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La Proyectoteca

Proyectos dirigidos por nuestros profesores, consultores y alumnos

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Project Manager
Alumna Executive Master en Dirección de Proyectos
Calificación obtenida 100/100

Miguel Ángel Ramos Quesada

Gestión de los recursos de comunicación del proyecto análisis, diseño, pruebas e implementación de la plataforma digital para el registro, monitorización y seguimiento de cetáceos y tortugas marinas, Océano Atlántico Norte.

Plan de dirección del proyecto.

  1. Resumen ejecutivo del plan de dirección.
  2. Iniciación.
  3. Metodología.
  4. Plan gestión de la integración.
  5. Gestión del alcance.
  6. Gestión del tiempo.
  7. Gestión de los costes.
  8. Gestión de la calidad.
  9. Gestión de los recursos humanos.
  10. Gestión de los recursos de comunicación del proyecto.
  11. Gestión de los riesgos.
  12. Gestión de las adquisiciones.
  13. Gestión de stakeholders.

Plan de dirección del proyecto.

  1. Resumen ejecutivo del plan de dirección.
  2. Iniciación.
  3. Metodología.
  4. Plan gestión de la integración.
  5. Gestión del alcance.
  6. Gestión del tiempo.
  7. Gestión de los costes.
  8. Gestión de la calidad.
  9. Gestión de los recursos humanos.
  10. Gestión de los recursos de comunicación del proyecto.
  11. Gestión de los riesgos.
  12. Gestión de las adquisiciones.
  13. Gestión de stakeholders.

Gestión de los recursos de comunicación del proyecto.

Para Project IT la comunicación con el cliente del proyecto es esencial para el éxito de los proyectos. Desde el inicio del proyecto se determina con el cliente un procedimiento de seguimiento y redireccionamiento del proyecto. En caso de ser necesario se activará con el firme propósito de satisfacer y, si es posible, superar las expectativas del cliente.

Se deben identificar todos los involucrados con el proyecto, así como sus necesidades de información en el transcurso del proyecto, teniendo en cuenta:

  • información que proporcionan,
  • información que reciben,
  • frecuencia,
  • medios de comunicación más efectivos.

El portal “ANÁLISIS, DISEÑO, DESARROLLO, PRUEBAS E IMPLANTACIÓN DE LA PLATAFORMA DIGITAL PARA EL REGISTRO, MONITORIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE CETÁCEOS Y TORTUGAS MARINAS, OCÉANO ATLÁNTICO NORTE”, será una plataforma WEB referente a nivel mundial. Estará dedicada inicialmente a la conservación de especies marinas. Permitirá la consecución de los objetivos estratégicos de internacionalización de la Fundación de la Biodiversidad. 

La plataforma online se convertirá en una herramienta utilizada en proyectos de investigación con utilidades infinitas desde organizaciones e instituciones europeas e internacionales. 

Los entregables del proyecto deberán realizarse en inglés (diseños técnico y funcional, manual de usuario y contribución). El resto de documentación del proyecto se generará en español. El español será el idioma utilizado en las comunicaciones tanto orales como escritas del proyecto.

El Project Manager será la persona adecuada para mantener un «feedback» continuo con el cliente del proyecto. Esto permitirá:

  • resolver de una forma ágil las consultas de éste,
  • proporcionar la información que le sea demandada,
  • atender sus quejas, sin tener que esperar al siguiente comité de seguimiento.

Cuando sea procedente se deberán documentar los acuerdos, o cambios, según procedimiento, para presentarlos en la siguiente reunión de seguimiento.

Objetivos de la comunicación del proyecto.

El plan de comunicación del proyecto es de suma importancia para conseguir la aceptación del cliente y de los stakeholders que correspondan por cada uno de los entregables, hasta el producto final, en tiempo y forma. Lo que permitirá finalizar el proyecto con una valoración final que augure el éxito del proyecto. 

Para ello se establecen los siguientes requisitos:

  • comunicar y compartir de forma efectiva el conocimiento e información de los avances y resultados obtenidos durante el desarrollo del proyecto a los interesados que correspondan tanto internos como externos. Con el nivel de detalle suficiente y mediante el canal y frecuencia adecuada generará compromiso y participación de los stakeholders, involucrándolos en el desarrollo del proyecto e incrementando el rendimiento.
  • conseguir las aprobaciones parciales en los tiempos y forma definidos será clave para que el proyecto avance acorde a lo planificado, hasta la consecución de la aceptación del producto
  • conocer las expectativas del proyecto por parte de los grupos involucrados y definir las estrategias de comunicación permitirán responder adecuadamente, con el objetivo de satisfacer las expectativas al final del proyecto y cumplir con los criterios de éxito definidos.

