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La Proyectoteca

Proyectos dirigidos por nuestros profesores, consultores y alumnos

Gestión de los recursos de comunicación del proyecto: diseño, contratación, construcción y puesta en marcha de una planta desalinizadora mediante el uso de energías renovables (energía maremotriz) en la Habana, Cuba.

Director del proyecto: Alba Cruz González.
Alumno Master dirección proyectos. Calificación obtenida: 100/100.

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Si la Dirección de Proyectos te parece muy complicada es porque no te la han explicado bien.

Plan de dirección del proyecto (en azul donde estamos).

  1. Resumen ejecutivo
  2. Iniciación del proyecto
  3. Metodología del proyecto
  4. Gestión de la integración del proyecto
  5. Gestión del alcance del proyecto
  6. Gestión del tiempo del proyecto
  7. Gestión de los costes del proyecto
  8. Gestión de la calidad del proyecto
  9. Gestión de los recursos humanos del proyecto
  10. Gestión de los recursos de comunicación del proyecto
  11. Gestión de los riesgos del proyecto
  12. Gestión de las adquisiciones del proyecto
  13. Gestión de los interesados del proyecto

Gestión de los recursos de comunicación del proyecto.

Plan de gestión de las comunicaciones del proyecto.

Este plan tiene por objeto definir la sistemática y medios para la gestión de correspondencia y minutas de reunión, incluyendo su codificación, distribución y archivo a utilizar durante el desarrollo del proyecto.

Este procedimiento es de aplicación a todos los participantes del proyecto. Otros aspectos de coordinación y comunicación se tienen en cuenta en los procedimientos específicos del proyecto.

Las comunicaciones a definir serán tanto las denominadas oficiales, como las no oficiales. Es decir, aquellas necesarias para conseguir los objetivos del proyecto y poder finalizarlo: Ingeniería, Contrataciones, Compras y Construcción (oficiales) y las comunicaciones relativas a la transmisión de tareas que ayuden a mejorar la funcionalidad y el rendimiento de los equipos que intervienen que conforman el grupo de trabajo (no oficiales).

Una correcta comunicación es fundamental para conseguir los objetivos establecidos del proyecto. Las comunicaciones con el cliente del proyectoserán prioritarias. Tanto el director de proyecto como el patrocinador del  proyecto serán los únicos encargados de su coordinación. Habrá planes específicos para tratar las visitas oficiales del cliente.

El objetivo principal de las comunicaciones oficiales del proyecto será tratar el avance de los trabajos según lo definido en la EDT del proyecto con los interesados correspondientes. Todas las comunicaciones oficiales del proyecto se ajustarán a los formatos dispuestos por las normas de la empresa. El departamento de control de documentos será el responsable de realizar los envíos, así como de las recepciones de las comunicaciones oficiales, registrando, codificando y distribuyendo todas de forma correcta.

Todas las comunicaciones oficiales del proyecto quedarán registradas en el departamento de control de documentos. No se considerarán oficiales si no siguen el camino formal; de igual modo, no se considerarán oficiales si no cumplen con los criterios de calidad exigidos o no se realizan a través de los documentos oficiales.

A nivel interno, las relaciones y comunicaciones del equipo de dirección de proyectos serán más personales y se categorizarán en la rama de no oficiales. Se emplearán fundamentalmente el sistema de comunicación oral y los correos electrónicos. La comunicación oficial se reducirá a los informes periódicos que servirán de base para los informes que el equipo de dirección de proyectos tenga que remitir al patrocinador del proyecto, así como requerimientos administrativos básicos (vacaciones, bajas, peticiones de material…).

Definiciones.

  • Compañía: IE (Innova Engineering).
  • Consultora: EEW (Electric Energy World).
  • Contratista: cualquier empresa contratada por la compañía para la provisión de bienes y servicios.
  • Suplidor: cualquier proveedor o fabricante.
  • Correspondencia de dirección: la cursada oficialmente entre los representantes de las partes, conforme a los requisitos de este procedimiento. No incluye la correspondencia técnica.
  • Correspondencia técnica: la que envía documentación técnica a través de transmittal, conforme al procedimiento de gestión de la documentación del proyecto.
  • Documentación técnica: toda aquella que figura en la lista de productos aprobada para el proyecto.
  • Documentum: sistema electrónico de gestión de documentos.

Procedimiento.

Criterios generales y normas de redacción.

La correspondencia oficial del proyecto incluye cartas, minutas, actas, transmittals y e-mails codificados entre la COMPAÑÍA y la CONSULTORA.

  • Las cartas se utilizarán para todos aquellos temas de alcance Contractual o que contengas información comercial.
  • Las minutas y actas se utilizarán para todos aquellos temas que se hayan definido en cualquier reunión concertada entre los involucrados en el desarrollo del proyecto.
  • Los transmittals se utilizarán para la transmisión de documentación técnica, que es toda aquella que figura en la lista de productos aprobada para el proyecto según lo indicado en el “procedimiento de gestión de la documentación” del proyecto.

