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La Proyectoteca

Proyectos dirigidos por nuestros profesores, consultores y alumnos

Gestión de los riesgos del proyecto: diseño, contratación, construcción y puesta en marcha de una planta desalinizadora mediante el uso de energías renovables (energía maremotriz) en la Habana, Cuba.

Director del proyecto: Alba Cruz González.
Alumno Master dirección proyectos. Calificación obtenida: 100/100.

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Si la Dirección de Proyectos te parece muy complicada es porque no te la han explicado bien.

Plan de dirección del proyecto (en azul donde estamos).

  1. Resumen ejecutivo
  2. Iniciación del proyecto
  3. Metodología del proyecto
  4. Gestión de la integración del proyecto
  5. Gestión del alcance del proyecto
  6. Gestión del tiempo del proyecto
  7. Gestión de los costes del proyecto
  8. Gestión de la calidad del proyecto
  9. Gestión de los recursos humanos del proyecto
  10. Gestión de los recursos de comunicación del proyecto
  11. Gestión de los riesgos del proyecto
  12. Gestión de las adquisiciones del proyecto
  13. Gestión de los interesados del proyecto

Gestión de los riesgos del proyecto.

Plan de gestión del riesgo.

El principal objetivo del desarrollo del plan de gestión de riesgos del proyecto es realizar un exhaustivo análisis sobre los posibles riesgos que podrían afectar durante el desarrollo del proyecto.

En dicho análisis se valorarán todos los aspectos posibles, contemplándose todo tipo de circunstancias y situaciones. Se definirán las estrategias y procedimientos que se tendrán que llevar a cabo en el caso que se diera sobre el proyecto el riesgo estudiado.

El análisis de los riesgos del proyecto será un trabajo continuo que se desarrollará durante todo el proyecto. Estará vivo hasta el cierre del mismo, pues no todos los riesgos tendrán ni la misma importancia ni probabilidad. Del mismo modo, no todos los riesgos estarán presentes en las distintas fases del proyecto.

Para ello, la dirección de proyectos cuenta con un responsable de riesgos del proyecto que cuenta con un equipo de gestión de riesgos, con una dilatada experiencia en proyectos de este tipo. Realizarán revisiones del plan de riesgos del proyecto  y las actualizará debidamente. Dicho plan dará respuesta a los riesgos que se presenten de la forma más rápida y eficaz posible. Reduciendo al máximo el impacto que puedan tener sobre el proyecto.

Se presentarán informes mensuales de la actualización del plan de riesgos del proyecto así como de los planes de contingencia.

Identificación de los riesgos del proyecto.

Para la identificación de los diversos riesgos que se pueden dar durante el desarrollo del proyecto se ha realizado una matriz de riesgos del proyecto. En ella se recogen todos los riesgos posibles y se analiza la probabilidad de:,

  • que se produzcan,
  • el impacto que tendría sobre el proyecto,
  • las medidas que se llevarían a cabo.

Análisis cualitativo de riesgos del proyecto.

La metodología que se ha empleado para la identificación de los riesgos y de su impacto en el proyecto ha sido el “análisis cualitativo de riesgos del proyecto”.

Se entiende por riesgo del proyecto aquellas situaciones en las que se vean afectadas de forma significativa las líneas base del alcance del proyecto, tiempo del proyecto, coste del proyecto o calidad del proyecto.

Tras identificar los riesgos con su respectiva información, por el equipo de gestión de riesgos del proyecto, se ha procedido a analizar de forma unitaria cada uno de los riesgos. Se ha valorado la probabilidad de que los riesgos ocurran y su impacto en la globalidad del proyecto.

 Los riesgos detectados, cuyo impacto es relevante en el proyecto, serán controlados de forma más exhaustiva. El responsable de estos riesgos será el propio responsable del departamento de control de riesgos. Se encargará de poner en práctica acciones preventivas que eviten o reduzcan la probabilidad de aparición de dichos riesgos.

Las medidas que se adopten en este tipo de riesgos deberán ser informadas al director de proyecto, al igual que los plazos para implantarlas.

A continuación se muestra la matriz en la que se han basado para la clasificación de los riesgos:

Matriz de clasificación de riesgos del proyecto PROBABILIDAD/IMPACTO:

Figura 11.1 Matriz clasificación de riesgo del proyecto.

Procedencia de los riesgos del proyecto.

Riesgos relativos al alcance del proyecto.

El alcance del proyecto está totalmente definido y los entregables son perfectamente medibles. Al igual que los niveles de calidad, que también han sido definidos.

