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Gestión del alcance del proyecto: Diseño, contratación e implementación de un sistema automático de mensajes EDI de aviso de llegada al puerto de contenedores y vehículos de exportación en Valencia, Sagunto y Santander (España).

La Proyectoteca

Proyectos dirigidos por nuestros profesores, consultores y alumnos

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Project Manager
Alumno Executive Master en Dirección de Proyectos

Arantxa Espejo Aranegas

Gestión del alcance del proyecto: Diseño, contratación e implementación de un sistema automático de mensajes EDI de aviso de llegada al puerto de contenedores y vehículos de exportación en Valencia, Sagunto y Santander (España)

Plan de dirección del proyecto.

  1. Resumen ejecutivo.
  2. Iniciación.
  3. Metodología.
  4. Gestión de la integración.
  5. Gestión del alcance del proyecto.
  6. Gestión del tiempo.
  7. Gestión de los costes.
  8. Gestión de la calidad.
  9. Gestión de los recursos humanos.
  10. Gestión de los recursos de comunicación.
  11. Gestión de los riesgos.
  12. Gestión de las adquisiciones.
  13. Gestión de los interesados.

Plan de dirección del proyecto.

  1. Resumen ejecutivo.
  2. Iniciación.
  3. Metodología.
  4. Gestión de la integración.
  5. Gestión del alcance del proyecto.
  6. Gestión del tiempo.
  7. Gestión de los costes.
  8. Gestión de la calidad.
  9. Gestión de los recursos humanos.
  10. Gestión de los recursos de comunicación.
  11. Gestión de los riesgos.
  12. Gestión de las adquisiciones.
  13. Gestión de los interesados.

Definición del alcance del proyecto.

El proyecto pretende como objetivo final el lanzamiento del sistema automático del mensaje EDI “Aviso de Llegada al Puerto”.

El Acta de Constitución del proyecto ha sido firmado a 15 de abril de 2016 por Richardson International Ltd y su cliente, Kuruma, S.L.

Se va a ir monitoreando el progreso de las actividades mediante el diagrama de Gantt correspondiente al cronograma.

Kick off del proyecto.

Se programa la reunión de Lanzamiento para el 2 de mayo de 2016, donde asistirá todo el equipo de proyecto.

Asunto:

Kick Off Proyecto ALP

Fecha:

02/05/2016

Hora:

9am – 11am

Ubicación:

Sala de Reuniones 2 / Webex

Temas a tratar:

1.    Presentaciónn del Director de Proyecto

2.    Business case

3.    Alcance

4.    Stakeholders involucrados

5.    Presentaciónn del equipo de proyecto

6.    Metodología de trabajo

7.    Aclaración de dudas

Tabla 8. Kick-off. Fuente: Elaboración propia.

 

Desarrollo de la reunión

Se encuentran reunidos las personas de la Lista de distribución del ACP. Además, también se invita a representantes de otros equipos que darán soporte si es requerido, de los departamentos: legal, RR.HH., calidad y compras, para explicarles que es posible que reciban requerimientos por nuestra parte en relación al proyecto.

Tras una breve introducción de Pawel Winiars, el Director de Operaciones Europa, le cede la palabra y presenta a la Directora de Proyectos.

La DP explica el business case que ha llevado a la necesidad del proyecto, el incremento exponencial de la exportaciones en Kuruma. Una vez expuesto esto, define claramente el alcance, y enumera a los agentes interesados. Tras presentar al equipo de proyecto, expone la metodología de trabajo y finaliza con la aclaración de dudas.

Acta de la reunión

Asistente

Empresa

Función

Firma

Allan Everson

Richardson Intl. Ltd.

Director EMEA

 

Piotr Pallows

Richardson Intl. Ltd.

Responsable europeo

 

Pawel Winiars

Richardson Intl. Ltd.

Director Operaciones Europa

 

Manuela González

Richardson Intl. Ltd.

Director Operaciones España

 

Francisco Correa

Kuruma España, S.L.

Director cliente

 

Isabel Medina

Kuruma España, S.L.

Gerente departamento

 

Anna Sierant

Richardson Intl. Ltd.

Contacto PMO

 

Arantxa Espejo

Richardson Intl. Ltd.

Project Manager

 

Elena Pérez

Richardson Intl. Ltd.

Project Manager Assistant

 

Ángela Muñoz

Richardson Intl. Ltd.

Project Management team FO 1

 

José Rueda

Richardson Intl. Ltd.

Project Management team FO 2

 

Agata Pewols

Richardson Intl. Ltd.

Project Management team BO 1

 

Marta Desja

Richardson Intl. Ltd.

Project Management team BO 2

 

Eva García

Richardson Intl. Ltd.

