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Gestión de los riesgos del proyecto: Diseño, contratación e implementación de un sistema automático de mensajes EDI de aviso de llegada al puerto de contenedores y vehículos de exportación en Valencia, Sagunto y Santander (España).

La Proyectoteca

Proyectos dirigidos por nuestros profesores, consultores y alumnos

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Project Manager
Alumno Executive Master en Dirección de Proyectos<br

Arantxa Espejo Aranegas

Gestión de los riesgos del proyecto: Diseño, contratación e implementación de un sistema automático de mensajes EDI de aviso de llegada al puerto de contenedores y vehículos de exportación en Valencia, Sagunto y Santander (España)

Plan de dirección del proyecto.

  1. Resumen ejecutivo.
  2. Iniciación.
  3. Metodología.
  4. Gestión de la integración.
  5. Gestión del alcance.
  6. Gestión del tiempo.
  7. Gestión de los costes.
  8. Gestión de la calidad.
  9. Gestión de los recursos humanos.
  10. Gestión de los recursos de comunicación.
  11. Gestión de los riesgos del proyecto.
  12. Gestión de las adquisiciones.
  13. Gestión de los interesados.

Plan de dirección del proyecto.

  1. Resumen ejecutivo.
  2. Iniciación.
  3. Metodología.
  4. Gestión de la integración.
  5. Gestión del alcance.
  6. Gestión del tiempo.
  7. Gestión de los costes.
  8. Gestión de la calidad.
  9. Gestión de los recursos humanos.
  10. Gestión de los recursos de comunicación.
  11. Gestión de los riesgos.
  12. Gestión de las adquisiciones.
  13. Gestión de los interesados.

Planificar la gestión de los riesgos del proyecto.

Detectar riesgos es una ardua tarea en todos los proyectos. Hay que mantenerlos controlados y para ello es imprescindible detectarlos cuando aún son riesgos y no incidencias.

En la reunión de lanzamiento se ha solicitado que todos los interesados piensen e identifiquen riesgos, para poder analizarlos y tenerlos en cuenta en el transcurso del proyecto.

Dado que una vez comenzado el proyecto no se había recibido ninguna idea de riesgo por parte de los interesados, el director de proyecto ha propuesto realizar un brainstorming con el equipo de proyecto para detectar riesgos. Una vez recopilados, se presentarán en una reunión de “Caza de riesgos” al resto de agentes interesados. En ocasiones un ejemplo propicia la imaginación, y así aportarán más ideas.

Identificar los riesgos del proyecto.

Se detectan diversos riesgos en cada una de las áreas.

Riesgos en alcance

El alcance del proyecto está bien definido y es claro. A priori parece bien controlado. Se trata de preparar un mensaje automático de Aviso de Llegada al Puerto, para vehículos y contenedores de exportación por los puertos de Valencia, Sagunto y Santander. ¿Qué causas podrían provocar un riesgo en alcance? Veamos algunos de los ejemplos que surgieron en la reunión “Caza de riesgos”:

  • Cambios legislativos en derecho aduanero que exijan un requerimiento no contemplado en el alcance, y que no se puedan solventar mediante la gestión de cambios.
  • Un cambio masivo de rutas que pueda hacer innecesario el proyecto, ya que embarquen por puestos diferentes.

Riesgos en coste

A priori los costes son principalmente de personal, más la adición de nuevas funcionalidades en el sistema. Así, los posibles riesgos a este nivel serían:

  • Una mala estimación de los requerimientos del sistema puede hacer que sean insuficientes los cambios introducidos, y sea necesario algo más. Esto podría disparar el presupuesto.
  • Un riesgo positivo podría ser lo contrario, que por mala estimación de los requerimientos del sistema sean necesarias menos modificaciones al sistema y el precio baje.
  • Una mala estimación en cuanto a la necesidad de recursos humanos, que ponga de manifiesto que contratar a una sola persona más no es suficiente para cubrir todo el trabajo que esto supone. Podría determinarse que hay que contratar a otra persona más, por lo que el presupuesto se vería gravísimamente afectado.

Riesgos en el cronograma

El proyecto debe entregarse en seis meses, es el tiempo pactado y firmado por el cliente. ¿Qué podría retrasarse o qué podría provocar un retraso?

