La EDT es una descomposición jerárquica del proyecto, orientada a los entregables y al trabajo concreto para lograr los objetivos. Es una herramienta que puede llevarnos al éxito o al fracaso si no la hemos creado, desglosado y estructurado adecuadamente.

Todo director o directora de proyectos debe poder confeccionarla a la perfección. La mejor forma de afinar tus habilidades es completando el Curso de Dirección de Proyectos, en el que aprenderás el proceso detallado para crear una EDT y adquirirás muchas otras herramientas para desempeñarte como profesional.

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La EDT del proyecto es el camino, la hoja de ruta hacia el éxito del proyecto.

  • Ayuda a respetar los tiempos.
  • Reduce riesgos.
  • Sirve para el control en el proceso.
  • La falta de una EDT impacta negativamente en el proyecto. 

Todo el equipo de proyecto debe intervenir en la creación de la EDT para dividir el trabajo en paquetes de trabajo (PT), estableciendo niveles de desglose de esos trabajos en tareas más pequeñas y manejables. En general, la EDT registra las tareas que se deben realizar y a sus responsables.

La EDT muestra al equipo de proyecto toda la información sobre lo que tienen que hacer y permite que vean, analicen y conozcan todas las tareas a nivel global. Esta visión confiere seguridad y eficacia a la dirección del proyecto porque organiza y define al alcance

La EDT no es una lista de tareas sino una descomposición jerárquica de dichas tareas con la vista puesta en los entregables del proyecto.

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La EDT divide el trabajo en componentes pequeños y establece niveles para una mayor eficacia en su gestión y ejecución. Esto le permite a un/a project manager hacer un mejor seguimiento del proyecto porque lo vuelve más manejable.

Cada nivel representa una definición cada vez más detallada del trabajo del proyecto hasta llegar al nivel más bajo.

Paquete de trabajo —> Tarea –>Subtarea o actividad

De esta forma, sabremos cuáles son las tareas del proyecto y quién va a realizarlas.

La EDT permite mejorar el Plan de Dirección de Proyecto porque minimiza los riesgos, muestra cómo se relacionan entre sí los entregables: su secuencia, su cadencia y su importancia. Esto es muy importante porque los entregables suponen recursos que llevan aparejados los costes del proyecto.

Aprende a fondo las técnicas que te conducirán al Éxito. En la Certificación de Dirección Práctica de Proyectos Profesionales profundizaremos en cómo armar una EDT y otras herramientas que facilitarán tu trabajo como project manager.

Para confeccionar la EDT usamos distintos recursos que la harán más atractiva, más legible y más entendible: 

  • Códigos de colores.
  • Poner la denominación de la tarea.
  • La fecha de inicio.
  • La fecha de finalización.
  • El número estimado de días.

– Cada tarea va a estar asociada con su responsable. De esta forma, creamos una red de responsables perfectamente identificados/as, para facilitar la labor del/la project manager a la hora de realizar el seguimiento del proyecto e identificar y resolver problemas.

– Las tareas requieren de un tiempo, de una secuencia y de una relación determinada entre ellas. Por lo tanto, la EDT nos mostrará el tiempo necesario para su realización y finalización.

Por supuesto que cada tarea lleva aparejada un coste vinculado a la estimación de recursos necesarios. La unión de todos estos costes determinará el presupuesto del proyecto.

La EDT es una herramienta funcional que nos tiene que servir de referente permanente a lo largo del proyecto. 

  • Una EDT realizada con elegancia y cariño será visual y fácilmente entendible. Así identificaremos las tareas y su información relevante con un simple golpe de vista
  • La EDT siempre debe estar bien numerada o el equipo de proyecto puede perderse.
  • Una buena EDT no tiene que tener más de 5 niveles. Una excesiva definición puede ser perjudicial para el Proyecto. No se pueden hacer 15 niveles porque se verá muy ordenada pero en la práctica no será operativa y no podrá ejecutarse.
  • Todo en el Proyecto es identificable y medible. La fecha de inicio y la fecha de finalización delimitan tanto a la propia tarea como a su relación temporal con las demás tareas.
  • Es habitual establecer una biblioteca de modelos de EDT. Cuando tengamos un proyecto nuevo tiraremos de la EDT de un proyecto similar.