Dpto. legal

 

Pedro Royo

Richardson Intl. Ltd.

Dpto. informática

 

Mónica Sobia

Richardson Intl. Ltd.

Dpto. Recursos Humanos

 

Lucas Peiró

Richardson Intl. Ltd.

Dpto. Calidad

 

Carlos Macías

Richardson Intl. Ltd.

Dpro. Compras

 

Tabla 9. Acta del Kick-off. Fuente: Elaboración propia.

Recolección de los requisitos del proyecto.

La entrega en coste, plazo y calidad del nuevo servicio determinarán el éxito del proyecto, buscando también la satisfacción del cliente. El éxito se valorará basándose en las métricas de calidad del proyecto, que pueden resumirse en:

  • Nivel óptimo de tiempo de gestión de cada petición fijado en menos de 20 minutos,
  • Nivel óptimo de unidades tratadas manualmente al mes fijado en menos de 5.

Se debe entregar en 6 meses, con un coste inferior a sesenta mil euros.

Estructura de desglose del trabajo y diccionario.

A continuación se presenta la EDT del proyecto y su diccionario. En el diccionario se detallan los entregables, puntos de control e hitos.

F1. Análisis. Primero nos centramos en la recogida de datos, de volúmenes de contenedores y vehículos por año, y las partes implicadas. Una vez completado esto, pasamos a la recolección de requisitos: del procedimiento, del sistema y del cliente.

Los hitos descritos en el Diccionario de la EDT indican en su mayoría la compleción de cada fase del proyecto. Por ejemplo, no podemos comenzar con la simulación o la emisión de procedimientos de la fase 2 hasta que no se hayan definido y aprobado los requerimientos del alcance (por ello aquí tenemos un hito).

Figura 7. EDT. Fuente: Elaboración propia.

 

DICCIONARIO DE ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO

Nivel 1

Nivel 2

Nivel 3

Entregable

Punto de control

Hito

Código

Descripción

Código

Descripción

Código

Descripción

F1

Análisis

F1.1

Recogida de datos

F1.1.1

Volumen de contenedores/año

– Listado de navieras/ transitarias/ Aduanas afectadas.
– Volúmenes.

N/A

 

F1.1.2

Volumen de vehículos/año

N/A

 

F1.1.3

Partes implicadas

  

F1.2

Requerimientos

F1.2.1

Requerimientos del procedimiento

– Listado requerimientos

Punto de control 1: Requerimientos del alcance aprobados.

 

F1.2.2

Requerimientos del sistema

 

F1.2.3

Requerimientos del cliente

 Y

F2

Diseño

F2.1

Simulación

N/A

    

F2.2

Emisión de procedimientos

N/A

 

– Procedimiento de ALP

Punto de control 2: Procedimiento listo.

 Y

F2.3

Preparación de material formativo

N/A

  

F3

Contratación

F3.1

Funcionalidades del sistema

N/A

  

Punto de control 3: Sistema listo

 

F3.2

Personal

F3.2.1

Contratar al personal necesario

 

Punto de control 4: Personal listo (contratado y formado)

 

F3.2.2

Formación

 

 Y

F4

Implementación

F4.1

Comunicación a terceros

F4.1.1

Comunicación al agente

– E-mail/reunión con las partes

Punto de control 5: Implicados informados.

 

F4.1.2

Comunicación a la Aduana

 

F4.1.3

Comunicación a transitarias / navieras

 

F4.1.4

Comunicación interna

 Y

F4.2

Pruebas

N/A

    

F4.3

Lanzamiento

N/A

   

Y

F5

Control

F5.1

Ajustes

N/A

    

F5.2

Lecciones aprendidas

N/A

   

 Y

F6

Cierre

F6.1

Reunión de lecciones aprendidas

N/A

    

F6.2

reunión de cierre del proyecto con el cliente

N/A

   

Y

Tabla 10. Diccionario de la EDT. Fuente: Elaboración propia.

Director del proyecto:
Arantxa Espejo Aranegas
  • Sesión informativa de la 59º edición del Executive Master en Dirección de Proyectos
  • Dónde: Online
  • Cuando: 2º y 4º jueves/mes
  • Hora Madrid- España: 19:00

¿Prefieres que te llamemos?

  • info@nextop.es
  • 00 34 692 691 899

Ana Alejandra Aguirre Rodriguez

Alumno Executive Master Project Management (MDAP): Calificación obtenida en el Master 100/100.

Responsable de las Pruebas de Paternidad.
Colaboradora del Área de Genética Molecular

Project Manager (PMP)

Sesión informativa 59º Edición Executive Master en Dirección de Proyectos y Cursos derivados.

  • Dónde: Online.
  • Cuándo: 19/12/2019.
  • Hora Madrid- España: 18:00.

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