Conoces la idea de la «comunicación formal interna” dentro de una organización?

Existe un “libro de estilos” que nos enseña que tipo de palabras no debemos escribir, que tipo de repeticiones nunca se deben hacer, cuántas líneas por escrito están más o menos determinadas para que la gente las lea, cómo se estructura el escrito, etc., todas estas cuestiones son el estilo propio que vamos a utilizar en nuestra comunicación a la hora de lanzarlo a la gente, bien, estas son cuestiones que tenemos que determinar desde el principio y luego establecer el sistema de qué comunicación tiene que llegar a cada tipo de persona, por eso podemos establecer rangos de comunicación en nuestro sistema y habrá tipos o listas de comunicación que serán para todo el mundo, otros para mandos intermedios, otros para técnicos, otros para la alta dirección, y luego están los confidenciales que según el asunto pueden ser confidencial para una persona, para un grupo, etc.

  • Todas estas cuestiones tenemos que establecerlas para que, cuando nos llegue este clase de comunicación, sepamos que es para nosotros, el grado de confidencialidad que tiene y cómo tenemos que enfrentarnos a él, si nos está pidiendo contestación en el tiempo y la forma que tengamos, si es vía corresponsal o si es vía directa, es decir, un corresponsal no tiene porqué pasar toda la información dependiendo también del grado y categoría de las personas de las que estén hablando, o de un tema concreto, que pueda ser de un tipo o de otro, con lo cual, todo esto es un tema de oficializar la comunicación. La comunicación es vital en el Proyecto.
  • ¿Para qué?, para que sepamos que hasta que a nosotros no nos llegue en ese formato, o que cuando nos llegue un tipo de comunicación determinada, tenemos que ponernos a funcionar de una manera o de otra, y quien nos lo haya mandado que tenga la seguridad que nos ha llegado y que se está actuando de la manera que se nos está indicando, con lo cual vemos que la comunicación es eficaz y llega de la manera que queremos que llegue, y para verificar eso tiene que tener grado de eficiencia que nosotros marquemos en el sistema de comunicación.
  • Estableceremos que tipo de comunicación va por vía formal escrita, que tipos de escritos, tipos de argumentos que pongamos como: confidencialidad o de generalidad, en qué tipo de formato se va a mandar: si va a ser un escrito, por vía e-mail, por whatsapp, por sms, por teléfono, etc., pero con la constancia que tiene que haber en todo este tipo de cuestiones: si se graban o no las conversaciones, contamos también con las videoconferencias, si son importantes y si realmente ahí se establecen órdenes y se trabaja, se tendrá que grabar para que en un momento determinado se pueda discutir sobre ello, avisar a la gente, trabajar con la ley de protección de datos.
  • Con todas estas cuestiones y sobre todo, con la confidencialidad, otro de los temas a los que no estamos habituados o no se le hace mucho caso, y claro, cuando nosotros empezamos a trabajar en red empezamos a trabajar todos en línea, al final la confidencialidad será muy importante ¿por qué? Porque vamos a tener acceso a una serie de información que puede ser crítica para la empresa y para nosotros, por lo que tenemos que trabajar mucho todo el tema de comunicación también por vía audiovisual o bien telefónica, etc.

La obsesión que tienen en las empresas es la de gran hermano, tenemos que tener todo controlado, establecido, etc., podemos decir que lo mejor es que la gente se empiece a comunicar, empiece a ser consciente que la comunicaciones en importante y una vez que sepamos lo que se cuenta y cómo se cuenta establecer un sistema y mejorar lo que estamos haciendo porque hay empresas que han montado un llave en mano debido a la complejidad de sus organizaciones.

