Cuales son las Pautas para Desarrollar un Plan de Gestión de Riesgos en el Proyecto. El documento principal de toda esta área, se centraliza en un único documento denominado Registro de Riesgos del Proyecto, es un documento que tiene todos los riesgos del Proyecto y que durante todo el Ciclo de Vida del Proyecto es susceptible de actualizar, en cambio, el Plan de Gestión de riesgos tiene establecido cómo tendremos que gestionar los Riesgos del Proyecto.

Un Riesgo de Proyecto, es una contingencia ó evento de condición incierta que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo sobre el cumplimiento de alguno de los objetivos del Proyecto: alcance del Proyecto, plazo del Proyecto, coste del Proyecto. Además de también veremos los procesos inherentes a esta área: identificar, cualificar, cuantificar y generar el Plan de Respuesta a los riesgos del Proyecto.

1.- El Director de Proyecto debe tener en cuenta que, mientras este realizando el proceso de Gestión de Riesgos del Proyecto:

  • 11.1 Planificar la Gestión de los Riesgos.
  • 11.2 Identificar los riesgos.
  • 11.3 Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos.
  • 11.4 Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos.
  • 11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgo.

El Project Manager tiene que ir trabajando:

  • Nuestro Plan para la Dirección del Proyecto.
  • Haciendo nuestro plan de gestión para esta área, que en este caso, es el de los riesgos como salida natural del primer proceso de todas las áreas.
  • Y en el grupo de proceso de monitoreo y control, nos dedicaremos a controlar todo lo que ya hemos planificado, cuantificado y cualificado, además de tener planificada nuestra respuesta a los riesgos.

Qué necesitamos para realizar el proceso, 11.1 Planificar la Gestión de los Riesgos:

Para ello tenemos que tener a mano los siguientes documentos:

  • Acta de Constitución del Proyecto:
    • Desarrollada en el proceso 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución.
    • Aquí están los riesgos de alto nivel.
    • Son los inputs principales para saber cómo tenemos que planificar el riesgo.
  • Plan para la Dirección del Proyecto:
    • Desarrollado en el proceso 4.3 Desarrollar el Plan de Dirección del Proyecto.
    • Como conjunto de planes de gestión, hay que tenerla en cuenta, ya que es posible que otras áreas de gestión, puedan afectar nuestra planificación por eso es una entrada directa.
  • Registro de Interesados:
    • Desarrollado en el proceso 13.1 identificar a los interesados.
    • Sabemos que no todos los Stakeholders tienen la misma capacidad de respuesta, de procesamiento, o de empatía y disposición hacia el proyecto, por eso tenemos que tomar ciertas consideraciones en la planificación.
  • APO’s y FAE’s del Proyecto:
    • En función de cómo se han desenvuelto internamente en la empresa y en el sector, tendremos que tener en cuenta las características de los APO’s y las FAE’s en nuestra planificación.

Por tanto, como documento de salida nos encontraremos con el Plan de Gestión de Riesgos que afectará a todos nuestros procesos del área de conocimiento de riesgos del Proyecto.

3.- ¿Qué es el Plan de Gestión de los Riesgos?:

  • El plan de gestión de los riesgos del Proyecto es un elemento más que está contenido dentro del Plan para la Dirección del Proyecto.
  • Describe el modo en que se van a estructurar y llevar a cabo todas las actividades que tienen que ver con la gestión de los riesgos del Proyecto.
  • Como eje principal, lo que busca es asegurar que el nivel, el tipo y la visibilidad de la gestión de riesgos estén en consonancia con lo que esperamos del Proyecto.

Suele ocurrir que los Project Manager, para hacer un plan de gestión de riesgos del Proyecto, aprovechen información de Proyectos pretéritos como punto inicial para la identificación de riesgos, pero no solamente para la identificación de riesgos, sino también para la planificación, como tal, y en donde las lecciones aprendidas de esos proyectos, nos ayudarían en gran medida.

