprobada, se considera la línea base del proyecto, y cualquier modificación posterior deberá realizarse a través de la Solicitud de Cambios.

Estructura de Desglose de Trabajo (EDT / WBS).

Es una descomposición jerárquica, que organiza y define el alcance del proyecto identificando los diferentes paquetes de trabajo. La codificación empleada fue considerando con números arábigos la fase del proyecto, el número de nivel y subnivel, separados por puntos.

Ilustración 12 Estructura de Desglose de Trabajo (EDT)

 

 

Diccionario de EDT del proyecto.

Tabla 9 Diccionario de la EDT

Fase

Identificación

Descripción

Criterios de Aceptación

TOMA DE DATOS

 

 

 

1.1.1 Diagnóstico del Área

Identificación de áreas de oportunidad.

Informe con el diagnóstico del área y las áreas de oportunidad de mejora. Informe a la Alta Dirección para establecer objetivos y prioridades.

 

1.1.1.1 Análisis DAFO

Evaluación de acuerdo al análisis de Fortalezas, Oportunidades, Deficiencias y Amenazas.

Análisis completo que contemple tanto a las áreas administrativas como operativas.

 

1.1.1.2 Análisis Six SIGMA

Identificación de las características críticas de calidad en los procesos y evaluación de las condiciones actuales de trabajo. Realización del mapa de procesos necesarios.

Análisis completo de las áreas de oportunidad de mejora en los procesos realizados (tanto de organización como de operación). Identificación de objetivos.

DISEÑO

 

 

 

 

1.2.1 Estrategia de Mejora de Productividad

Diseño de la estrategia para cumplimiento de los objetivos establecidos en éste proyecto.

Estrategias orientadas al cumplimiento de los objetivos y basadas en las FAES y APO’s de la Empresa.

 

1.2.1.1 Diseño de los nuevos KPIs

Identificación de los indicadores claves de desempeño en el área..

Aprobación por la Alta Dirección, de los nuevos KPIs establecidos por el Equipo de Gestión.

 

1.2.1.2 Organización de las actividades del área

Mejora de la logística de trabajo en el área, organizando y facilitando las actividades.

Aprobación de la logística de trabajo propuesta por el Equipo de Gestión, la Coordinación de Calidad y del Área de Genética Molecular, así como de la Alta Dirección.

 

1.2.1.3 Conformación de Equipos de alto desempeño

Identificación de los perfiles de puesto requeridos para cubrir el equipo necesario y reclutamiento del personal. Desarrollo de estrategias de sensibilización y motivación para lograr el compromiso requerido.

Elaboración de un mapa de perfiles de habilidades y comportamiento requeridos en cada uno de los puestos del nuevo equipo de proyecto.

 

1.2.1.4 Elaboración de informe de Propuesta de Estrategia

Elaboración de una propuesta de la estrategia a seguir para lograr los objetivos propuestos.

Aprobación por la Coordinación de Calidad, del Área de Genética Molecular y de la Alta Dirección

 

1.2.2 Documentación del Proyecto

Elaboración de la documentación requerida durante todo el proyecto.

Aprobación por el Director del Proyecto y la Coordinación de Calidad.

 

1.2.2.1 Informes de actividades

Elaboración de los formatos a emplear en el proyecto.

Aprobación por el Director del Proyecto y la Coordinación de Calidad.

 

1.1.2.2.2 Hojas de trabajo

Elaboración de los formatos a emplear en el proyecto.

Aprobación por el Director del Proyecto y la Coordinación de Calidad.

 

1.2.2.3 Reservorio de documentación

Creación del reservorio documental del proyecto.

Aprobación por el Director del Proyecto y la Coordinación de Calidad.

 

1.2.3 Canales de comunicación y codificación de la información

Establecimiento de los canales de información empleados en el proyecto.

Aprobación por el Director del Proyecto y la Coordinación de Calidad.

 

1.2.3.1 Elaboración de lista de documentación y codificación requerida

Elaboración de la lista documental y asignación de la codificación adecuada.

Aprobación por el Director del Proyecto y la Coordinación de Calidad.

CONTRATACIÓN

 

 

 

1.3.1 Análisis de Requerimientos

Identificación de las necesidades del proyecto.

Aprobación del Director del Proyecto y de la Alta Dirección.

 

1.3.1.5 Envío de órdenes de compra correspondientes

Solicitud de los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto.

Solicitud de los requerimientos estipulados.

IMPLEMENTACIÓN

 

 

 

1.4.1 Conformación de equipo de desarrollo

Reclutamiento del personal adecuado, sensibilización y asignación de roles y responsabilidades.

Aprobación del Director del Proyecto y de la Alta Dirección.

 

1.4.3 Desarrollo del Proyecto con los nuevos KPIs

Desarrollar el proyecto de acuerdo a la estrategia establecida, de acuerdo a los KPIs nuevos.

Desarrollo por parte del grupo de desarrollo.

CIERRE

 

 

 

 

1.5.1 Elaboración del Informe de cierre

Elaboración del informe de cierre del proyecto con los objetivos, diagnóstico del área previo y posterior al desarrollo del proyecto de acuerdo a los indicadores establecidos.

Aprobación del Informe de Cierre por parte del Director del Proyecto, Coordinaciones de Calidad y Coordinación del Área, así como de la Alta Dirección.

 

1.5.2 Elaboración de documento de lecciones aprendidas

Documentación de las lecciones aprendidas en el proyecto, con la finalidad de aportar conocimiento y experiencia en proyectos futuros.

Elaboración de un informe con las lecciones aprendidas para futuros proyectos.

 

Director del proyecto:
Ana Alejandra Aguirre Rodriguez
  • Sesión informativa de la 59º edición del Executive Master en Dirección de Proyectos
  • Dónde: Online
  • Cuando: 2º y 4º jueves/mes
  • Hora Madrid- España: 19:00

¿Prefieres que te llamemos?

  • info@nextop.es
  • 00 34 692 691 899

Ana Alejandra Aguirre Rodriguez

Alumno Executive Master Project Management (MDAP): Calificación obtenida en el Master 100/100.

Responsable de las Pruebas de Paternidad.
Colaboradora del Área de Genética Molecular

Project Manager (PMP)

Sesión informativa 59º Edición Executive Master en Dirección de Proyectos y Cursos derivados.

  • Dónde: Online.
  • Cuándo: 19/12/2019.
  • Hora Madrid- España: 18:00.

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