En un post anterior dejamos todo preparado conceptualmente hablando para empezar a planificar la gestión de los costes, veamos ahora un enfoque práctico sobre la Gestión del Coste de los Proyectos, ¿qué es el Plan de Gestión de los Costes? y ¿cómo vamos a gestionar el coste del proyecto?

Técnicas que se pueden utilizar para gestionar el coste del Proyecto


El Plan de Gestión del Coste es un componente del plan para la dirección del proyecto y describe la forma en que se planificarán, estructurarán y controlarán los costos del proyecto.


Todas las técnicas de gestión del coste del Proyecto hay que reflejarlas en el plan de gestión del Coste del Proyecto.

  • Técnica de Montecarlo.
  • De tres puntos.
  • Herramientas en particular.

Entradas directas para Planificar la Gestión del Coste del Proyecto 


Los procesos de gestión de costes, así como sus herramientas y técnicas asociadas, se documentan en el plan de gestión de los costes.


Acta de Constitución del Proyecto. En el Acta de Constitución del proyecto tendremos los costes asignados desde el inicio. Veamos algunas dudas, que nos puedan surgir relacionadas con este punto:

  • Nos asignan un proyecto donde el presupuesto ya está fijado y planificado. ¿Tenemos nosotros que volver a planificarlo?. La respuesta es Si.
  • Tened en cuenta que, si son proyectos en los que participamos desde el comienzocy desde una posición más alta como es la visión que da el PMI, la única entrada donde se menciona el dinero (presupuesto) es el Acta de Constitución del Proyecto.
  • En el Acta de Constitución se encuentra el total del presupuesto y es, justamente ahora, cuando estamos analizando los costes, el momento de afinar este presupuesto.

Plan de Dirección del Proyecto.

  • Esta es otra entrada a tener en cuenta Contiene restricciones, suposiciones de proyecto…..
  • En el Plan para la Dirección del Proyectocestán establecidos los procesos que se van a desarrollar en el proyecto. Si vamos a hacer el Plan de Gestión del Coste tenemos que indicar el proceso 7.1 en el Plan de Dirección del Proyecto.

APO’s y FAE’s.

  • Otras entradas importantes son cómo hacemos las cosas en nuestra empresa y el sector.
  • Esto condiciona el proyecto y, en función de cómo trabajamos en la empresa, así trabajaremos en nuestro proyecto.

Epígrafes más importantes


La salida directa del proceso 7.1 Planificar la Gestión del Coste, es el Plan de Gestión del Coste.


  • Unidades de Medida.Nivel de Precisión.
  • Nivel de Exactitud.
  • Enlaces con los procedimientos de la organización.
  • Umbrales de control.
  • Reglas para la medición del desempeño.
  • Formatos de los informes.
  • Descripciones de los procesos.
  • Detalles adicionales.

Cómo Estimar los Costes del Proyecto


Dentro del PMBOK este proceso correspondería al proceso 7.2 Estimar los Costes de Proyecto.


Este proceso consiste en desarrollar una estimación aproximada de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto.
¿Qué significa estimación aproximada?, con las distintas técnicas de que disponemos, intentaremos obtener un primer acercamiento o estimación del coste de todas las actividades del proyecto.
Por tanto el beneficio clave de este proceso, es que determina el total de los costes requeridos para completar el trabajo del proyecto, es decir, determinaremos el total de los costes requeridos por ahora.

Para estimar los costes del Proyecto tenemos que consultar los siguientes documentos


Una vez hayamos desarrollado el proceso 7.2 Estimar los Costes del Proyecto obtendremos la “Estimación de los Costes de todas las Actividades” y las “Bases de las Estimaciones”.


Enfoque practico sobre gestión Coste

Cómo haremos la estimación de los Costes del Proyecto


La podemos hacer aplicando la técnica de tres puntos por cada actividad o subcontratando un paquete de trabajo a una empresa externa donde transferimos los riesgos asociados a ese trabajo.