mejora-continua
  • Pongamos un ejemplo de como una empresa tuvo que cambiar todo su sistema comunicaciones por su enorme complejidad:
    • Vino una empresa con un problema de comunicación, estos tenían establecido un sistema tan absolutamente complejo que se perdía la comunicación por el camino, es decir, cuando te llegaba una comunicación la teníamos que reenviar a tres personas las cuales tenían que hacer un análisis, estas a su vez las enviaban a una cuarta persona que también tenía que hacer un análisis, al final tenemos tantos elementos y tantos pasos de comunicación que la comunicación no llega porque se queda estancada en algún sitio y no le llega a la persona.
    • Es más importante que la comunicación le llegue a la persona por la vía que sea y después ya estableceremos el cauce, al final después de ver el ciclo completo de la comunicación, tuvimos que dinamitar entero el sistema de comunicación que era perfecto para que la gente pudiera empezara a comunicar, y a partir de ahí, empezar a trabajarlo y canalizar todas esas comunicaciones que fallan, porque cuando empiezas a escalar hacia arriba la comunicación lógicamente también tenemos que establecer qué tipo de comunicación tiene que llegar a qué tipo de personas y las posibilidades que tiene de ir hacia otro tipo de personas sino se le da una solución en un sitio determinado.
    • Luego, claro, lo que nosotros tenemos que verificar es que cuando establezcamos y digamos algo en mi área porque soy un trabajador de zona quiero proponer una mejora, quiero proponer algo para mí, que al final la respuesta que tenga que llegar me llegue de la persona o del departamento que efectivamente me lo tiene que dar, y entre medias hay una persona que es el mando intermedio sobre el que va a pesar todo esto, con lo cual tendremos que establecer el sistema para que cause recibo de que se ha hecho esa propuesta, que se ha tramitado como se tiene que hacer y que ha llegado hasta donde tiene que llegar, por eso también tenemos que establecer el sistema.
    • Es decir, cuando lo que hago es un protesta de trabajo técnica va a llegar alto y habrá un departamento que la tendrá que revisar, bien, eso al final lo tendremos que parametrizar dentro de nuestro sistema y este sistema una vez que esté establecido, y una vez que llegamos y contemos esto nos tiene que dar la seguridad de que esto sale directamente hacia la persona o el departamento que tiene que ir con el visto bueno y la verificación del mando directo, de acuerdo, pero que al final lo que me tiene que llegar es una respuesta no de ese mando sino del departamento o del área que a nosotros nos tiene que dar esa respuesta positiva o negativa, pero que nos llegue,con lo cual tenemos que establecer todos esos procesos.
    • Tendremos que escoger todos los procesos de comunicación, cómo se establecen, cómo llegan y cómo los podemos ir mejorando y como tenemos que proceder en función de cada proceso, de cada área, y de la importancia o no que tenga lo que estoy comunicando, esto es una tema que tenemos que ir trabajándolo poco a poco porque nos podemos volver locos, esta es la idea de lo que es la comunicación formal, interna dentro de una organización.
  • Luego tendremos la comunicación externa, lo que sí está muy claro es que, si internamente no damos la imagen que queremos dar hacia afuera, por más imagen que pongamos fuera no funciona.
  • Hay empresas que presumen de ser muy buenos comunicadores y cuando el cliente interactúa con esa organización al final la comunicación no le llega, suele ser un feecback de una sola vía, de ellos hacia a ti para convencerte de algo, esta es la prueba que para tener una buena imagen hacia afuera tenemos que tenerla hacia adentro, para ser una empresa comunicativa nuestra gente tiene que comunicarse.
  • ¿Por qué? porque cuando a ellos les llega un elemento externo al que tienen que dar una solución o una respuesta, sino están en condiciones de comunicar, si no le dan importancia a la comunicación, al final eso lo harán mal, con lo cual la imagen no sale por mucho que quieran y mucho marketing que contraten, por eso es muy importante para las empresas que sea coherente la comunicación interna y el sistema con la comunicación externa, es decir, la imagen de la empresa de cómo queremos que nos vean al final tenemos que darla nosotros.

También nuestra gente tiene que ser consciente que en su manera de trabajar y de actuar está metiendo comunicación hacia afuera y este es el elemento fundamental, la comunicación es esencial y luego la canalización de esa comunicación que son los sistemas de comunicación formal interna de la empresa. Gracias por acompañarnos en esta entrega, suscríbete a nuestra newsletter o síguenos en Linkedin, a través de estos canales compartimos el mejor contenido sobre Project Management.