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Gestión de los recursos de comunicación del proyecto: Diseño, contratación e implementación de un sistema automático de mensajes EDI de aviso de llegada al puerto de contenedores y vehículos de exportación en Valencia, Sagunto y Santander (España).

La Proyectoteca

Proyectos dirigidos por nuestros profesores, consultores y alumnos

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Project Manager
Alumno Executive Master en Dirección de Proyectos<br

Arantxa Espejo Aranegas

Gestión de los recursos de comunicación del proyecto: Diseño, contratación e implementación de un sistema automático de mensajes EDI de aviso de llegada al puerto de contenedores y vehículos de exportación en Valencia, Sagunto y Santander (España)

Plan de dirección del proyecto.

  1. Resumen ejecutivo.
  2. Iniciación.
  3. Metodología.
  4. Gestión de la integración.
  5. Gestión del alcance.
  6. Gestión del tiempo.
  7. Gestión de los costes.
  8. Gestión de la calidad.
  9. Gestión de los recursos humanos.
  10. Gestión de los recursos de comunicación del proyecto.
  11. Gestión de los riesgos.
  12. Gestión de las adquisiciones.
  13. Gestión de los interesados.

Plan de dirección del proyecto.

  1. Resumen ejecutivo.
  2. Iniciación.
  3. Metodología.
  4. Gestión de la integración.
  5. Gestión del alcance.
  6. Gestión del tiempo.
  7. Gestión de los costes.
  8. Gestión de la calidad.
  9. Gestión de los recursos humanos.
  10. Gestión de los recursos de comunicación.
  11. Gestión de los riesgos.
  12. Gestión de las adquisiciones.
  13. Gestión de los interesados.

Planificar la Gestión de las comunicaciones

Una efectiva comunicación es siempre clave para la consecución de los objetivos del proyecto. Por ello es muy importante determinar un enfoque adecuado para cubrir las necesidades y requisitos de información de todos los actores interesados en el proyecto.

Las comunicaciones se ejecutarán mediante dos vías:

·         Correo electrónico a los interesados, que deberá ser puesto a disposición del equipo en el servidor del proyecto.

·         Comunicación oral, con la posterior confirmación por escrito en forma de correo electrónico, almacenándose del mismo modo en el servidor del proyecto.

Se seguirá la plantilla que posee la empresa para tal fin, de modo que solo hay que rellenar la información y el riesgo de omitir información que pueda ser comprometedora en un futuro se reduce.

Planificación de las comunicaciones 

Tras cada reunión de proyecto el director de proyecto enviará minutas de la reunión a los interesados.

Cada dos semanas se enviará un comunicado y convocatoria de reunión informativa del estado del proyecto a los Responsables Europeos de Richardson.

Mensualmente, se enviará un comunicado y convocatoria de reunión informativa del estado del proyecto al gerente de España y Europa de Kuruma, SL.

Siempre es obligatorio registrar minutas de las reuniones, y publicarlas en el servidor del proyecto.

Una vez al mes el Director de Proyecto emitirá el Informe Mensual del proyecto.

En resumen, se van a seguir dos métodos de comunicación:

·         Comunicación interactiva: Reuniones, teleconferencias.

·         Emisión de comunicación: Notas informativas, correos electrónicos, informes.

No obstante, no hay que olvidar que dado el tamaño del equipo de proyecto, la comunicación informal es fundamental.

 

Siempre se debe seguir el modelo de la empresa para comunicaciones, que lo encontramos en el ANEJO B “PLANTILLA COMUNICACIONES RICHARDSON

Matriz control documental

La matriz se irá llenando conforme se vayan generando documentos, ya sean provenientes de plantillas o de creación propia.

Proyecto

Tipo

Nombre

Versión

Codificación final

ES16ALP

Documento

ACP

V01

ES16ALPD_ACP_v01

ES16ALP

Plantilla

Comunicaciones oficiales

V05

ES16ALPP_comunicaciones_v05

ES16ALP

Plantilla

Paquete de proyecto

V02

ES16ALPP_paquete_proyecto_v02

ES16ALP

Plantilla

Control de cambios

V04

ES16ALPP_control_cambios_v04

ES16ALP

Plantilla

Ficha control de costes

V01

ES16ALPP_ficha_costes_v01

ES16ALP

Documento

Kick-off meeting

V01

ES16ALPD_kickoff _v01

ES16ALP

Plantilla

Control Auditoria externa

V04

ES16ALPP_external_audit_v04

ES16ALP

Plantilla

Control Auditoria interna

V04

ES16ALPP_internal_audit_v04

Tabla 20. Matriz de control documental. Fuente: Elaboración propia.

Controlar las comunicaciones 

Se trata de supervisar y controlar las comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.

La herramienta de control por excelencia es el “Paquete de Proyecto” cuya parte más importante es el Registro de Acciones. Es una herramienta de fácil manejo que va actualizando el director de proyectos en las reuniones con el equipo. El fichero Excel posee diferentes pestañas, descritas a continuación:

  • Aquí se indica el anuncio de la siguiente reunión, y se hacen pequeños resúmenes de las reuniones anteriores.
  • Control de Asistencia. Se distinguen cuatro estados: Atiende; No aplica; Excusado; No atiende no excusado.
  • Action Register. Se trata del registro de acciones en sí mismo. En él vamos incluyendo las acciones pendientes por hacer en el proyecto, con control de tiempo y asignación de responsabilidades.
  • Issue Open / Closed. Una vez detectado un problema o incidente, lo registraremos como Incidencia en el registro. Una vez cerrado, se traslada a la pestaña Closed.
  • Risk Open / Closed. Cuando se detecta un riesgo que podría aparecer se incluye en Open. Una vez controlado se pasa a Closed.

En el ANEJO C encontramos las plantillas de la Agenda y del Registro de Acciones.

Director del proyecto:
Arantxa Espejo Aranegas
  • Sesión informativa de la 59º edición del Executive Master en Dirección de Proyectos
  • Dónde: Online
  • Cuando: 2º y 4º jueves/mes
  • Hora Madrid- España: 19:00

¿Prefieres que te llamemos?

  • info@nextop.es
  • 00 34 692 691 899

Ana Alejandra Aguirre Rodriguez

Alumno Executive Master Project Management (MDAP): Calificación obtenida en el Master 100/100.

Responsable de las Pruebas de Paternidad.
Colaboradora del Área de Genética Molecular

Project Manager (PMP)

Sesión informativa 59º Edición Executive Master en Dirección de Proyectos y Cursos derivados.

  • Dónde: Online.
  • Cuándo: 19/12/2019.
  • Hora Madrid- España: 18:00.

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