Todas las comunicaciones oficiales entre la COMPAÑÍA y la CONSULTORA deben dirigirse desde los respectivos representantes.

Los correos electrónicos numerados de la CONSULTORA pueden emitirse, por delegación del representante de la CONSULTORA por parte de las siguientes posiciones, siempre y cuando se dirija a su contraparte en la organización de la COMPAÑÍA:

ASUNTO

PUDE SER DELEGADO EN

INGENIERÍA

Gerente del Proyecto/ Gerente de Ingeni.

PROCESOS

Gerente del Proyecto/ Gerente de Proces.

APROVISIONAMIENTO

Gerente de Aprov./ Ing. de Proyectos

CONSTRUCCIÓN

Gerente del Constr./ Gerente de Proyec.

CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD

Gerente de Calid. y Produc. / Ing. de Proyec.

Taba 10.1 Representantes de cada área.

Correspondencia de dirección:

  • Asunto:
    • la correspondencia de dirección se limitará a un solo tema por cada comunicación,
    • el asunto de la correspondencia debe ser un tema concreto,
    • se evitarán los enunciados genéricos o poco claros.
  • Oficialidad: las comunicaciones sin numeración y/o firma de los representantes autorizados (o enviada, en el caso de los correos electrónicos) mo tendrán validez oficial.
  • Formato: se deberán rellenar los siguientes campos del formato:
    • referencia: en las comunicaciones que sean respuesta a otra deberá indicarse la referencia de la comunicación a la que se responde,
    • en caso de llevar adjuntos éstos deben ser listados e indicados,
    • todas las cartas deberán marcar si requieren respuesta o no,
    • si se requiere respeuesta antes del plazo contractual.

Al contrario que la documentación técnica, la correspondencia no admite revisiones. Por ello si una comunicación por carta, correo electrónico codificado o transmitta,l contiene información errónea que sea necesaria revisar o comentar, se emitirá una nueva corrigiendo/comentando o anulando la anterior.

La  correspondencia codificada (cartas, mail numerados…) será archivada en Documentum en formato PDF y/o MSG para referencia posterior y registrada en el Registro de Correspondencia incluido en este procedimiento.

Canales de correspondencia entre la compañía y la consultora.

Correspondencia oficial.

Todas las comunicaciones oficiales del proyecto irán dirigidas entre el representante de la COMPAÑÍA y el representante de la CONSULTORA, debiendo ser obligatoriamente codificadas, firmadas y fechadas.

Los datos de contacto de los representantes de las partes son:

CONSULTORA.

EEW.

Destinatario:

Sra. Blanca Jiménez

Dirección:

Madrid

Teléfono:

666333444

E-mail:

bjimenez@ie.com

COMPAÑÍA:

IE

Destinatario:

Sr. Frank Benz

Dirección:

Londres

Teléfono:

999888777

E-mail:

fbenz@eew.com

Taba 10.2 Representantes y contactos de las Partes

Correspondencia técnica del proyecto.

La correspondencia técnica del proyecto para la emisión de documentos técnicos se realizará conforme al procedimiento de gestión de la documentación del proyecto.

Los comentarios a los documentos enviados por esta vía deberán enviarse con la hora de comentarios conforme al procedimiento de control de comentarios.

Idioma a utilizar en las comunicaciones del proyecto.

Todas las comunicaciones entre la COMPAÑÍA y la CONSULTORA serán en inglés.

Las comunicaciones entre la CONSULTORA, licenciantes y suplidores podrán ser en inglés o en español, según sea el requerimiento o la instrucción.

Codificación y numeración.

Código

Del

Proyecto

 

 

Emisor

 

 

Receptor

 

Tipo

de

Documento

 

Número secuencial

AC02018

XXX

RRR

YY

NNNNN

Taba 10.3 Codificación y numeración de la correspondencia del proyecto.

 

La correspondencia se identificará utilizando los siguientes grupos:

  • XXX: Código identificativo del originador.
  • RRR: Código identificativo del receptor.

CONSULTORA

EEW

COMPAÑÍA

IE

CONTRATISTA

CON

SUPLIDOR

SP

Taba 10.4 Código identificativo del receptor

 

YY: Tipo de documento, puede ser:

Código

Descripción

L

Carta

T

Transmittal

E

Correo electrónico (e-mail)

M

Minutas

F

Fax

Tabla 10.5 Tipo de documento

 

NNNN: Número secuencial. Se establecen los siguientes números secuenciales para las cartas en función del asunto:

Número secuencial

Desde

Hasta

General, Contratos, Proyecto

00001

19999

Aprovisionamiento

20000

29999

Inspección

30000

39999

Control de Proyecto, Facturación

40000

49999

Construcción

50000

60000

Taba 10.6 Número secuenciales de las cartas en función del asunto

 

Para los transmittal, la secuencia depende del tipo de documento:

Asunto

Desde

Hasta

Documentos de Ingeniería emitidos por la CONSULTORA

00001

19999

Documentos de Suplidor

20000

39999

Respuesta a comentarios de la COMPAÑÍA

40000

60000

Taba 10.7 Secuencia numérica de los transmital.