4.- Epígrafes más usados en un Plan de Gestión de los Riesgos:

  • Metodología para la Gestión de los Riesgos del Proyecto:
    • Definiremos el enfoque y la manera de cómo lo haremos, es decir, que herramientas vamos a utilizar.
    • Indica de dónde sacaremos la información para el levantamiento de los riesgos, y todo lo que tenga que ver con el riesgo del Proyecto
  • Roles y responsabilidades en la Gestión de Riesgos del Proyecto:
    • Definiremos que es lo que tiene que hacer cada miembro del Proyecto.
    • El Project Manager define quién hace qué cosa y su responsabilidad.
  • Presupuesto de los Riesgos del Proyecto:
    • Es un tema bastante amplio, que depende del sector y del Proyecto.
    • Por norma general, se suele hacer un estimación del coste de las actividades del Proyecto y en función de la consecuencia del riesgo, y la probabilidad de ocurrencia del riesgo, estimar reservas de contingencia y de gestión.
  • Calendario de Riesgos del Proyecto:
    • El calendario de Riesgos en el Proyecto es muy importante, porque mantiene vivo el sistema de detección de los riesgos, y de actualización de los riesgos.
    • Hay que planificar y agendar cada cuanto hay que hacer la revisión de los riesgos, y cada cuanto hay que evaluar el porcentaje de ocurrencia de cada riesgo estimado, para ver el estado de los riesgos del proyecto.
  • Categoría de riesgos del Proyecto:
    • PMBOK, ofrece una herramienta rápida y efectiva que, permite a los miembros del equipo, detectar posibles riesgos que puedan materializarse en el proyecto denominado.
    • Estructura de Desglose de los Riesgos (EDR/ RBS Risk Breakdown Structure):
      • Esta herramienta es muy parecida a una Estructura de Desglose de Trabajo (EDT, WBS en inglés) pero no es lo mismo.
      • La EDR es una forma de categorización e identificación de riesgos.

Por tanto, como plan de gestión necesitaremos algo que corrobore o que ayude al proceso 11.2 Identificar los Riesgos del Proyecto, por eso PMI lo pone como epígrafe importante, que debe estar y desarrollarse y tenerse muy en cuenta por los Project Manager.

  • Definiciones de la probabilidad e impacto de los riegos del Proyecto:
    • Hay que poner una escala y detallarla, esta puede ser de tipo texto, numérica, por niveles, etc.
    • Lo importantes es que estén definidas (altas, medias, bajas), con estas escalas tomáremos decisiones importantes, que nos permitirán hacer clasificaciones cuanto tengamos identificados los riesgos del Proyecto.
  • Matriz de probabilidad e impacto de los Riesgos en el Proyecto:
    • Realmente es un cruce de dos escalas:
      • Donde por un lado está la probabilidad (la ocurrencia de un riesgo dentro del Proyecto).
      • Por otro lado el impacto que genera sobre el Proyecto.
    • Esta matriz, nos ayudará muchísimo en la cuantificación de los riesgos, y en función de esto, tomaremos una serie de acciones en caso de que el riesgo sea urgente (rojo)…
    • Esta matriz estará condicionada a la forma en como la hayamos definido en el ítem anterior.
  • Revisión de las tolerancias de los interesados:
    • Hay que considerar como es la postura de cada Stakeholder frente al Proyecto, y en función de esto establecer las estrategias.
    • Podemos tener Stakeholders con:
      • Un interés muy bajo en el Proyecto que puede perjudicarnos.
      • Y al contrario, por eso es importante disponer de esta información, que nos va a ayudar a planificar mejor nuestra postura ante los riesgos del proyecto.
  • Formatos de los informes:
    • Definiremos como serán los formatos para los informes: Excel, Word…
    • Si los riesgos estarán dentro del plan o en otro documento, cómo se documentarán, analizarán y comunicarán los resultados del proceso de gestión de riesgos.
  • Seguimiento de los Riesgos del Proyecto:
    • Definiremos cómo se van a registrar las actividades de gestión de riesgos para el beneficio del proyecto.
    • También se establecerá cómo se van a supervisar: en reuniones particulares, con auditorias, cada cuanto tiempo, etc.

Los objetivos de la Gestión de los Riesgos del Proyecto son, por un lado, aumentar la probabilidad y el impacto de las contingencias positivas y, por otro, disminuir la probabilidad y el impacto de las negativas. Todos los procesos relacionados con la Planificación de la Gestión de Riesgos se aplican durante todo el Ciclo de Vida del Proyecto.