Reuniones del proyecto.

Reuniones internas del proyecto  y celebradas en las oficinas de Project IT:

  • reuniones del equipo de desarrollo del proyecto :
    • frecuente, a ser posible, diarias,
    • de 15 – 30 minutos aproximadamente,
    • con asistencia de todo el equipo para compartir avances, bloqueos y distribución de tareas. 
  • reunión de seguimiento semana del proyecto l:
    • todos los miércoles de cada semana se convocarán reuniones internas del equipo de gestión del proyecto para valorar los avances, necesidades y decisiones a tomar para el correcto desarrollo del proyecto,
    • estas reuniones, aunque se desarrollen en un ambiente distendido, tendrán carácter oficial y quedarán registradas por el acta de reunión.

Reuniones externas del proyecto de carácter ejecutivo y celebradas en las oficinas del cliente.

  • reunión de seguimiento semana del proyecto l:
    • tendrá lugar cada miércoles y será liderada por el director del proyecto,
    • se ceñirá a describir la situación actual del proyecto, avances conseguidos durante la semana y los objetivos para la siguiente semana,
    • comentar los bloqueos, riesgos y problemas del proyecto,
    • acciones preventivas y correctivas,
    • todo ello recogido y distribuido en la convocatoria con anterioridad y tiempo suficiente para su corrección en caso de ser necesario,
    • estas reuniones tendrán un carácter formal y oficial y siempre quedarán registradas por el acta de reunión correspondiente que será igualmente distribuida y validada con posterioridad por parte de los asistentes,
    • la asistencia podrá ser telefónica, siempre y cuando las circunstancias del proyecto lo permitan y el cliente esté de acuerdo,
    • asistirán los Project manager designados por el cliente para la interlocución entre Project IT y el departamento de Servicios IT de la Fundación de la Biodiversidad.
  • reunión de seguimiento mensua del proyecto l:
    • tendrá el mimo contenido que la semanal, pero con periodicidad mensual, 
    • se celebrará el primer martes laboral de cada mes,
    • además del project manager encargado de la interlocución del departamento de IT de la Fundación de la Biodiversidad y del project manager de Project IT será necesaria la asistencia del patrocinador y directores de los departamentos de Tecnología e Infraestructura y Servicios IT de la Fundación de la Biodiversidad,
    • la asistencia será presencial.

En caso de ser necesario se mantendrán reuniones adicionales con otros propósitos. Por ejemplo, en la fase de “definición de requisitos” y “fase de análisis” se podrá liberar un calendario propuesto. Indicando por cada una de las reuniones:

  • el día de celebración orientativo,
  • duración,
  • temas a tratar,
  • departamentos o sistemas con asistencia necesaria.

Toda reunión adicional a las planificadas sean de carácter comercial, ejecutivo o técnico:

  • deberán contar con el conocimiento y visto bueno del director del proyecto,
  • deberán quedar registradas para su consiguiente seguimiento y control.

Para organizar reuniones eficaces y productivas, será necesario seguir los siguientes pasos:

  • definir el objetivo de la reunión y los temas a tratar,
  • convocar a las personas directamente involucradas en uno de los temas a tratar.
  • calcular la duración de la reunión. Para que una reunión sea eficaz no debería exceder de una hora y media.
  • reservar tiempo para ruegos y preguntas al final.
  • redactar el acta y detallar en ella de forma clara y concisa los temas a tratar y los responsables de cada uno de ellos.
  • adjuntar la documentación necesaria a la convocatoria.
  • elegir una hora y un día. Para alinear las agendas de todos los asistentes se podrán utilizar herramientas de planificación que permitan ver la disponibilidad de   los    asistentes    y    enviarles    la    convocatoria    como: Doodle, Google Calendar o Microsoft
  • enviar la convocatoria una semana antes de la reunión.
  • preparar el espacio con todo el material necesario (cañón, teléfono, wifi etc.) para que los asistentes puedan llevar a cabo su intervención.
  • la reunión debe tener un moderador.
  • en el cierre de la reunión se recogerán:
    • las acciones,
    • los responsables de cada una de ellas,
    • los plazos de ejecución,
    • todo ello deberá constar claramente en el acta.