 

Ejemplos:

AC02018-EWW-IE-L-00001: Carta oficial de la CONSULTORA a la COMPAÑÍA.

AC02018-EWW-IW-E-20000: Correo electrónico numerado sobre aprovisionamiento de la CONSULTORA a la COMPAÑÍA.

AC02018-EWW-IE-T-00001: Transmittal oficial para envío de documentación de ingeniería de la CONSULTORA a la COMPAÑÍA.

Emisión/Recepción.

Cartas.

El originador del texto de la carta lo enviará al Responsable del Departamento de Control de Documentos, que se encargará de darle el formato oficial (ver Anexo III: Templates comunicaciones) y la codificación correspondiente, asignando el siguiente número secuencial disponible en el registro de Correspondencia (ver Anexo III: Templates comunicaciones).

Posteriormente, la carta será firmada por el Representante de la COMPAÑÍA o la CONSULTORA y emitida.

Para su emisión oficial y con el fin de agilizar la comunicación, la distribución se hará mediante envío por correo electrónico. El centro emisor quedará en custodia del original, procediendo a su registro y distribución interna.

Correos electrónicos.

En el caso de correo oficiales (numerados), el originador del texto solicitará a la Secretaria el siguiente número secuencial disponible en el Registro de Correspondencia. Posteriormente, el correo será emitido por el Representante autorizado de la COMPAÑÍA o CONSULTORA.

Minutas de reunión.

Es responsabilidad de EEW documentar los acuerdos alcanzados en las reuniones mediante la emisión de las Minutas de reunión en base a la plantilla disponible (ver Anexo III: Templates comunicaciones).

Las reuniones han de ser convocadas, a ser posible con más de tres días de antelación, mediante correo electrónico ordinario. Se indicará el propósito, las organizaciones que deben estar presentes y la fecha, hoy y lugar de reunión, incluyendo una agenda de reunión con los asuntos a tratar.

El originador incluirá la distribución y solicitará a la secretaria la codificación correspondiente. Esta distribución ha de incluir a aquellas organizaciones que, aún no habiendo participado en la reunión, pudieran verse a afectadas por sus resultados.

Cada organización revisará e incorporará los comentarios que estime oportuna sobre la emisión inicial. Tras su revisión serán firmadas por el Responsable de la disciplina originadora.

Posteriormente el departamento de control de documentos procederá a emitirla oficialmente.

Registro.

El responsable del departamento de control de documentos mantendrá una base de datos centralizada de la correspondencia del proyecto, el cual permite el seguimiento de las acciones pendientes en base a la fecha de emisión e identifica el cierre con el registro de referencias cruzadas.

El departamento de control de documentos cuando reciba la correspondencia se asegurará de que ésta sea correctamente registrada, hará recepción oficial y revisará la distribución interna, completándola si así fuera necesario.

Con una periodicidad mensual, cotejarán sus registros de correspondencias, clarificando cualquier correspondencia pendiente. Los número anulados no se utilizarán de nuevo en una futura correspondencia.

Distribución.

Para agilizar la rapidez en la comunicación, la distribución de la correspondencia se hará mediante envío por correo electrónico de la copia escaneada con el acuse de recibo de la Parte Contraria.

En la distribución, el emisor incluirá en copia en el correo de transmisión a :

  • el representante de la parte a quien va dirigida la carta,
  • el personal propio que el originador indique al rellenar la distribución,
  • los responsables del departamento de control de documentos. Éstos tienen la responsabilidad última en asegurar la correcta distribución interna.

Con respecto a la correspondencia entrante, una vez introducido en el registro de correspondencia, el responsable del departamento de control de documentos de EEW hará la siguiente distribución:

  • distribución oficial al representante de EEW: mediante copia impresa de la carta adjuntando la hoja de distribución interna (ver anexo III: templates comunicaciones). Ello permitirá asignar la distribución interna asignando las acciones pertinentes en caso de haberlas,
  • distribución general interna para información y/o acción, en base al paso anterior.

La correspondencia junto con sus anexos será subida a documentum en formato PDF. El nombre de los ficheros electrónicos coincide con el código de correspondencia. Los documentos revisados se cargarán sobre la versión inicial utilizando para ello la versión superior.

Plantillas para las comunicaciones del proyecto.

Formato oficial de carta:

Figura 10.1 Formato oficial de carta

 

Formato registro de correspondencia:

Figura 10.2 Formato registro de correspondencia

 

Hoja de distribución interna:

Figura 10.3 Hoja de distribución interna

Miguel Ángel Ramos Quesada

Alumno Executive Master Project Management (MDAP): Calificación obtenida en el Máster 100/100

Project Manager en everis & NTT Data

Las Palmas de Gran Canaria y alrededores, España

Enseñanza superior