Kanban no es una metodología en sí, sino que es más una serie de procesos con herramientas que dependiendo de cada proyecto y del equipo que vayamos a tener lo utilizaremos o no.


Las metodologías ágiles (scrum, xp, lean, kanban) son aquellas que fomentan la interacción con el usuario, agregan valor de forma continuada al producto o servicio con el objetivo de dar mayor valor a nuestro cliente. En este post veremos qué es el kanban, sus objetivos y características, sus reglas, el tablero y trataremos de identificar las ventajas de aplicarlo en la gestión de proyectos frente a la gestión de proyectos tradicional y frente a otras metodologías ágiles como pueda ser Scrum.

1.- Kanban y las metodologías ágiles:

  • Las metodologías ágiles vienen de la filosofía japonesa remontándose a precursores como el Lean Manufacturing (Manufactura esbelta) de Toyota, más tarde esta filosofía se fue aplicando en todo lo relacionado con software.
  • Kanban viene del japonés y significa: tarjeta visual o tablero, lo que ya nos dice mucho sobre cuál será el objetivo y cuál será la herramienta principal de esta metodología.
  • Kanban fue inventado por Toyota como un sistema de control e implementación de las mejoras de procesos, convirtiéndose poco a poco en un instrumento eficaz para apoyar el sistema de producción y para promover mejoras dentro de las organizaciones y de los procesos.
  • Es más un sistema de trabajo que una metodología cuyo objetivo es establecer un flujo continuo del proceso para determinar: el qué, el cuándo y cuánto debemos producir y así obtener un ritmo sostenible evitando esperas innecesarias, al final el kanban viene del “Work in Progress” y del “Just-in Time”.

2.- Utilidades de kanban:

  • Control de la producción y reducción de los niveles de inventario equilibrando la demanda y la capacidad productiva de nuestra compañía.
  • Coordinando el trabajo e identificando cuellos de botella y la toma de decisiones para genera valor minimizando los tiempos de entrega.
  • Incorporar una cultura de optimización incremental en toda la compañía.
  • Equipos más organizados y retroalimentados de forma continuada y rápida para poder detectar los problemas a tiempo y obtener menos costes y menos daños en el proceso.

3.- Beneficios Kanban:

  • Conseguir ajustar el proceso del proyecto kanban y el flujo de valor a los requerimientos del cliente (el flujo de valor es el proceso.
  • El mapa que nos va midiendo el grado de avance en tiempo del proyecto kanban a través del avance de las distintas acciones y tareas dentro de cada una de las etapas del proyecto.
  • Todos los procesos y sub-procesos que van desde la definición del trabajo hasta su entrega y el grado de avance de los mismos, de tal forma que tendremos menos estocaje en el caso de ser un producto y siendo más eficientes en la producción.
  • Son una reglas sencillas que nos permiten optimizar el trabajo del proyecto kanban en función del valor que generé cada una de las tareas, manejando correctamente el riesgo del proyecto kanban.
  • El equipo de proyecto kanban y la colaboración como fundamentos de los principios de las metodologías ágiles y de la cultura organizativa, generando así un ritmo de trabajo sostenible, mayor motivación tanto en el equipo de proyecto kanban como en el cliente y una productividad más eficiente repercutiendo positivamente en la producción.

4.- Características de kanban:

  • Se basan en la aplicación de los principios lean.
  • Por una parte detectar lo inútil (muda) lo mas rápidamente posible para poder eliminarlo o simplificarlo y así, generar menos impactos en el proceso, por otra parte, mide y optimiza el tiempo medio para completar una tarea, es importante detectar cual es el flujo de trabajo.
  • Identificamos como elemento diferenciador entre kanban y scrum a las iteraciones, las cuales no están no existen en kanban, se establece más un sistema pull que push, es decir, hacemos lo que se necesita en el momento que se necesita.
  • Se centra sobre todo en controlar el “Work in Progress”, es decir, en tratar de eliminar el número de ítems que se tratan a la vez, este es el principio fundamental de kanban., limitar la ejecución de tareas a la vez, es decir, debemos conocer el número máximo de tareas que se pueden realizar a la vez y en cada fase, e ir ajustándolo progresivamente:
    • Si tenemos un límite WIP demasiado bajo podemos tener miembros del equipo parados.
    • Si el limite WIP es demasiado alto el equipo de proyecto ágil está sobredimensionado bajando el tiempo de respuesta y teniendo miembros ocupándose de otras cosa, no habrá presión para solventar cuellos de botella, etc.
  • La idea es que poco a poco vayamos ejecutando las tareas del Proyecto en base a unas prioridades o requerimientos, limitando la ejecución simultánea de tareas y siendo más eficientes al concentrarnos en un rango menor de tareas a ejecutar.

El control visual (tablero kanban) y unas comunicaciones directas y continuas como método de control son muy importantes en kanban y son de gran ayuda en esta priorización de tareas, permitiendo encontrar un equilibrio ajustado entre el número de tareas con respecto al equipo y con respecto al tiempo que tenemos para desarrollar el proyecto.

5.- El Tablero Kanban:

  • El tablero Kanban es la herramienta visual que también es de utilidad para motivar y gestionar al equipo, y por otra parte sirve para mantener una comunicación mucho más eficiente y visual tanto a nivel interno como externo.
  • En el tablero kanban podemos identificar tareas pendientes y tareas desarrolladas en cada una de las fases del proyecto desde su inicio hasta su entrega.
  • Dependiendo del tipo de proyecto y del número de personas que formen parte se podrá utilizar distintos tableros kanban, o utilizar un único tablero para todo.
  • Lo importante del tablero kanban es que las personas que vayan a ejecutar y a desarrollar el tablero se sientan identificadas con él, por eso podremos ver distintas maneras de ejecutar el tablero kanban dependiendo del tipo de tarjetas que se utilice, el tipo de proyecto, el contenido que se establezca dentro del tablero y las filas y prioridades.Tablero de Kanban
  • En esta imagen podéis ver un tablero kanban con un conjunto de tareas pendientes con un máximo de 4 tareas a desarrollar en la fase de Work in Progress, que es la que nos marcará la pauta.
  • En esta columna del tablero kanban solamente podremos añadir una tarea más, si una de estas tareas no pasa a la fase de pruebas o a la de producción significará que no estamos avanzando y no podremos añadir otras tareas pendientes.
  • En esta imagen del tablero kanban tenemos varias fases: to do, WIP, prueba, paso a producción y done. Estas fases dependerán un poco del tipo de proyecto o de las fases que determinemos importantes.
  • Habrá otros tableros donde solamente se indiquen tres fases: pendiente, en proceso y finalizado con sus responsables asignados: Juan, Pepe y María, incluso con un sistema de prioridades en cada una de la fases, en definitiva podemos ir personalizando el tablero con el fin de ver de forma gráfica el estado del proyecto: en qué situación nos encontramos, quien está ejecutando las tareas, etc.
  • Tablero Kanban con 3 fases
  • Cada tarea kanban es un tarjeta que representará un trabajo, los colores representarán las categorías o las fases del proyecto en la que nos encontremos, las flechas representan las prioridades.
  • Para el seguimiento en el tablero kanban se suele utilizar post-its, es más dinámico y fácil de seguir, en definitiva el objetivo es equilibrar la demanda y la capacidad productiva limitando así el número de tarjetas para impedir generar una sobrecarga en nuestro equipo.

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