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La Proyectoteca
Proyectos dirigidos por nuestros profesores, consultores y alumnos

Gestión de las adquisiciones del proyecto análisis, diseño, pruebas e implementación de la plataforma digital para el registro, monitorización y seguimiento de cetáceos y tortugas marinas, Océano Atlántico Norte.

 

Director del proyecto: Miguel Ángel Ramos Quesada.

Alumno Master Project Management (MDAP): calificación 100/100.

¿Te gustaría dirigir Proyectos como este?

Si la Dirección de Proyectos te parece muy complicada es porque no te la han explicado bien.

Gestión de las adquisiciones del proyecto.

Plan de gestión de las adquisiciones del proyecto.

Es la descripción de los procesos relacionados con las adquisiciones del proyecto:

  • compra de bienes y servicios que el proyecto requiere,
  • normativa que afecta al proyecto,
  • responsabilidad de cada miembro de la organización con respecto a las adquisiciones del proyecto,
  • condiciones básicas en materia de adquisiciones a nivel corporativo.

Se requiere analizar la disponibilidad de proveedores para decidir si subcontratar, o no, el servicio de instalación, configuración, gestión y mantenimiento de la infraestructura. Tanto a nivel de máquinas virtuales como a nivel de software para el entorno de desarrollo.

El project manager será el máximo responsable de la propuesta de oferta a remitir al departamento de compras de Project IT, que es el encargado de la gestión de proveedores.

Otra adquisición del proyecto a realizar será la licencia de desarrollo del gestor de contenidos WebCenter Sites.

Ambas adquisiciones del proyecto se requieren en etapa tempranas del proyecto. Cualquier variación en plazos y costes deberá ser rápidamente comunicada al director del proyecto para evaluar su impacto y determinar las decisiones a tomar.

                                                       

FASE DEL PROYECTO

FASE III – DESARROLLO PORTALES

Servicio

Infraestructura entorno de desarrollo

Duración: 254 días

Inicio: 01/07/2017

Fin: 12/03/2018

La compra de materiales también la ejecutará el departamento de compras.

La contabilidad y custodio de registros, tanto de compra de materiales así como de adquisiciones, se llevará a cabo por el departamento contable.

Restricciones y supuestos que afectan a las adquisiciones del proyecto planificadas.

Se considerarán las condiciones generales determinadas por el departamento legal en la subcontratación de servicios. La gestión con los proveedores será realizada por el departamento de compras.

Dada la urgencia en la disponibilidad del entorno de desarrollo será necesario decidir rápidamente sobre hacer, o subcontratar, la infraestructura correspondiente. Esta actividad es sumamente importante para no afectar a los plazos del proyecto planificados.

Las siguientes adquisiciones del proyecto serán responsabilidad de la Fundación de la Biodiversidad. Esta responsabilidad viene recogida en el acta de constitución del proyecto. Estas responsabilidades son las siguientes:

  • licencias software,
  • enterprise del gestor de contenidos WCS para el entorno de producción.
  • hardware necesario para montar la infraestructura de la plataforma,
  • servicios de instalación,
  • servicios de configuración,
  • servicios de mantenimiento de entornos de preproducción y producción,
  • contratación y cuotas por el uso de aplicaciones proporcionadas por el sistema Argos de localización de especies,
  • adquisición de transmisores para colocar a ejemplares y cederlos al equipo de desarrollo de Project IT en la fase de implementación,
  • otros transmisores para cederlos al equipo de pruebas funcionales para la ejecución de la fase de pruebas,

El responsable de líneas base del proyecto deberá supervisar/ recordar/comunicar frecuentemente a la FB para que ejecute las adquisiciones necesarias en tiempo y forma, para que no afecte a los plazos y costos del proyecto.

Análisis de hacer o comprar.

Una de las dudas más frecuentes que surgen a la hora de realizar alguna parte concreta del proyecto, para el que se requiere unos materiales, equipamiento o conocimientos específicos, es la de subcontratar el servicio a una empresa externa o bien contratar a un equipo y recursos propios desde el comienzo.