En el acta de la reunión de la reunión del proyecto:

  • se debe designar alguien para tomar nota,
  • alguien que la redacte,
  • todos los asistentes deberían tomar nota durante la reunión y apuntar las tareas que tiene asignadas para que, una vez finalizada, puedan planificar la ejecución de las mismas.

Informes del proyecto.

Durante el ciclo de vida del proyecto se recoge en documentos la información relevante para el control y seguimiento del proyecto. Esta información se distribuye con al cliente y al resto de interesados implicados:

  • informe semanal del proyecto : a revisar en la reunión de seguimiento semanal,
  • Informe mensua del proyecto l: a revisar en la reunión de seguimiento mensual.

Para su elaboración es necesario recoger la información de distintos miembros del equipo. Por ejemplo, para la elaboración del informe semanal los miembros implicados suben sus informes a carpeta de red correspondiente y envían notificación mediante correo electrónico. Esto facilita enormemente el control de la información, sobre todo cuando el director de proyecto se encuentra fuera de las oficinas.

Esta información se envía durante la mañana de los martes (los lunes para el mensual), para liberar al cliente el informe semanal durante el mismo día y previo a la reunión de seguimiento semanal que tiene lugar cada miércoles.

Estos documentos del proyecto  serán revisados por los stakeholders con mayor influencia en el proyecto. El director del proyecto revisará especialmente el contenido y calidad de estos documentos antes de liberarlos. El contenido debe ser breve y claro sin entrar en el detalle, debe reflejar alguna medida de progreso, positivo o negativo, los riesgos, los obstáculos ocurridos y acciones preventivas,  owner, equipo, stakeholder o interlocutor, si procede, que deba ayudar para subsanar las situaciones en las que el director de proyectos lo necesite.

El análisis de los informes y tomar las medidas necesarias a tiempo son la clave del éxito del proyecto. Tener elaborados buenos informes significa buena dirección, equipos compenetrados y mejora continua de los procesos.

Todo informe adicional requerido por el cliente del proyecto  o cualquier otro actor involucrado del proyecto deberá contar con el conocimiento y visto bueno del director del proyecto para su elaboración, validación y distribución correspondiente.

Comunicación y toma de decisiones.

Se ha tenido un interés especial en mantener informado tanto al cliente del proyecto como al resto de interesados. Se han establecido reuniones periódicas cortas para seguimiento constante del proyecto y comunicación de pequeños avances y temas a desbloquear.

Este hecho facilitaba un mejor entendimiento de los avances conseguidos en el proyecto. Fueron transmitidos en los informes de seguimiento semanales y mensuales. Han sido elaborados de forma práctica y esquemática con herramientas de gestión y control de proyecto que propiciaron una relación de confianza y comprensión que facilitaba la comunicación y toma de decisiones.

Canales oficiales de comunicación del proyecto.

Es imprescindible utilizar el canal adecuado para transmitir el mensaje correctamente y de forma exitosa. Ofrecer la información correcta a las personas adecuadas, en el momento oportuno y en un formato útil es tan importante como el contenido de la información.

Las comunicaciones oficiales del proyecto , envío de entregables y sign off correspondientes deberán quedar por escrito. En el caso de celebración de reuniones con stakeholders externos se emitirá un acta que recoja información de los asistentes, temas tratados, acuerdos alcanzados, acciones pendientes asignados, responsables de su ejecución y seguimiento. Se utilizará el correo electrónico para el envío de entregables y para las aceptaciones de los entregables tanto parciales como finales. Se requiere de registro y custodio de toda la información.

Para las comunicaciones del proyecto  no oficiales, dependiendo de la importancia de la información a transmitir, se utilizará el canal que mejor satisfaga las necesidades de la comunicación en cuestión. Los canales disponibles en Project IT son los siguientes:

