Los RR.HH del Proyecto como stakeholders, también llamados agentes o interesados en el Proyecto, el Director de Proyecto gestiona, en este área, el manejo de las personas que trabajan en el Proyecto.

Los stakeholders


Los Stakekolders,  denominados agentes o interesados en el Proyecto, son las personas más cercanas a los trabajos del Proyecto


Patrocinador del Proyecto. (Sponsor)
Actitud de un Stakeholder
Equipo de Dirección del Proyecto. (Project MangementTeam)
Equipo del Proyecto. (Project Team)
El Sponsor o Patrocinador del Proyecto y el Director de Proyecto, son los que tienen la autoridad del proyecto.
El Project Management Team y el Project Team (agentes), son los que tienen la experiencia de hacer las cosas.
Todo esto se resume en aptitudes respecto al Proyecto, pueden ser de rebeldía o de sinergias. Si son de rebeldía podemos cambiar el equipo, En cualquier caso, tendremos que utilizar técnicas para intentar que todo el equipo se encuentre cómodo en el Proyecto, si son de sinergia, todo está perfecto.
Empezaremos haciendo un poco de pedagogía y de influencia, diciendo que las personas que están en el equipo tienen una responsabilidad concreta respecto al Proyecto, que unas mandan más que otras y otras son más expertas que las primeras, pero que no se podrá realizar el proyecto sin la intervención y conexión de ambas partes.
Los miembros del equipo de Proyecto, también pertenecen a sus respectivos departamentos, y sus directores funcionales, mandan más sobre ellos, que el director del Proyecto.
El Gerente del Proyecto, tendrá que jugar con su capacidad de liderazgo, de seducción y de orientación durante el tiempo que tenga a las personas asignadas al Proyecto.

Identificar Stakeholders Proyecto - Hito Master

Qué se espera de los interesados


El Project Manager debe ejercer su poder y su influencia aplicando medidas proporcionales a la gravedad de los asuntos.


Patrocinador del Proyecto: Emite y aprueba las modificaciones del acta de constitución del Proyecto, el propósito del proyecto (SOW, Statement of Word), revisar la EDT, etc.
Directores Funcionales: Si nos prestan sus recursos para nuestro Proyecto, que no nos los quiten, que nos proporcionen apoyo técnico, flexibilidad en los horarios para que se ajusten mejor al proyecto, etc.
Miembros del Equipo de Proyecto: Fidelidad al Proyecto, venir pronto a las reuniones, no marcharse del Proyecto sin avisar al Director del Proyecto, etc.
Director de Proyecto: Responsable último de la dirección del Proyecto, experto ejecutivo, responsable de liderar el equipo de Proyecto, resolver conflictos en el Proyecto, asegurar la calidad del Proyecto, comunicar, manejar a los stakeholders, etc
 De todos los poderes del Director del Proyecto: preferimos aquel donde tu equipo y cliente te reconoce por tus méritos  en la Dirección de Proyectos, experto en la materia, capacidad ejecutiva y conocimiento del negocio.

Procesos de Gestión de los RRHH


Dentro de los procesos directivos de la gestión de los recursos humanos del Proyecto, encontraremos 4 procesos en la gestión de los recursos humanos del proyecto (previamente se hace el KickOff de la gestión de los recursos humanos)


Área de la Gestión de los Recursos Humanos encontramos
Planificar la Gestión de los Recursos Humanos, donde definiremos:

  • Perfiles.
  • Roles.
  • Responsabilidades de todos los miembros del equipo, etc..

Este a su vez contiene otro plan, el plan de gestión del personal del Proyecto, definiremos:

  • Las normas.
  • Los procedimientos.
  • Horarios y cualquier tipo de mecánica que haya que aplicar al equipo escogido.

