Como enfoca PMBOK la Gestión de Proyectos. Filas y Columnas de la tabla PMBoK. En un post anterior del Master en Project Management, hablamos de como empezar a tratar el libro de PMBOK 5ª edición y las columnas de la tabla de los 47 procesos de la Dirección de Proyectos, ahora seguiremos hablando del libro, de las filas y de las columnas de la tabla.

1.- Las Filas de la Tabla PMBoK:

  • Las filas de la tabla PMBoK son 10.
  • Empezaremos por la fila 4, que se ocupa de la integración del Proyecto.
  • Acabaremos en la fila 13 que se refiere a los Stakeholders del Proyecto.
  • Los procesos de las áreas 5, 6 y 7 que llamaremos: alcance del Proyecto, tiempo del proyecto y coste del Proyecto.
    • En principio estos procesos se dedican a cumplir y hacer los trabajos del Proyecto que están definidos en el alcance, el tiempo en que tengamos que hacerlos y con el dinero que tengamos presupuestado.

¿Qué dinero y qué tiempo tenemos para desarrollar el proyecto?.Los que definamos en la planificación del proyecto. ¿Cómo sabemos que lo hemos hecho de acuerdo a lo definido? Por los procesos de Supervisión & Control. Por tanto, los procesos tienen dos índices: una fila y una columna.

  • Las filas dicen que hay tres áreas para definir el éxito o el fracaso del Proyecto:
    • Área de Calidad del Proyecto.
    • Área de Riesgos del Proyecto.
    • Área de Interesados en el Proyecto, cuya filosofía de gestión es la del aseguramiento de la calidad.
  • Luego tenemos otras tres áreas: RR.HH, comunicaciones y adquisiciones:
    • El equipo del Proyecto, área 9.
    • Las comunicaciones del Proyecto, área 10.
    • Los subcontratistas del Proyecto, área 12.
    • Por último y la más importante el área de integración del Proyecto.
    • Qué integra las otras áreas del Proyecto.

Lo que queremos que veáis desde el principio es que el Project Manager entiende que lo importante son las columnas y, hay un proceso de integración en cada columna, entonces los procesos de integración manejan las columnas y manejan todo el sistema, observad en el siguiente cuadro que hay 5 columnas y 6 procesos de integración.

Tened en cuenta que la supervisión & control del Proyecto, y la integración del Proyecto, es lo más importante del método.

  • El método se basa en la tabla de PMBOK donde hay:
    • 26 procesos en el inicio y planificación (Elaboración Virtual).
    • Más 21 procesos en ejecución, supervisión y cierre (Elaboración Real), vemos que enfatiza mucho el estudio de cómo hacer las cosas bien.

Tenemos que tener claro que eso lo hacemos para cumplir objetivos, básicamente la filosofía del Project Management es: definir un objetivo y cumplirlo, el objetivo tiene que ser algo específico, medible, alcanzable, razonable y acotado en el tiempo, y no es necesario que el objetivo que definamos se vaya a conseguir, podéis ir cambiando de objetivos si vemos que no los podemos cumplir, ahora bien, los objetivos se definen en términos de la triple restricción, veamos un ejemplo.

2.- Como enfoca PMBoK la Gestión de Proyectos:

En amarillo vemos un objetivo de proyecto definido en términos de tiempo del Proyecto, alcance del Proyecto y coste del Proyecto.

  • En 6 meses (barra amarilla):
    • En este Proyecto, tenemos que hacer, con un millón de euros, un software que tenga 400 funciones.
    • Este es el objetivo del Proyecto, el alcance del Proyecto.
  • El resultado es el punto negro:
    • La barra azul es más larga que la amarilla.
    • Nos indica que hemos tardado 12 meses en hacer 30 funciones y no las 400 previstas en la planificación del Proyecto.
    • Como vemos, el alcance del Proyecto es más pequeño.
    • En vez de 1 millón nos hemos gastado 1,5 millones de euros (línea verde).
  • La línea roja del gráfico:
    • Es lo que el Project Manager indica que va a conseguir.
    • El objetivo de la tabla es cumplir objetivos en términos de las áreas 5, 6 ,7.
    • Avisar de que los objetivos no son los inicialmente propuestos, por tanto, hay que establecer objetivos nuevos.
    • Evaluar periódicamente si los objetivos se han conseguido, implementar acciones correcticas cuando sea necesario, y si es necesario se cambia de objetivos o se reformulan.

Los Project Manager somos directivos que tenemos derecho a decir lo que se puede hacer y a justificar que lo hecho es lo más adecuado en función del dinero, el tiempo y necesidades de la compañía, a todo esto lo hemos llamado la triple restricción del Proyecto, (alcance, tiempo y coste), y con un enfoque hacia la satisfacción del cliente del Proyecto.