El alcance del proyecto podrá verse afectado si se produce un cambio en cuanto a la cantidad de Watios (W) que se han de producir por día. Pues tanto los equipos como  las instalaciones podrían variar, suponiendo ello un impacto importante en el cumplimiento de plazos y en consecuencia los costos añadidos que ello supondría.

En la medida de lo posible se mantendrán los trabajos contratados, pues la inclusión de nuevas tecnologías o procedimientos podrían afectar de manera importante a los costos y plazos establecidos. Por tanto, si no existe justificación válida, la propuesta se considerará anulada.

Para la gestión de riesgos en el alcance del proyecto, se realizará un estudio de riesgos en la planta que componen los entregables y actividades del royecto.

Riesgos relativos al cronograma del proyecto.

Los retrasos en la aprobación inicial de los diseños implicará un riesgo de alto nivel. Por tanto, se suministrarán los medio necesarios para que no exista retraso en su inicio.

Los retrasos en el cronograma del proyecto podrían ser causados por la multitud de proyectos que se están gestionando en este momento. Por ello, será el director de proyecto quien establezca prioridades y, si lo considera oportuno, adoptará alternativas mediante la contratación de recursos externos.

Riesgos relativos al coste del proyecto

Siempre que se pueda se evitará la obtención de recursos económicos externos al proyecto. El departamento de contabilidad se basará en un estudio de cash-flow del proyecto que ha realizado de forma detallada previendo los imprevistos mediante un partida financiera.

Se realizarán informes mensuales en el que se mostrarán los avances económicos de la obra, así como las desviaciones sobre las que se tomarán medidas correctoras de forma inmediata si fuese necesario.

Riesgos relativos a la calidad del proyecto.

El equipo que conforma del departamento de control de calidad tiene dilatada experiencia. En el caso de necesitar contratar personal externo para ayudar al equipo de control de calidad se preferirá en la medida de lo posible la contratación de personal con experiencia en el sector. El principal motivo es la envergadura del proyecto.

En el caso de no ser posible, el personal externo que pase a formar parte del equipo de control de calidad y cuya experiencia se escasa, recibirá previamente formación en la materia antes de iniciarse en el proyecto. El responsable de impartirle dicha formación será el departamento de formación. No obstante, tendrá un período inicial de seis meses de supervisión. Uno de los miembros del equipo de control de calidad será asignado como su supervisor, se encargará de revisar toda la información que estime oportuna y ayudará en todos los temas que conozca.

Riesgos relativos a los RRHH del proyecto.

El no disponer de los RRHH necesarios para realizar el proyecto supondría un riesgo analizado en el plan de gestión de recursos humanos del proyecto. Esto provocaría la existencia de demoras en las entregas y no cumplir con la calidad pactada. El coste de no disponer de los recursos humanos en tiempo y con la calidad establecida es uno de los riesgos más relevantes del proyecto.

Tanto el director de proyecto como el responsable de RRHH tiene la obligación de encontrar profesionales con la suficiente cualificación. En caso de incorporaciones recientes al equipo de desarrollo, se comunicará y se asignará a un supervisor durante los primeros meses. Si fuera necesario, recibirá formación previa.

La disponibilidad de visados para traer a trabajadores extranjeros para que trabajen en las oficinas podría ser un condicionante a la hora de la contratación. Por ello, en el caso que éste requiera un nuevo visado se podrá disponer de los fondos de reserva para pagarle un nuevo visado, siempre bajo la supervisión y aprobación del director de proyecto y el responsable de rrhh.

Dado los numerosos proyectos que se encuentran presentes y en pleno desarrollo, el equipo de recursos humanos puede verse colapsado de trabajo. Se contemplará la opción de contratar a personal externo para rebajar la carga de trabajo. Se requiere la aprobación del responsable de rrhh y el director de proyecto.

Riesgos relativos a la comunicación del proyecto.

El departamento de control de documentos funciona correctamente en la empresa. Los sistemas de comunicaciones del proyecto  y los procedimientos oficiales están perfectamente definidos. Todo queda registrado todo en la Intranet, por lo que la trazabilidad de cualquier documento oficial es fácil de monitorizar.

Existe el riesgo de que nuevas incorporaciones de personal puedan tratar las comunicaciones no oficiales como si lo fueran. Para evitar, en la medida de lo posible este riesgo, se entregará un manual al trabajador en el que se detalla los diferentes tipos de comunicados oficiales y como tratarlos en cada caso. Además, se supervisará su trabajo durante los primeros meses.