  • salas para la celebración de reuniones y conferencias. Las salas deberán ser reservadas, según procedimiento correspondiente, para hacer un buen uso de los espacios comunes de las oficinas,
  • uso de los teléfonos fijos disponibles en el lugar de trabajo. Indispensable que cada empleado informe en su firma de correo electrónico el teléfono y la extensión del teléfono fijo en el que esté localizable,
  • los integrantes del equipo directivo tendrán teléfono móvil, para estar localizables más fácilmente. Pueden disponer de ellos los Team Leader de los equipos de desarrollo, previa aprobación del Project Manager. En la firma del correo electrónico deberán mantener actualizado el teléfono de contacto,
  • correo electrónico corporativo individual. Se utilizará para intercambio de información que corresponda de diferentes naturalezas,
  • buzones de correo. Se crearán 4 buzones corporativos de correo electrónico para el proyecto para permitir que la información fluya por todas las categorías. Potenciando mecanismos de comunicación vertical y horizontal que faciliten la integración entre gerentes, jefes de proyecto, jefes de equipo y/o integrantes del mismo. Los buzones a crear serán los siguientes:
    • buzón de correo para el equipo de dirección, integrantes del equipo de dirección del proyecto y los team leader de cada uno de los equipos de desarrollo. El administrador del buzón será el project manager.
    • buzón de correo de equipo de desarrollo: Se crearán 3 buzones de correo adicionales, 1 buzón para cada uno de los equipos de desarrollo (portales, maquetación y arquitectura). El administrador de cada buzón será el team leader correspondiente.
    • Project IT dispone de buzones de correo a disposición de los empleados para dirigirse a los departamentos existentes para las diferentes operativas que se necesiten. En la intranet corporativa se indican los servicios disponibles y buzones correspondientes.
  • chat corporativo. Herramienta instalada en todos los equipos, utilizada principalmente para dudas puntuales y sencillas de resolver. Permite una comunicación rápida y eficaz para estos fines. Con funcionalidades disponibles para compartir pantalla para exposiciones o explicaciones a otros integrantes del equipo que no se encuentren en el mismo lugar físico.
  • Será fundamental evitar otro tipo de comunicaciones como notas o comunicaciones verbales vía terceros. El generador de la información es el responsable del seguimiento y asegurar el destino y comprensión de las comunicaciones no oficiales.

A continuación se describe, a modo de recomendación, el canal a utilizar según la comunicación del proyecto  a realizar:

Comunicaciones del proyecto Copia ImpresaLlamada / video llamadaChat corporativoEmailReunión

Compromiso de

evaluación

32331
Crear consensos32331

Mediar en un

conflicto

32331

Resolver

malentendidos

31332

Abordar

comportamiento negativo

32321

Expresar apoyo o

aprecio

12212

Fomentar

pensamientos creativos

23313

Hacer una

afirmación irónica

32231

Trasmitir un documento de

referencia

13333

Reforzar la

autoridad

12331

Suministrar registros

permanentes

13313

Mantener la

confidencialidad

21231

Transmitir

información simple

32112

Hacer preguntas

informales

32113

Hacer preguntas

simples

33113

Dar instrucciones

complejas

33321
Dirigir mucha gente233 o 1*23

Lista de documentos oficiales del proyecto.

En la siguiente matriz de distribución y responsabilidad de la información del proyecto  se indica la responsabilidad en la emisión, distribución y acceso a los principales documentos del proyecto.

La leyenda utilizada es la siguientes: E significa “emite”, R “recibe” y A “encuentra accesible”.

 Equipo dirección Project ITPatrocinador del proyecto PMOEquipo dirección ProyectoEquipo programación WebEquipo programación arquitecturaEquipo MaquetaciónTestingEquipo formaciónGerente de Canales Digitales de FBDirector del Área de Tecnología FBDirección de la FB
Descripción actividad del proyecto 
Acta Constitución del proyecto AERRAAAAAA  
Enunciado del alcance del proyecto  RRERRR  R  
EDT del proyecto  RRERRR  R  
Cronograma del proyecto  RRERRRRRR  
Presupuesto del proyecto  RRERRRRRR  
Líneas base del proyecto AERERRR  R  
Plan de riesgos del proyecto  RAEAAA     
Plan RRHH del proyecto  AAE        
Plan comunicaciones del proyecto  AAE        
Plan adquisiciones del proyecto  AAE        
Plan calidad del proyecto  AAEAAA     
Plan gestión configuración del proyecto  AAE        
Plan interesados del proyecto  AAE        
Informes desempeño semanal del proyecto  RAEEEE     
Informes desempeño mensual del proyecto  RAEEEE  R  
Informes resumen cliente del proyecto  AAE     R R
Órdenes de cambio del proyecto  EAR     R  
Cierre administrativo del proyecto  RRE     R  
Archivos del proyecto AAEEEEEE   
Aceptación formal del proyecto  RRR     E  
Lecciones aprendidas del proyecto  ARREEEEE   

Matriz de comunicación del proyecto.

El responsable de sistema de gestión de la información del proyecto:

  • tendrá actualizada la lista de stakeholders del proyecto durante todo el ciclo de vida del mismo,
  • mantendrá la matriz de comunicación alineada con el listado de stakeholders.