  • Pedimos presupuesto a tres empresas diferentes, sacando luego nuestras propias conclusiones de estimación de presupuesto.
  • Con todo esto estamos preparados para pasar al proceso 7.3 Determinar el Presupuesto del Proyecto
  • Estimar los costes de las actividades, son evaluaciones cuantitativas de los costes probables que se requieren, para completar el trabajo del proyecto.
  • Las estimaciones de costes del Proyecto pueden representarse de manera resumida o detallada (resumida es el paquete de trabajoatomizada por cada tarea o actividad), se estiman los costes para todos los recursos aplicados a la estimación de costes de las actividades, es decir, lo que estamos haciendo es ir sacando el coste de cada una de las actividades.

La estimación de costes puede requerir una serie de actividades importantes


La documentación de los fundamentos de las estimaciones, es decir, cómo fueron desarrolladas y dónde se obtuvo el valor.


  • La documentación de todos los supuestos realizados
  • La documentación de todas las restricciones conocidas.
  • Una indicación del rango de las estimaciones posibles, por ejemplo: 10.000 € (±10%), para indicar que, se espera, que el coste del elemento se encuentre dentro de este rango de valores)
  • Una indicación de nivel de confianza de la estimación final.

La base de las Estimaciones apoya la estimación de costes de las actividades. Es la cantidad y el tipo de detalles adicionales que respalda la estimación de los costes, que varían en función del área de aplicación.
Independientemente del nivel de detalle, la documentación de apoyo debe proporcionar una comprensión clara y completa de la forma en que se obtuvo la estimación de costos.
Una vez que ya dispongamos de las estimaciones de todas las tareas podremos realizar el proceso 7.3 Determinar el Presupuesto del Proyecto.

Proceso 7.3 Determinar el Presupuesto del Proyecto.


Este consiste en sumar todos los costes estimados de las actividades individuales o paquetes de trabajo de cara a establecer una línea base de costes autorizada.


  • El beneficio clave de este proceso es que determina la línea base de costes con respecto a la cual se puede monitorear y controlar el desempeño del proyecto, es decir, haremos una suma completa para obtener la línea base del coste la cual será nuestra referencia a seguir, este documento (la línea base).
  • Es un documento público que estará aprobabo por la Control Change Board, Project Board y por el conjunto de Stakeholders representativos de todos los Stakeholders o en el Kick-Off.

Para determinar el presupuesto necesitaremos de los siguientes documentos del proyecto


Lo importante no es que cada paquete de trabajo pueda tener una reserva de contingencia.


  • Línea base del alcance del Proyecto.
  • Cronograma del Proyecto.
  • Registro de Riesgos del Proyecto.
  • Calendarios de Recursos del Proyecto.
  • Contratos/acuerdos.
  • APO’s y FAE’s

Tened en cuenta que aún estamos determinando un presupuesto, que todavía no está en ejecución, con lo cual estamos trabajando con estimaciones.

  • Cuando estamos haciendo la estimación de costes sumamos los costes estimados de las actividades o paquetes de trabajo para establecer la línea base de los costes.
  • La línea base incluye los presupuestos aprobados y la reserva para contingencia pero, excluye la reserva de gestión.
  • El PMBOK, sobre la línea base de Coste nos recomienda que la trabajemos como referencia, para medir el grado de avance de nuestro proyecto.

Lo importante no es que cada paquete de trabajo pueda tener una reserva de contingencia. Lo que tenemos que hacer es gestionar bien una única y buena reserva de contingencia.
Los colchones desvirtúan la realidad del proyecto. Las cuentas de control son otra herramienta que nos ayudará a gestionar y evaluar el avance del proyecto. No olvidemos tampoco el tema del financiamiento del proyecto, es decir ¿cada cuánto tiempo tenemos que inyectar dinero al proyecto?, a media que el proyecto avanza, el dinero asignado se va agotando, por eso, tenemos que solicitarlo con tiempo.
Gestión del coste máster dirección proyectos