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La Proyectoteca

Proyectos dirigidos por nuestros profesores, consultores y alumnos

Texto del proyecto.

droide-tomate-cuadrado

Project Manager
Alumno Executive Master en Dirección de Proyectos

Raul Rey Navarro

Ejecución, monitoreo y control del proyecto: Toma de datos, recolección de requisitos, diseño, contratación, construcción e implementación, verificación funcional y formación de modelo contable armonizado, y del proceso de aprovisionamiento de gastos e inversiones, en el Centro de Servicios Financieros Compartidos, implementando el ERP corporativo, y para las diferentes sedes interplanetarias de la empresa multiestelar RENARA, del sector logística, distribución y venda de droides. Coruscant, sede central.

Ejecución, monitoreo y control del proyecto.

  1. Introducción.
  2. Enfoque y ciclo de vida.
  3. Metodología.
  4. Gestión de la integración del proyecto.
  5. Gestión del alcance.
  6. Gestión del cronograma.
  7. Gestión de los costes.
  8. Gestión de la calidad.
  9. Gestión de los recursos.
  10. Gestión de las comunicaciones.
  11. Gestión de los riesgos.
  12. Gestión de las adquisiciones.
  13. Gestión de los interesados.
  14. Anexos.

Ejecución, monitoreo y control del proyecto.

  1. Introducción.
  2. Enfoque y ciclo de vida.
  3. Metodología.
  4. Gestión de la integración del proyecto.
  5. Gestión del alcance.
  6. Gestión del cronograma.
  7. Gestión de los costes.
  8. Gestión de la calidad.
  9. Gestión de los recursos.
  10. Gestión de las comunicaciones.
  11. Gestión de los riesgos.
  12. Gestión de las adquisiciones.
  13. Gestión de los interesados.
  14. Anexos.

Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto.

Partiendo del Plan de Dirección del Proyecto previamente aprobado, todos los aspectos del proyecto se dirigen en base a dicho plan, y a sus planes de gestión subsidiarios para cada área de conocimiento.

Dicho Plan experimenta cambios y evoluciones, basadas en solicitudes de cambio aprobadas que se incorporan y alteran el plan inicial.

Toda esa información de versiones del proyecto, con su correspondiente documentación y control de configuración se almacena en el servidor NAS que contiene el gestor documental de la organización y el sistema de información y gestión documental de proyectos (PMIS, o Project Management Information System), siempre de acuerdo a la metodología y a las plantillas de documentos establecidos por la PMO.

La ejecución de trabajos se gestiona mediante Órdenes de Trabajo, que son liberadas por el Equipo de Dirección del Proyecto de acuerdo con el cronograma establecido, y que permiten ordenar y conducir la realización de los trabajos definidos en la última versión aprobada del PDP.

Como resultado, las actividades se irán realizando, y los productos entregables se irán completando, recogiendo datos sobre el rendimiento obtenido en los trabajos, tanto de informes de seguimiento, como de reuniones de trabajo donde se realiza un intercambio de información con el equipo de trabajo, se evalúa y realiza una adecuada toma de decisiones en los casos que aplique.

Gestionar el conocimiento del proyecto.

Los factores ambientales de la empresa (EEF’s) son el elemento fundamental que marca este proceso. Durante la ejecución del proyecto se aplica el conocimiento existente en la organización, así como el adquirido durante el ciclo de vida completo del proyecto.

Dicho conocimiento se documenta en el registro de lecciones aprendidas.

Como ejemplo, durante el proyecto se obtiene como lección aprendida que, a pesar de que uno de los objetivos del proyecto es armonizar los procedimientos financieros y de aprovisionamiento de la organización, sin embargo, los factores culturales de cada una de las sedes y sus planetas marcan ciertas diferencias que han de ser consideradas, y que incluso sirven como elemento diferenciador y enriquecedor al conjunto de la organización y su diversidad cultural.

No se puede establecer ni imponer una tabla rasa para todas las circunstancias en el conjunto de la organización, porque en determinadas ocasiones, ese tipo de decisiones pueden causar graves problemas localmente en determinadas sedes, así como fricciones en los equipos de trabajo.

Monitorear y controlar el trabajo del proyecto.

Partiendo de la información de rendimiento de los trabajos, y realizando comparativas con el plan de dirección de proyecto en vigor, y sus pronósticos establecidos en sus líneas base, se generan informes rendimiento de los trabajos.