Adquirir el Equipo del Proyecto.
Desarrollar el Equipo del Proyecto.
Dirigir el Equipo del Proyecto.
El Project Manager no hace supervisión y control de personas, hace supervisión y control de trabajos del Proyecto: por tanto, los procesos arriba descritos son para la gestión de las personas, son procesos de ejecución, son procesos en los que el Director de Proyecto recluta el equipo de Proyecto (2), lo desarrolla, crea sinergia (3), y lo orienta, conduce y lidera (4), con el único propósito de que las ordenes que demos se cumplan y los trabajos a desarrollar se ejecuten con total rendimiento y eficacia dentro del Proyecto.
Tened en cuenta que esta es una primera área de habilidades directivas, ¿se puede tratar con procesos en formato diagrama aspectos como el manejo de las personas? En principio PMI dice que sí, al ser un área de conocimiento cercana a las habilidades directivas del Gerente de Proyectos, dejaremos claro que depende mucho más del arte del PM que de los procedimientos.
En el proceso de planificar la gestión de los recursos humanos del Proyecto, (que se hace antes del KickOff), en el apartado Egresos, se producen dos planes:

  • Plan de Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto, (con los roles y responsabilidades).
  • Plan de gestión de Personal del Proyecto.

Las herramientas para crear el Plan de Gestión de Recursos Humanos del Proyecto es la única dificultad que tiene este proceso. Hay tres tipos de herramientas:

  • Diagramas Jerárquicos. (Organigramas)
  • Descripciones de Puestos: rol, responsabilidad, autoridad.
  • Diagramas Matriciales: RAM.

En general el Plan de Gestión de Recursos Humanos del Proyecto, sería la definición de lo que sería un programador, un analista, un supervisor y un mantenedor, y como interviene en los paquetes de trabajo del Proyecto.
¿Cuándo termina el Plan de Gestión de Personal del Proyecto? Cuando seamos, como jefes del Proyecto, capaces de hacer un gráfico con cada una de las cargas de las personas y equipos, junto con la disponibilidad máxima de estos, este despliegue temporal es importante, pero es mucho más importante saber cómo interviene en cada trabajo
Este Plan de Recursos Humanos del Proyecto hay que unirlo al resto de los demás planes que hay en el proyecto (14 planes), en ellos se planifican todos los aspectos del Proyecto: alcance, hitos en el tiempo, coste, calidad, recursos humanos, gastos de personal, los riesgos, la gestión de los stakeholders, etc.
Estos planes se aprueban en conjunto bajo un epígrafe general llamado: Plan General del Proyecto, aprobado este plan se comienza a trabajar, empezando por los procesos ejecutivos, especialmente por el proceso 4.3 Dirigir y Gestionar los Trabajos del Proyecto y ayudado por otros tres procesos:

  • Reclutar.
  • Disponer.
  • Facultar los recursos humanos, asignar los trabajos.

Tened en cuenta que no es necesario que todo el mundo este próximo, la filosofía de los equipos virtuales es poder acceder a los mejores miembros del equipo.
Una vez que tenemos el equipo de Proyecto reclutado, hay que conseguir que el equipo se desarrolle, tenga sinergia, que trabaje conociéndose mutuamente, no es lo mismo un grupo que un equipo. Un grupo es lo que sale de la recluta del proceso 9.2, son personas que aún no se conocen y, en el proceso 9.3, hacemos que se conozcan, hacemos equipo.

Desarrollar el Equipo de Proyecto


Mejorar las competencias de los miembros del equipo de Proyecto, su interacción interpersonal y el ambiente de trabajo, con el fin de generar sinergias y conseguir un mayor rendimiento en los trabajos del Proyecto.