  • La empresa proveedora del sistema informático encuentra dificultades y no puede entregar las nuevas funcionalidades a tiempo.
  • Formación de recursos humanos. El tiempo establecido para la formación es de seis días. Aunque a priori el procedimiento va a ser muy sencillo, puede que el nuevo recurso de Richardson no tenga suficiente tiempo.

Riesgos en la calidad

El nuevo personal contratado debe ser formado en materias de calidad, para asegurarnos de que cumplirán los estándares marcados por la empresa. Para ello, es el director de proyectos quien deberá comunicar al contacto de Calidad la necesidad de dicha formación.

Riesgos de recursos humanos

No disponer de la persona contratada a tiempo y en calidad suficiente es un riesgo muy grande, pues no podría comenzar la implementación.

Riesgos en las comunicaciones

Las comunicaciones y procedimientos oficiales de Richardson funcionan muy bien en la empresa, pues están bien definidos y se aplican eficazmente.

Dado que habrá una persona nueva, es necesario que se le forme en gestión de las Comunicaciones para que no suponga un problema. Además, miembros del equipo de proyecto trabajan habitualmente en la operativa diaria, no en proyectos, por lo que no suelen prestar atención a los procedimientos de Comunicaciones. Por ello, será necesario formarles en esta materia antes de comenzar el proyecto.

Pese a que el personal de Back Office habla perfecto español, la barrera idiomática es difícil de salvar, dado que resulta difícil captar ironías y dobles sentidos en una lengua que no es la materna. Por ello se pide al equipo de Front Office que sean cautos en el lenguaje y se aseguren de que el mensaje se ha entendido.

Riesgos generales de procedimiento

Se ha realizado un listado de todos los problemas que pueden surgir y las acciones correctivas / preventivas que serán de aplicación:

Riesgo / Problema

Acción

Incorrecta lectura de las etiquetas de los vehículos pueden provocar errores en el mensaje enviado.

Enviar manualmente el mensaje ALP.

Sesión recordatoria a los operarios del puerto encargados de leer las etiquetas.

Omisión de la lectura de las etiquetas de los vehículos provocará que el mensaje no se envíe, lo que implica una sanción de la Aduana.

Solicitar a la Aduana si es posible enviar el mensaje ALP retrospectivamente.

Sesión recordatoria a los operarios del puerto encargados de leer las etiquetas.

Es un proyecto de automatización, por lo que pasamos a una dependencia total de sistemas. Si falla un una parte de la cadena no será posible enviar el mensaje

Enviar manualmente el mensaje. Solicitar a las navieras el orden de prioridades, y enviar primero las más urgentes por si se reestablece el sistema.

Tabla 21. Riesgos generales. Fuente: Elaboración propia.

Análisis de riesgos del proyecto.

Una vez realizada la “Caza de riesgos” el equipo se vuelve a reunir para analizarlos cualitativamente mediante la técnica Six Sigma del FMEA. Una vez concluido el análisis cualitativos, cuantificaremos los más urgentes para tenerlos controlados.

Mediante el análisis de riesgos vamos a confeccionar una primera versión del Registro de riesgos. Dado que se trata de un proceso continuo e iterativo a lo largo de la vida del proyecto, los actores interesados serán participes de la evaluación constante de los riesgos existentes y la identificación de riesgos a lo largo del proyecto, El equipo de proyecto será el responsable de llevar el registro y su actualización.

Vamos a listar a continuación cada uno de los riesgos, y a cualificarlos y cuantificarlos.

Análisis cualitativo de riesgos

Para realizar el análisis cualitativo nos basamos en un FMEA (Failure Mode Effects Analysis). El FMEA es una herramienta de control de riesgos muy útil, ya que te permite  categorizarlos según su ocurrencia, detectabilidad e impacto, asignando según corresponda los números 1, 4, 7 y 10. El producto de dichos números nos dará un código de colores (verde, amarillo o rojo) que nos permitirá detectar de un modo muy visual en qué riesgos debemos centrar nuestra atención.