  • Pero muchas veces esta triple restricción del Proyecto se amplía a una séxtuple restricción, que aunque sigamos llamándola la triple restricción, se pide al Director de Proyecto que satisfaga al cliente del Proyecto dando:
    • Un software (alcance del Proyecto) de 30 funciones con una gran calidad para que no falle (calidad),
    • Dándolo en un año (tiempo del Proyecto),
    • Sin sobresaltos (riesgos del Proyecto),
    • Haciéndolo con 1 millón de € (coste del Proyecto)
    • Y manejando los recursos óptimamente (recursos del Proyecto).

Aquí, como podéis ver, además del alcance, tiempo y coste del Proyecto aparecen otras áreas de conocimiento PMBoK: calidad (área 8), riesgos (11), el área de recursos (11) aún no ha sido considerada en la tabla, y también vamos a dejar claro que la satisfacción del cliente.

3.- La satisfacción del Cliente del Proyecto:

  • La satisfacción del Cliente del Proyecto, es una cosa difícil de entender o muy simple, en principio ¿quién es el cliente del Proyecto?, el que nos paga o el usuario final, esto es complicado, normalmente el cliente es el que nos paga, pero el que nos paga quiere que el usuario final este contento, entonces ¿el cliente es el cliente, o el cliente del cliente?

Por ejemplo, si hacemos una máquina para expender billetes y me la paga ADIF (Administrador de Infraestructuras Ferroviarias) ¿mi cliente de Proyecto es ADIF? o ¿el cliente del Proyecto es el usuario que está en la estación y no sabe sacar un billete, porque hemos hecho una máquina que no entiende el usuario final?

  • Por tanto, esto de satisfacer al cliente del Proyecto es un concepto demasiado simple, aquí lo vamos a sustituir por la satisfacción de los actores interesados en el Proyecto (Stakeholders).

Los actores interesados en el Proyecto son muy importantes, para nosotros, tan importantes como la integración del Proyecto, la tabla del PMBoK comienza por la integración del Proyecto y termina por los actores interesados en el Proyecto

4.- Los actores interesados en el Proyecto:

  • Está en el núcleo del método, porque la tabla se cierra por el área 13 de gestión de los actores interesados en el Proyecto. Aquí podemos ver procesos como:
    • Identifica los actores interesados en el proyecto (13.1).
    • Planifica como tratarlos (13.2).
    • Gestiona su participación en el proyecto (13.3).
    • Controla que estén comprometidos con el éxito del proyecto (13.4).

Claro, lo primero que vamos a decir es que el cliente es un actor interesado en el proyecto, pero un actor interesado es mucho más que un cliente del proyecto.

  • Stake significa varias cosas: cercado, apuesta, estaca, porción de un pastel…,
  • El Stakeholder es:
    • Un actor del Proyecto interesado en defender su cercado, en defender su pastel.
    • Es el dueño de una estaca, una persona con poder para tu Proyecto, porque tiene una vara, un estaca y puede hacerte mucho daño.
    • Por tanto, nosotros tenemos la obligación de identificar qué personas tienen poder sobre el Proyecto y derecho a pedir que se respete su cuota, su cercado, etc…
  • Bajo este concepto está el cliente del Proyecto que dice: ¡¡ o me haces una cosa bien hecha o no te pago!!

Pero también está el proveedor, también están los grupos ecologistas que defienden su parcela, está el director económico financiero que dice: ¡¡ cuidado, a mí no me estropees la línea de crédito!!, etc… Por tanto, el Project Manager hace la satisfacción de los Stakeholders, esto es lo que hay que cambiar en la triple o séxtuple restricción: cambiar el cliente del Proyecto por los Stakeholders del Proyecto. Nosotros aspiramos a que los grupos ecologistas estén contentos, a que el director financiero esté contento, por supuesto que el cliente esté contento, el programador que trabaja a nuestro lado también esté contento…, vamos entonces a identificarlos, vamos a ver si tienen derecho a pedir, y si lo tienen se lo reconoceremos, a procurar, a gestionar, y haremos un análisis detallado de los Stakeholders más poderosos y de los que están a favor y en contra de nuestro proyecto. Por tanto, es muy importante que cojamos la intuición de lo que es un Stakeholders, en conclusión, hay que localizar quién puede hacer daño al Proyecto e intentar ganarlo para la causa. En el siguiente post del Master en Project Management hablaremos sobre la figura del Director de Proyectos o Project Manager, su papel y sus competencias.