En los proyectos encontramos mucha rotación de personal, abandonan unos, entran nuevos, hay que fórmalos, hay que hacer actividades de formación de equipos: reunirlos, llevarlos a cenar, asignar roles, dar reconocimientos y recompensas, etc.,
Esto depende mucho de las habilidades interpersonales que tenga el Director del Proyecto.
Lo que es obligatorio en este proceso, es valorar sistemáticamente el rendimiento del equipo de Proyecto (Team performance assessment).
Tened en cuenta que no es lo mismo la valoración del rendimiento del equipo de Proyecto con la evaluación personal de rendimiento en el Proyecto.Desempeño del equipo es distinto del desempeño del Proyecto MDAP
Valorar el rendimiento del equipo de Proyecto es una de nuestras funciones como Gerentes del Proyecto, pero solamente utilizaremos la valoración del individuo como herramienta. Existen muchas teorías e ideas sobre como el Director de Proyecto puede “escrutar” su Equipo de Proyecto.
El “Ground Rules”, reglas básicas o decálogo del Proyecto, tienen que ser transparente para el Project Manager, aunque todo el mundo debe conocer y respetar: puntualidad, respetuoso con los demás, etc.
El proceso Team Building, tiene unas reglas o protocolos, que se resuelve a base de manejar teorías, en principio la primera parte del team building se refiere a la motivación del equipo de Proyecto, es importante conocer las teorías de Mac Gregor y Ouchi.Clasificación Mac Gregor Hito Master DAP
La teoría de la motivación de Maslow, dice que el trabajador estaría motivado si tuviera sus necesidades fisiológicas y de supervivencia cubiertas (ver la jerarquía de la necesidad).Tipos de Liderazgo
En cambio Herzberg decía que todo lo que Maslow consideraba como inserción social, salud y seguridad, fisiología y supervivencia, son factores higiénicos que eliminaban la insatisfacción, mientras que la autoestima y la auto realización son factores motivadores que aumentan la satisfacción.
Otras teorías que sería conveniente conocer: Alderfer (ERG), Mac Clelland (AAP), estas teorías no son muy útiles para manejar un equipo de Proyecto, pero si como cultura de la psicología social, o psicología del manejo del equipo.
Lo que si te ayuda a manejar un equipo, son las teorías de las expectativas (expectantcy teory), los beneficios especiales (perrequisites o Perks), y beneficios estándares (fringe benefits). Esto se tiene que hacer utilizando un estilo de liderazgo y siempre que puedas dar tú los fringe benefits.
Blake MountEstos tipos de liderazgo aplicables a la Dirección del Proyecto, descritos anteriormente, se ajustan al tipo de Proyecto y deben enfatizar con el resultado y con las personas.
Blake & Mount” dice que el estilo de liderazgo del Director de Proyecto y las técnicas de motivación respecto a los recursos humanos del Proyecto,  deberían empezar en el cuadrante 1 y cuando cojamos un equipo de Proyecto, demostrarle un gran interés por la producción.
Luego utilizaremos, sin merma de la producción, interés por las personas, Convencerles (cuadrante 2).
Cuando veamos que las personas están contentas, nos dedicaremos a apoyarles (cuadrante 3).
El verdadero éxito del Project Manager es delegar y hacer que el equipo se autogestione (cuadrante 4).
El liderazgo es situacional. En cualquier caso nos quedaría el tercer proceso: Orientar al equipo de Proyecto, conducirlo o liderarlo, por eso, el liderazgo tiene que ver con el team, pero también con el manejo del equipo, este es un proceso típico de control, resuelves conflictos, eliminas asuntos pendientes, observas y conversas con los miembros del equipo de Proyecto.
Básicamente, la orientación del equipo de Proyecto, se hace a través de la gestión de los conflictos.
El ciclo de vida de un conflicto dentro del Proyecto, es la clave de la dirección del equipo, hay que aprender a manejar conflictos, los conflictos surgen por varios motivos: porque la gente lucha por su presupuesto, por las diferentes visiones de ver las normas o los procedimientos administrativos, etc. El Project Manager tiene que aprender a dirimir estas situaciones.
Conflictos
Hay cinco técnicas para combatir los conflictos por parte de un Director de Proyectos.Técnicas de resolución

  • Formación. (Forming)
  • Tormenta. (Storming)
  • Normas. (Norming)
  • Rendimiento. (Performing)
  • Cese. (Adjourning)

Cuando un Project Manager pone encima de la mesa, lo que a dos partes les separa, debe aplicar técnicas de resolución de problemas:

  • Confrontar, colaborar. (Confronting, Collaborating)
  • Comprometer, negociar. (Compromising, negotiating)
  • Suavizar, acomodar. (Smoothing, accomodating)
  • Forzar, imponer. (Forcing, dictating)
  • Eludir, retirar. (Avoiding, withdrawing)

Cuando se consigue resolver un problema, sin que las partes en conflicto salgan perjudicas, es un logro que hay que registrar, ya que pocas veces se consigue, siendo está una de las grandes características de los Gerentes de Proyecto de Excelencia, por eso es tratado con mucha intensidad en el transcurso del Master en Gerencia y Dirección de Proyectos.

Gestión Recursos Humanos Proyecto