Los categorizaremos de la siguiente manera:

Severidad / Impacto

Ocurrencia

Detectabilidad

1 = No impacto

1 = Raramente

1 = Fácil / casi siempre detectado

4 = Impacto bajo

4 = Ocasionalmente

4 = Medianamente fácil / Normalmente detectado

7 = Impacto medio

7 = Frecuentemente

7 = Difícil / habitualmente omitido

10 = Impacto alto

10 = Casi siempre

10 = Casi imposible de detectar / normalmente omitido

Tabla 22. Categorización de riesgos FMEA. Fuente: Elaboración propia.

 

Tras el producto de las tres variables obtendremos el código de colores:

  

Detectabilidad

Impacto

Ocurrencia

1

4

7

10

1

1

1

4

7

10

1

4

4

16

28

40

1

7

7

28

49

70

1

10

10

40

70

100

4

1

4

16

28

40

4

4

16

64

112

160

4

7

28

112

196

280

4

10

40

160

280

400

7

1

7

28

49

70

7

4

28

112

196

280

7

7

49

196

343

490

7

10

70

280

490

700

10

1

10

40

70

100

10

4

40

160

280

400

10

7

70

280

490

700

10

10

100

400

700

1000

Tabla 23. Puntuación y colores FMEA. Fuente: Elaboración propia.

 

 

Nulo o bajo riesgo

 

Riesgo medio

 

Riesgo alto

Tabla 24. Significado código colores FMEA. Fuente: Elaboración propia.

 

En el ANEJO D “ANÁLISIS FMEA DEL PROYECTO” encontramos los resultados obtenidos.

 

Análisis cuantitativo de los riesgos

Una vez realizado el análisis cualitativo e identificados los riesgos prioritarios, utilizamos el análisis cuantitativos para analizar su impacto. Vamos a centrarnos en los riesgos Rojos (1) y Amarillos (4), y realizar el análisis CRA: Reserva de Contingencia Económica y Valor Monetario Esperado (VME)

Id

Descripción

Tipo

Impacto (en €)

Probabilidad (%)

VME (en €)

Reserva (usual)

R1

Cambios legislativos en derecho aduanero

Amenaza

30.000

10%

3.000

3.000

R5

Incorrecta estimación de los requerimientos del sistema

Amenaza

5.000

30%

1.500

1.500

R10

RRHH innecesario por mejoras en el sistema

Oportunidad

– 4.200

20%

– 840

 

 

Impacto potencial medio

30.800

 

 

 

 

Reserva de contingencia

3.660

4.500

Tabla 25. Análisis cuantitativo riesgos. Fuente: Elaboración propia.

 

ESTRATEGIAS DE CONTROL DE RIESGOS

El R1 se cuantifica altísimo ya que podría suponer la cancelación del proyecto. Dependiendo del momento del proyecto en el que ocurriera, el coste sería mayor o menor. Lo cuantificamos en 30.000 por indicar el valor medio.

  • La estrategia en este caso es de MITIGAR. El equipo de proyecto debe monitorear de forma permanente el BOE y otros medios de comunicación legislativa.

El R5, se ha tomado como coste el valor del re-trabajo.

  • La estrategia será EVITAR que esto suceda, mediante un doble chequeo por parte del equipo de proyecto para que los requerimientos se hayan estimado correctamente.

El R10 supone un riesgo positivo, una oportunidad.

La estrategia será de POTENCIAR la oportunidad, promoviendo los estudios para evitar la contratación de una persona adicional.

Director del proyecto:
Arantxa Espejo Aranegas
  • Sesión informativa de la 59º edición del Executive Master en Dirección de Proyectos
  • Dónde: Online
  • Cuando: 2º y 4º jueves/mes
  • Hora Madrid- España: 19:00

¿Prefieres que te llamemos?

  • info@nextop.es
  • 00 34 692 691 899

Ana Alejandra Aguirre Rodriguez

Alumno Executive Master Project Management (MDAP): Calificación obtenida en el Master 100/100.

Responsable de las Pruebas de Paternidad.
Colaboradora del Área de Genética Molecular

Project Manager (PMP)

Sesión informativa 59º Edición Executive Master en Dirección de Proyectos y Cursos derivados.

  • Dónde: Online.
  • Cuándo: 19/12/2019.
  • Hora Madrid- España: 18:00.

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