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Gestión de la calidad del proyecto: Diseño, contratación e implementación de un sistema automático de mensajes EDI de aviso de llegada al puerto de contenedores y vehículos de exportación en Valencia, Sagunto y Santander (España).

La Proyectoteca

Proyectos dirigidos por nuestros profesores, consultores y alumnos

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Project Manager
Alumno Executive Master en Dirección de Proyectos

Arantxa Espejo Aranegas

Gestión de la calidad del proyecto: Diseño, contratación e implementación de un sistema automático de mensajes EDI de aviso de llegada al puerto de contenedores y vehículos de exportación en Valencia, Sagunto y Santander (España)

Plan de dirección del proyecto.

  1. Resumen ejecutivo.
  2. Iniciación.
  3. Metodología.
  4. Gestión de la integración.
  5. Gestión del alcance.
  6. Gestión del tiempo.
  7. Gestión de los costes.
  8. Gestión de la calidad del proyecto.
  9. Gestión de los recursos humanos.
  10. Gestión de los recursos de comunicación.
  11. Gestión de los riesgos.
  12. Gestión de las adquisiciones.
  13. Gestión de los interesados.

Plan de dirección del proyecto.

  1. Resumen ejecutivo.
  2. Iniciación.
  3. Metodología.
  4. Gestión de la integración.
  5. Gestión del alcance.
  6. Gestión del tiempo.
  7. Gestión de los costes.
  8. Gestión de la calidad del proyecto.
  9. Gestión de los recursos humanos.
  10. Gestión de los recursos de comunicación.
  11. Gestión de los riesgos.
  12. Gestión de las adquisiciones.
  13. Gestión de los interesados.

Políticas de calidad de aplicación al proyecto.

La gestión de la calidad en el proyecto va a realizarse gradualmente. Un miembro del departamento de Calidad de Richardson se unirá al equipo de proyecto una vez finalizada la fase de Análisis, es decir, a mediados de mayo 2016, como Controlador de Calidad.

El Controlador de Calidad será el encargado de supervisar y dirigir las actividades de Aseguramiento y Control de la Calidad, dependiendo del Director de Proyectos.

Sistema de gestión de la información y sistema de archivos.

Toda la documentación producida debe ir codificada de la siguiente manera, siguiendo los estándares de Richardson:

Código de 3 letras del proyecto _  actividad _ Nombre_fecha edición ddmmyy _ versión

Por ejemplo, el nombre del listado de requerimientos del sistema, resultado de la actividad F1.2.2.A1, elaborada el 8 de mayo de 2016 por primera vez, se deberá codificar como sigue:

ALP_F1.2.2.A1_ Listado de requerimientos del sistema_080516_v1

Todos los ficheros producidos durante el proyecto, deberán subirse al servidor del proyecto en la carpeta correspondiente a la fase en la que se haya producido.

Figura 10. Captura desglose carpetas. Fuente: Elaboración propia.

 

Por ejemplo, el contrato del recurso adicional que se lleva a cabo en la fase 3, se deberá guardar en la carpeta \FASE 3 CONTRATACIÓN\CON PERS\

El equipo de proyecto deberá facilitar toda la documentación que debe archivarse en el servidor a la directora del proyecto. El equipo de proyecto tiene acceso de solo lectura, no de escritura. La directora de proyecto es la única que puede añadir o quitar archivos, y modificarlos.

Así, cuando un miembro del equipo considere que debe subirse un fichero, deberá enviar dicho fichero por correo electrónico a la dirección del proyecto, para su supervisión y aprobación. Una vez aprobado, se procederá a la subida del fichero, con su posterior anuncio de que determinado documento se haya alojado en el servido indicando la ruta para acceder a él.

Por supuesto, si se trata de ficheros confidenciales se deberán subir en carpetas bloqueadas con contraseña, para que solo los usuarios autorizados puedan consultarlos. Además, se ha definido un sistema por permisos, en los que solo los usuarios con determinados atributos pueden incluso ver determinadas carpetas. Los ficheros confidenciales irán en carpetas no visibles para todos los usuarios. Dichos ficheros confidenciales son los contratos, tanto de servicios como de personal, y la correspondencia.

Métricas de calidad.

Las métricas más importantes son las definidas como objetivos medibles del proyecto:

Tiempo de gestión de cada petición

En el sistema hay una casilla para indicar la hora de recepción de la petición. El sistema calcula la diferencia entre dicha hora y la recepción del estado Aceptado del mensaje ALP. Dicha medición se queda almacenada en el sistema, y podemos descargar un reporte de esta métrica con el propio sistema de la empresa.

Dado que la hora de recepción se imputa manualmente por el usuario que atiende la petición, el Controlador de Calidad, realizará comprobaciones aleatorias para determinar que dicho dato no se falsee para suavizar sus métricas personales.

Unidades tratadas manualmente al mes

Cada vez que una unidad se trata manualmente, una marca aparece automáticamente en el sistema, de modo que tras bajar el reporte es posible calcular la métrica.

Tabla 17. Métricas de calidad. Fuente: Elaboración propia.

Aseguramiento de la calidad.

Se van a realizar auditorías externas e internas

Auditorías externas

Dado que el proyecto tiene una duración de 6 meses, no tienen cabida demasiadas auditorías externas de calidad. De modo que se acuerda y planificar tener una a mitad de proyecto, y otra para la finalización. Se planifican una serie de auditorías externas, para chequear que los procedimientos de calidad de la empresa se estén siguiendo. Los días planificados no son definitivos, pero se realizarán entorno a las siguientes fechas:

  • 1 de agosto 2016 – GENERAL
  • 31 de octubre 2016 – CIERRE PROYECTO.

Las recomendaciones obtenidas tras ellas, pasan a examinarse por el Equipo de Proyecto. El Director de Proyecto tomará las medidas oportunas para su implementación en caso de que así se estime necesario.

Auditorías internas

No obstante, para asegurar la calidad y preparar las auditorías externas, se plantean 4 auditorías internas, que son acordadas y aprobadas por el director de proyecto junto al departamento de Calidad de la empresa.

  • 1 de junio 2016 – GENERAL
  • 1 de agosto 2016 – GENERAL + Preparación externa
  • 1 de octubre 2016 – GENERAL
  • 31 de octubre 2016 – CIERRE PROYECTO + Preparación externa.

Como resultado de estas auditorías, se implementarán las Acciones Correctivas y/o Preventivas que se estimen necesarias.

Herramientas de calidad.

Se detallarán durante la fase de implementación.

Director del proyecto:
Arantxa Espejo Aranegas
  • Sesión informativa de la 59º edición del Executive Master en Dirección de Proyectos
  • Dónde: Online
  • Cuando: 2º y 4º jueves/mes
  • Hora Madrid- España: 19:00

¿Prefieres que te llamemos?

  • info@nextop.es
  • 00 34 692 691 899

Ana Alejandra Aguirre Rodriguez

Alumno Executive Master Project Management (MDAP): Calificación obtenida en el Master 100/100.

Responsable de las Pruebas de Paternidad.
Colaboradora del Área de Genética Molecular

Project Manager (PMP)

Sesión informativa 59º Edición Executive Master en Dirección de Proyectos y Cursos derivados.

  • Dónde: Online.
  • Cuándo: 19/12/2019.
  • Hora Madrid- España: 18:00.

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