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La Gestión del Alcance de un Proyecto con enfoque PMI

En la tabla de los procesos de la Dirección de Proyectos podemos localizar en el área de conocimiento del Alcance del Proyecto los 6 procesos que lo componen y que están repartidos entre las columnas de “grupos de procesos de Dirección de Proyectos” “planificar el Proyecto” y “supervisar & controlar el Proyecto”

Todos estos procesos de Dirección de Proyectos se refieren a la Gestión del Alcance del Proyecto
Todos estos procesos de Dirección de Proyectos, Planificar la Gestión del Alcance, Recopilar Requisitos, Definir el Alcance, Crear la EDT, Validar el Alcance, y Controlar el Alcance, los desarrollaremos a lo largo de este post del Master en Project Management y Post posteriores

El Kick-Off del Proyecto es la reunión de arranque del Proyecto

Hasta la reunión de arranque del Proyecto: No hacemos más que pensar y planificar sobre el Proyecto, pero no implementamos nada del Proyecto.

Pero después de la reunión de arranque del Proyecto: Como tendremos ya algo hecho, habrá que validarlo para saber si está bien hecho, además de cotejarlo con lo que pensábamos que íbamos a hacer.

Procesos que se hacen por primera vez antes del Kick-Off

Son procesos que están en la columna de planificación del Proyecto: estos procesos se hacen imaginativamente.

Tenemos cuatro procesos en la columna de Planificación del Proyecto: Planificar la Gestión del Alcance del Proyecto + Recopilar Requisitos del Proyecto + Definir el Alcance del Proyecto + Crear la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) del Proyecto.

Procesos que se hacen por primera vez despues del Kick-Off

Estos Procesos son: Validar el Alcance del Proyecto + Controlar el Alcance del Proyecto.

Project Scope Alcance del Proyecto es el trabajo que hay que hacer en el Proyecto para finalizarlo con éxito

Hay que diferenciar el lcance de Proyecto, todo el trabajo del proyecto (Project Scope) y el Alcance de Producto que es el trabajo asociado con la entrega (Product Scope)

Todos estos procesos de Dirección de Proyectos (los seis) se refieren al Scope: Scope se traduce al castellano como Alcance del Proyecto, esta palabra la tendríamos que asociar a la palabra trabajo.

En los procesos del 5.1 al 5.4: definimos los trabajos que hay que hacer en el Proyecto., por tanto, Project Scope es un problema de análisis de trabajos por hacer en el Proyecto.

Product Scope: Muchos de estos trabajos están muy orientados al delivery (a la entrega), a esto lo llamaremos Product Scope.

En los proyectos donde hay que hacer un software: todo lo asociado al código fuente, a la programación y a las pruebas son un Product Scope.

Como podéis ver en la imagen: tenemos el carrete de una película y el guión para hacer la película esto es el Product Scope, pero hay que hacer muchos más trabajos que el guión y la película, hay que seleccionar actores, localizar exteriores, hay que hacer todos los rodajes…, esto sería el Project Scope, trabajos del proyecto, los trabajos del proyecto son el doble de los trabajos asociados que se entrega al cliente del Proyecto.

Los mapas de los Procesos de Dirección de Proyectos están constituidos de izquierda a derecha

Los seis procesos del área del alcance del Proyecto tienen su correspondiente mapa, seguidamente vamos a ver el mapa de la Planificación de la Gestión del Alcance del Proyecto

Los inputs: de los Procesos de Dirección de Proyectos (ingresos).

Las tools techniques: Instrumentos de los Procesos de Dirección de Proyectos (Recursos).

Los outputs: de los Procesos de Dirección de Proyectos(egresos).

Arriba del todo: está el nombre del proceso de Dirección de Proyectos.
Abajo: está el propósito del proceso de Dirección de Proyectos.

Los ingresos, instrumentos y egresos: deberán ser estudiados a través de los antecedentes.

Las guías y los consecuentes: de lo que se espera que hagamos en estos procesos tal y como dicen los mapas de cómo debemos realizarlos.

¿Qué hacemos en este mapa? ¿Qué hacemos en esta Planificación de la Gestión del Alcance?

Lo que hacemos es preparar los métodos para trabajar toda el Área de Gestión del Alcance del Proyecto

Haremos dos protocolos: El plan de Gestión del Alcance del Proyecto y el Plan de Gestión de Requisitos de Dirección de Proyectos.

En estos dos planes de Dirección de Proyectos vamos a dejar claro cómo vamos a:

  • Planificar la gestión del alcance del Proyecto.
  • Cómo vamos a recopilar los requisitos del Proyecto.
  • Cómo vamos a definir el alcance del Proyecto.
  • Cómo vamos a crear la EDT del Proyecto.
  • Cómo se va a validar el alcance del Proyecto.
  • Cómo se va a controlar el alcance del Proyecto.

En PMI lo primero que haremos será establecer el protocolo de trabajo: en este plan estableceremos cómo gestionar los procesos del tiempo (si estuviéramos en el área del tiempo), y en el plan de la gestión del coste del Proyecto estableceremos cómo gestionar los procesos: 7.1, 7.2, 7.3 y 7.4.

En PMI el primer trabajo que haremos en el área del alcance será preparar cómo se va a hacer esta área

En PMI el primer trabajo que haremos en el área del alcance será preparar cómo se va a hacer esta área
Recordad siempre que en los Proyecto los planes son métodos

  • Cómo se va a hacer la gestión del alcance del Proyecto.
  • Quién va definir.
  • Quién va a intervenir.
  • Quién va a decidir que los entregables del Proyecto. están bien hechos.
  • Cómo se van a hacer los procesos de validaciones del alcance del Proyecto.

Validar el alcance del Proyecto: Es ver si las cosas están bien hechas y qué formato se va a utilizar para la firma. Ejemplo: “esta entrega que está muy bien hecha la tengo que pagar” ¿quién determina que está bien hecha y quién decide pagarla?

En el Plan de Gestión de Requisitos: son básicamente los Stakeholders los que van a tener potestad para dar requisitos y van a tener potestad para decir “este requisito está cumplido”, o “este requisito no se ha cumplido”

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Roberto Sanz

Roberto Sanz

Soy Roberto Sanz, Director de HITO TEAM y Project Manager enamorado de la formación con el firme propósito de ayudarte a que consigas crecer en tu carrera profesional con cimientos fuertes, de calidad y que te permitan seguir superandote para hacer evolucionar al gran profesional que tienes dentro.

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