La matriz de comunicación del proyecto  tendrá que ser revisada para detectar cambios en las necesidades que requieran de determinar estrategias diferentes.

A continuación, la matriz de comunicación del proyecto  en la fase de planificación del proyecto:

IDSTAKEHOLDER

Inquietud     Evaluación del           del impacto del proyecto 

interesado del proyecto 

NecesidadesEstrategias
SH001

Director del Proyecto

(PM)

Media-

alto

Alto

Necesidad 1

Necesidad 2

Estrategia 1

Estrategia 2

SH002PatrocinadorAltoAltoMantenerse informado al instante de puntos importantes

Exponer informe semanal y mensual, consensuar decisiones importantes, asegurar alto nivel de

comunicación

SH003

Equipo de Dirección

del Proyecto

MedioMedia-alto

Necesidad 1

Necesidad 2

Estrategia 1

Estrategia 2

SH004Departamento financieroBajoBajo

Necesidad 1

Necesidad 2

Estrategia 1

Estrategia 2

SH005

Departamento de

RRHH

BajoMedio

Necesidad 1

Necesidad 2

Estrategia 1

Estrategia 2

SH006Departamento Legal

Media-

alto

Bajo

Necesidad 1

Necesidad 2

Estrategia 1

Estrategia 2

SH007Equipo de desarrollo de softwareMedioMedio

Necesidad 1

Necesidad 2

Estrategia 1

Estrategia 2

SH008

Equipo de

maquetación

MedioMedio

Necesidad 1

Necesidad 2

Estrategia 1

Estrategia 2

SH009Equipo de arquitectosMedioMedio

Necesidad 1

Necesidad 2

Estrategia 1

Estrategia 2

SH010

Gerente mantenimiento de aplicaciones

informáticas

MedioMedio

Necesidad 1

Necesidad 2

Estrategia 1

Estrategia 2

SH011

Empresa de

Infraestructura

MedioMedia-alto

Necesidad 1

Necesidad 2

Estrategia 1

Estrategia 2

SH012

Gerente de Canales

Digitales (cliente)

Media-

alto

Alto

Necesidad 1

Necesidad 2

Estrategia 1

Estrategia 2

SH013Gerente de SistemasMedioMedia-alto

Necesidad 1

Necesidad 2

Estrategia 1

Estrategia 2

SH014

Gerente de

Despliegues

BajoMedio

Necesidad 1

Necesidad 2

Estrategia 1

Estrategia 2

SH015Gerente de TestingMedioMedio

Necesidad 1

Necesidad 2

Estrategia 1

Estrategia 2

SH016Director de Auditoría y SeguridadMedia- altoMedio

Necesidad 1

Necesidad 2

Estrategia 1

Estrategia 2

SH017

Director del Área de

Tecnología

Media-

alto

Media-alto

Necesidad 1

Necesidad 2

Estrategia 1

Estrategia 2

SH018Usuarios FinalesBajoMedia-alto

Necesidad 1

Necesidad 2

Estrategia 1

Estrategia 2

SH019Comité de Control de CambiosAltoAlto

Necesidad 1

Necesidad 2

Estrategia 1

Estrategia 2

SH020Dirección de la FB

Media-

alto

Alto

Necesidad 1

Necesidad 2

Estrategia 1

Estrategia 2

Plantillas para documentos oficiales del proyecto.

En el repositorio documental corporativo se encontrarán las plantillas corporativas a utilizar para los entregables principales y documentos oficiales del proyecto, como diseños Funcional, técnico…

El cliente podrá recomendar o exigir la utilización de plantillas propias a utilizar para los entregables. Antes de iniciar los trabajos se consultará a la FB por la existencia o preferencia en la utilización de plantillas y formatos propios.

Director del proyecto:
Miguel Ángel Ramos
  • Sesión informativa de la 59º edición del Executive Master en Dirección de Proyectos MDAP
  • Dónde: Online
  • Cuando: 2º y 4º jueves de cada mes
  • Hora Madrid- España: 19:00

¿Prefieres que te llamemos?

  • info@nextop.es
  • 00 34 692 691 899

Miguel Ángel Ramos Quesada

Alumno Executive Master Project Management (MDAP): Calificación obtenida en el Máster 100/100

Project Manager en everis & NTT Data

Las Palmas de Gran Canaria y alrededores, España

Enseñanza superior

Sesión informativa 59º Edición Executive Master en Dirección de Proyectos y Cursos derivados.

  • Dónde: Online.
  • Cuándo: 19/12/2019.
  • Hora Madrid- España: 18:00.

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