Normalmente, y de manera incorrecta, este tipo de decisiones se suelen tomar basándose exclusivamente en el aspecto económico, cuando en realidad intervienen varios factores que se han de tener en cuenta.

Las decisiones de hacer internamente o comprar/subcontratar, son una herramienta básica en la planificación de la gestión de adquisiciones de los proyectos.

Siempre y cuando no afectemos en plazos al proyecto, y sea posible valorar la ejecución interna, se analizarán las siguientes cuestiones que ayudarán a tomar la decisión:

Cuando hacerlo internamente:

  • el coste de hacerlo internamente sea inferior a la oferta del proveedor,
  • sea complicado controlar la calidad del proveedor,
  • cuando el trabajo que vamos a subcontratar requiera formar a proveedores en know-how propio,
  • debamos usar información sensible y de alto valor. Es mejor que este tipo de información no salga de la empresa.
  • podamos cumplir los plazos con personal propio,
  • nuestra empresa tenga personal o equipos infrautilizados,
  • sea necesario mantener el control del resultado,
  • tengamos internamente capacidad y experiencia para realizarlo.

Cuando comprar/subcontratar:

  • sea más barato que hacerlo internamente,
  • no podamos tenerlo a tiempo con el personal interno,
  • cuando el proceso de adquisición lleva menos tiempo que formar al personal,
  • se trate de un trabajo especializado y complejo con riesgo de error interno.

Tras contestar a las preguntas descritas, y analizar los resultados obtenido se tomará la decisión más acertada. Siempre se primará no afectar a los plazos del proyecto.

Gestión de proveedores del proyecto.

El departamento de compras de “Project IT” es el responsable de la definición y cumplimiento de la Política y Estrategia de compras de la organización.

De acuerdo con el principio de optimización del coste se encargarán de ejecutar los procedimientos correspondientes para:

  • la evaluación de oportunidades,
  • análisis del producto,
  • estudios de mercado,
  • evaluación,
  • selección y gestión de proveedores,
  • negociación de contratos, precios y pedidos, 
  • seguimiento de la calidad,
  • confección y cumplimiento del acuerdo de nivel de servicio (ANS).

El proceso para la realización de una adquisición se divide en tres fases:

  • solicitud de presupuesto,
  • adquisición del servicio,
  • facturación.

Solicitud de presupuesto sobre la adquisición del proyecto

Se envía petición al buzón de correo electrónico del departamento de Compras de “Project IT”, con formulario de solicitud adjunto. En caso de no disponer del mismo solicitarlo vía email también.

El departamento de compras podrá consultarnos dudas o información adicional sobre el servicio solicitado. En caso de no disponer de un proveedor que satisfaga el servicio solicitado el departamento de compras gestionará los RFI (Request for information), RFQ (Request for Quotation) y RFP (Request for Proposal) que fuesen necesarios.

El departamento de compras remitirá un listado de los proveedores mejor evaluados que ofrecen el servicio solicitado. Contendrá información de cada uno de ellos como reputación, coste, plazo, calidad, niveles de servicio, etc.

Adquisición del servicio.

El departamento de compras podrá tener el servicio negociado con un proveedor determinado. Desde el proyecto se decidirá si está o no conforme con el presupuesto recibido. Como segunda opción podrá recibir presupuestos correspondientes a los proveedores seleccionados.

El project manager, junto con el equipo directivo, estudiarán los proveedores y presupuestos recibidos. Decidirán si ejecutar la subcontratación del servicio o, por el contrario, contratar recursos humanos y materiales necesarios para ejecutar el servicio con el equipo de desarrollo.

En caso de elección de uno de los presupuestos se enviará correo electrónico al departamento de compras para la solicitud de contratación del servicio con la oferta adjunta.

El equipo de desarrollo/directivo consumirá el servicio contratado y será su responsabilidad asegurar y supervisar que el servicio recibido es acorde al SLA del contrato. El albarán será almacenado y custodiado por el departamento de compras.