Dicha información se obtiene a través de las inspecciones de trabajo. Sin embargo, dada las circunstancias del tipo de trabajo a realizar, donde se implementan servicios enfocadas a obtener soluciones software, resulta muy complicado obtener información objetiva en puntos intermedios de la implementación de cada paquete de trabajo, implicando que se puede caer en riesgos de valoración de inspecciones intermedias incorrectas.

Es por ello por lo que se establece seguir los siguientes criterios de supervisión de trabajos:

  • Principio de Pareto, o regla del 80-20, de manera que una actividad se marcará como al 20% de progreso cuando esté comenzada, y al 80% restante cuando esté finalizada.
  • Desempeño y cumplimiento del alcance en base o las aceptaciones de cada uno de los entregables de cada fase, y sus términos de aceptación determinados en los hitos o puntos de control del cronograma del proyecto.

Por otro lado, otro de los resultados obtenidos de este proceso son las solicitudes de cambio, debidamente formalizadas y aprobadas, como consecuencia del análisis de esos informes de rendimiento de los trabajos, y cuando sea conveniente, resultando, una vez aprobados esos cambios, en actualizaciones del PDP y sus correspondientes planes y líneas base de cada área de conocimiento involucrada.

En el siguiente apartado se realizará un estudio del control integrado de solicitudes cambios con ejemplos específicos.

Realizar el control integrado de cambios del proyecto.

Durante la supervisión y control del proyecto, el proceso de control integrado de cambios se implementa y regula en base al plan de gestión de cambios definido en el PDP.

Cualquier proceso del grupo de ejecución y cualquier stakeholder puede solicitar cambios en el proyecto. Por ejemplo, y tal y como se describía en el anterior apartado, los informes de rendimiento de los trabajos pueden ser la base de la realización de dicha solicitud, si se detectan desviaciones entre valor ganado, el pronóstico de las líneas base, y lo planificado en el PDP actualmente aprobado.

Las solicitudes de cambio pueden ser de diferentes tipos, en función de la acción recomendada. Pueden ser:

  • De Alta, Baja o Modificación / Reparación de aspectos del proyecto.
  • Correctiva, cuando se detectan desviaciones en los informes de rendimiento de los trabajos, que requieren de algún tipo de acción que corrija dicha desviación
  • Preventiva, cuando, como resultado de una auditoría o una inspección, se detecta una posible desviación en futuras actividades, para evitar y anticipar que se acaben convirtiendo en acciones correctivas.

La aprobación de las solicitudes de cambio se realiza de manera escalada y centralizada:

  • Aquellas solicitudes que afectan al Acta de Constitución del Proyecto serán aprobadas por el Sponsor.
  • Aquellas solicitudes que no afectan al Acta de Constitución del Proyecto pero afectan a los límites de las líneas base del PDP, serán aprobadas por el Comité de Gestión de Cambios.
  • Aquellas solicitudes que no afectan al Acta de Constitución del Proyecto ni a los límites de las líneas base del PDP, serán aprobadas por el Director del Proyecto.

A continuación, se presentan un par de ejemplos de solicitudes de cambios en el proyecto. La primera estuvo dentro de los límites de las líneas base del PDP, mientras que la segunda es de un caso en el que afectaba a las líneas base del PDP.

Para el primer caso, su aprobación está dentro de las atribuciones del Director del Proyecto, mientras que para el segundo caso, excede las atribuciones del Director del Proyecto y por tanto requiere ser escalado y la aprobación del Comité de Gestión de Cambios:

Tabla 4‑1 Solicitud de cambio sin afectar los límites de las Líneas Base

Tabla 4‑2 Solicitud de cambio que afecta los límites de las Líneas Base

Director del proyecto:
Raul Rey Navarro
  • Sesión informativa de la 59º edición del Executive Master en Dirección de Proyectos
  • Dónde: Online
  • Cuando: 2º y 4º jueves/mes
  • Hora Madrid- España: 19:00

¿Prefieres que te llamemos?

  • info@nextop.es
  • 00 34 692 691 899

Raúl Rey Navarro

Alumno Executive Master Project Management (MDAP): Calificación obtenida en el Master 100/100.

Project Manager (PMP), Consultor Funcional en Arin Innovation & BT Spain

Sesión informativa 59º Edición Executive Master en Dirección de Proyectos y Cursos derivados.

  • Dónde: Online.
  • Cuándo: 19/12/2019.
  • Hora Madrid- España: 18:00.

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