Otro riesgo detectado para el proyecto, a la hora de la comunicación, sería el idioma. El inglés es el idioma oficial del proyecto, así se refleja en el plan de gestión de las comunicaciones del proyecto. Además, el inglés es el idioma oficial para todas las documentaciones oficiales de la empresa debido al carácter multicultural de la plantilla. Por tanto, es responsabilidad del departamento de rrhh que el personal seleccionado para formar parte de la empresa tenga un nivel de inglés suficientemente alto para no suponer éste ninguna barrera, o inconveniente, a la hora de emitir o recibir comunicados.

Uno de los riesgos más comunes en todos los proyectos es el uso indebido de internet. El uso inadecuado de esta herramienta supondrá sanciones a los trabajadores. Existirán comunicados oficiales sobre las políticas de comunicación en las que se informará claramente del correcto uso de dicha herramienta. Serán entregados a todo el personal del proyecto y deberán entregarse firmados con su aceptación.

El Departamento de Informática instalará cortafuegos en el servidor del proyecto y dará parte sobre su uso al director del proyecto. Éste velará por el cumplimiento de las políticas de comunicaciones del proyecto y tomará las acciones correctivas que considere oportunas.

Riesgos relativos a las adquisiciones del proyecto.

El departamento de contratación cuenta con un equipo con gran experiencia en este tipo de proyectos.

El principal riesgo que se detecta es la posibilidad de que el personal contratado para el trabajo en obra esté poco cualificado y la mano de obra sea insuficiente. En tal caso, el responsable técnico encargado de coordinar el grupo de trabajo, si detecta tal incidencia, podrá solicitar cambios del personal de obra o la contratación de personal de  empresas extranjeras.

Otro de los principales riesgos que se pueden dar son incidencias en el precio y calidad del material provisto. Para ello, se someterán a auditorías e inspecciones de calidad por parte de la empresa para comprobar que el material solicitado es el que se va a suministras y que la calidad de los mismos es la pactada.

Para evitar incidencias sobre el precio, se tratará con más proveedores, con el objetivo final de obtener los mejores precios y con la mejor calidad.

Responsable de los riesgos del proyecto

El responsable del departamento de control de riesgos, junto con su equipo, controlará y actualizará los riesgos durante todo el proyecto. Se encargará de la coordinación de los planes de prevención y de dar apoyo a los planes de contingencia. Si es necesario, realizará cursos de formación a su equipo en el análisis de riesgos.

El responsable de control de riesgos es interno a la empresa, cuenta con una dilatada experiencia en el sector de riesgos. Ha participado en números proyectos, de éste y de otros sectores. El equipo que le rodea también tiene dilatada experiencia. En caso de nuevas incorporaciones  se realizará un curso de formación.

Análisis de la empresa.

Dada la localización del proyecto (Cuba), la Empresa puede verse afectada por las repercusiones políticas de países terceros o del propio país a la hora de actuar. Las repercusiones que pueden surgir pueden afectar notablemente al desarrollo del proyecto.

Tanto el análisis de riesgos del proyecto, como los planes de contingencia, se estudiarán de forma continuada para poder actuar en el momento preciso y  aprovechar, si fuera posible, las situaciones que se presenten durante el transcurso del proyecto.

Dado que IE es una empresa multinacional con una amplia cartera de proyectos vigentes de gran envergadura, cuenta con departamentos altamente especializados. Esta situación se puede tomar como un aspecto positivo, pero también se puede traducir como un factor negativo. Los departamentos pueden verse saturados de trabajo y ver alterados sus prioridades.

Por ello, se intentará programar los trabajos y conocer la disponibilidad de los diferentes departamentos, para asegurar que las tareas a realizar se cumplen en plazo, sin verse afectado el cronograma planificado. Se realizarán tantas reuniones organizativas como el director de proyecto considere necesario, con el fin de evitar dicha situación y lograr los objetivos establecidos.

Además, el hecho de contar con departamentos especializados que mantienen una buena relación de comunicación entre ellos, será utilizado como un elemento de ventaja y mejora. Un análisis detallado debería concluir con una mayoría de riesgos positivos y oportunidades.

Miguel Ángel Ramos Quesada

Alumno Executive Master Project Management (MDAP): Calificación obtenida en el Máster 100/100

Project Manager en everis & NTT Data

Las Palmas de Gran Canaria y alrededores, España

Enseñanza superior