Evita los errores fatales en la planificación de tu proyecto formándote en Nextop. Con nuestra Certificación aprenderás todo sobre la EDT y otras herramientas indispensables para liderar tus proyectos con éxito.

 

Pasos a seguir para desarrollar la EDT del Proyecto:

  1. Identificar el producto o servicio a entregar.
  2. Definir los paquetes de trabajo principales del proyecto en base al alcance.
  3. Estructurar los trabajos hasta llegar al nivel adecuado de detalle. En este paso, la experiencia y el conocimiento juegan un papel fundamental. En caso de ser principiantes es muy recomendable consultar con alguien con más experiencia. Las tareas se descomponen en actividades y se les asigna un coste para poder realizar el seguimiento.
  4. A las tareas críticas del proyecto se les asignará la clasificación de “unidad de obra”.

Según la ISO 21500 y el PMBoK conviene subdividir las tareas hasta un nivel de detalle que identifique: la secuencia, el paralelismo y las relaciones de precedencia.

La EDT del Proyecto como elemento de comunicación

Cuando realizamos la EDT no debemos perder de vista debemos obtener una representación gráfica y muy visual porque nosotros/as como project managers y el resto del equipo debemos saber en qué lugar del proyecto nos encontramos en un solo golpe de vista.

Como mínimo, la EDT debe contener esta información:

  • El alcance.
  • El nombre de la actividad. 
  • Lo que queremos con esa tarea.
  • La fecha de inicio
  • La fecha de finalización.
  • El/la responsable de cada cosa.
  • El presupuesto asignado.

La regla del 100% del PMI  

“La suma de los trabajos de «los inferiores» debe ser igual al 100% de la obra representada por su «superior»”.

Esta regla se aplica a todos los niveles de la EDT y asegura que el 100% de las obras definidas en el proyecto capturen todos los entregables, incluyendo lo necesario para la gestión del propio proyecto.

Formas prácticas de cumplir la regla del 100%:

  • Definir los elementos de la EDT en términos de resultados o entregables.
  • Asegurar que la EDT no sea demasiado prescriptiva.
  • Permitir una cierta libertad de iniciativa y personalización por parte de los participantes en el proyecto.

Minimiza los riesgos en tus proyectos formándote como project manager profesional. Aprende a aplicar la regla del 100% a la EDT de tus proyectos al unirte a la comunidad Nextop.

 

El diccionario de la EDT

Además de la Estructura de Desglose de Trabajos en sí misma, crearemos un diccionario de la EDT, un documento que acompaña y respalda a la estructura de desglose del trabajo.

  • Describe el contenido detallado de cada uno de sus componentes.
  • Se crea para informar a los/las miembros del equipo de proyecto sobre cuando van a iniciar su labor.
  • Informa sobre los hitos del cronograma del proyecto y sobre el detalle de las tareas.
  • Se utiliza para controlar el trabajo y el alcance.
  • Sirve para conocer el esfuerzo necesario para realizar cada trabajo.

Cuando el cliente aprueba el enunciado del alcance del trabajo, la EDT y el Diccionario de la EDT el o la project manager puede empezar a planificar lo necesario para poner en marcha el proyecto:

  • El cronograma.
  • El coste.
  • La calidad.
  • Los recursos necesarios para hacer los trabajos.
  • La comunicación.
  • Los riesgos.
  • Lo que se va a subcontratar.

Si buscas conocer en detalle todo lo referente a la construcción de una EDT, a la definición del alcance, a la creación matriz de trazabilidad y al resto de las herramientas fundamentales para planificar y concretar con éxito tus proyectos inscribete hoy en la Certificación de Dirección Práctica de Proyectos Profesionales.