Para la ejecución de actividades técnicas o resolución de incidencias técnicas, el equipo de desarrollo se podrá comunicar con los técnicos responsables del proveedor mediante correo electrónico al buzón correspondiente o teléfono. Dentro del equipo de desarrollo el team leader será el encargado de tales comunicaciones o delegará en algún miembro de su equipo.

En caso de que la incidencia no se resuelva, dentro de un período razonable de tiempo, se elevará al project manager y al responsable de calidad. Si se produjese un incumplimiento del SLA o insatisfacción del servicio proporcionado, se comunicará al departamento de compras que llevarán a cabo las medidas pertinentes para garantizar que las obligaciones contractuales y legales se cumplan.

El servicio contratado podrá ser renegociado para modificar las condiciones del mismo en caso necesario. En ese caso, el project manager lo comunicará las peticiones/necesidades al departamento de compras. Siendo este el responsable de gestionar/comunicar/negociar con el proveedor.

Facturación.

El Departamento de compras ejecutará los procesos contables de albaranes, validación y pago de facturas a los proveedores según políticas y procedimientos establecidos.

Gestión de contratos.

Project IT puede disponer de contratos cerrados de larga duración con un proveedor que preste el servicio de infraestructura de entornos solicitado. 

En ese caso, el project manager, junto con el equipo con perfil técnico de desarrollo, valorarán si el SLA acordado satisface las necesidades del proyecto, o por el contrario, fuese necesario renegociar para acordar un SLA diferente. La mediación y negociación entre el proyecto y el proveedor la realizará el departamento de compras.

La gestión de los contratos será responsabilidad del departamento de compras. Este a su vez podrá requerir revisión por el departamento legal de Project IT para validación y recomendación de condiciones generales a incluir para aceptación por el proveedor. Se informará al Project Manager del estado de las negociaciones. Deberá dar su conformidad del SLA acordado antes de la formalización del contrato.

En el contrato se reflejarán todos los elementos y especificaciones relevantes de la operación, incluyendo cuantía, pago, nivel de servicio y garantías.

Materiales.

Para material de oficina como cuadernos, bolígrafos y resto de materiales de ésta naturaleza, se enviará un correo al buzón de peticiones de material de oficina. El departamento de compras informará del importe que se cargará al proyecto e  información adicional sobre el pedido realizado. El pedido se podrá recoger en la imprenta de la oficina. Una vez llegue el pedido se notificará al buzón del proyecto.

Equipment.

El equipo informático como portátil, maletín y ratón, está prorrateado en los salarios y su gestión es ejecutada por el departamento de IT.

Cualquier avería de equipos informáticos tampoco incurrirán en coste adicional, para solventarlos se comunicará al buzón de departamento de IT quien se pondrá en contacto con el empleado para solucionar la avería.

Software.

Project IT cuenta con licencias y alianzas de software utilizados en los proyectos de desarrollo. Se utilizan tanto para la gestión como en las distintas fases del ciclo de vida del producto software.

La mayoría de las herramientas y programas informáticos no acarrean coste adicional al proyecto. Su coste se abona prorrateado en la tarifa de los salarios.

En caso de que se necesite algún software para ejecutar el proyecto y que no estén instalados previamente en los equipos informáticos corporativos, se podrá solicitar su instalación enviando correo al buzón del departamento de IT. Si tuviera coste se enviará una notificación al responsable de líneas bases y al project manager para la autorización. En caso de aprobación el proyecto tendrá que abonar el coste de la cuota mensual correspondiente.

Tipo de contrato.

El tipo de contrato que se determina para el servicio de infraestructura, a valorar si se subcontrata, es a precio fijo (fixed-price).

Miguel Ángel Ramos Quesada

Alumno Executive Master Project Management (MDAP): Calificación obtenida en el Máster 100/100

Project Manager en everis & NTT Data

Las Palmas de Gran Canaria y alrededores, España

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