El Acta de Constitución, project charter en inglés, es el documento emitido por el ola patrocinador/a que autoriza la existencia del proyecto. Su aprobación es el nacimiento del proyecto como tal. Por eso, en en este artículo vamos a hablar explicarte para qué sirve y a hablar de su elaboración.

El acta de constitución del proyecto contiene solo lo necesario para dejar claro el acuerdo alcanzado con las y los interesados y nos da la autoridad para iniciar el trabajo, además de la disponibilidad de los recursos necesarios para poder ejecutar el proyecto. 

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Características del acta de constitución

  • Recoge la información importante y general para describir al proyecto y su objetivo.
  • Tiene como función autorizar el inicio oficial del proyecto.
  • Determina quién será el o la project manager a cargo.
  • Busca generar acuerdos para evitar malentendidos durante el ciclo de vida del proyecto.
  • No explica el detalle de las tareas a realizar. Eso se definirá más adelante.
  • Su función se resume en tres conceptos: claridad, planificación y transparencia entre todos los implicados.

La importancia del acta de constitución según el PMBOK 6ª

  • Es la confirmación de que el proyecto está alineado con la planificación estratégica de la organización.
  • Sirve para que el sponsor del proyecto y la organización que lo ejecuta se pongan de acuerdo en la necesidad de iniciar el proyecto

La creación del acta

Principalmente, el acta es creada por la empresa que ejecuta el proyecto, con el objetivo principal que antes hemos comentado. La dirección del proyecto puede o no intervenir pero, acorde a nuestro criterio, su participación es importantísima para aportar a la correcta confección.

Para que el o la project manager alcance los objetivos perseguidos, la orden que recibe a través del acta debe cumplir con ciertas características:

  • Ser precisa.
  • Con un alcance limitado.
  • Con un tiempo acotado.
  • Con unos recursos definidos.
  • Que comprenda el entorno que rodeará al proyecto y a la empresa.

Un mal lanzamiento del acta de constitución del proyecto puede ser el comienzo de un proyecto desastroso. Se crea estrés entre las/los interesados y nuestro equipo, no hay un punto de partida claro, se trabaja en cosas indeterminadas porque el proyecto no está definido, se malgastan recursos y se pierde la confianza entre las partes.

Podrás conocer a fondo las herramientas para redactar y reconocer un acta de constitución bien formulada al apuntarte en nuestra certificación.

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Estructura del acta de constitución del Proyecto

La estructura del acta de constitución puede ser siempre la misma. A partir de una base en común, se irá desarrollando la de cada proyecto. Por eso, en la certificación te proporcionaremos una plantilla, cuyo formato está perfectamente alineado alineado con el PMBOK 6° edición, que podrás utilizar con éxito en todos tus proyectos futuros.

Qué incluirá el acta

  • Las necesidades del o la cliente que dan origen al proyecto.
  • Las posibles restricciones que el proyecto puede tener.
  • Los requisitos de alto nivel referentes al producto a desarrollar en el proyecto:
    1. Nombre del proyecto.
    2. Project backgraund
    3. Necesidad comercial.
    4. Objetivos del proyecto y justificación.
    5. Requisitos del alto nivel.
    6. La descripción de alto nivel y sus limites, supuestos y restricciones.
    7. Riesgos de alto nivel.
    8. Resumen del cronograma de hitos.
    9. Resumen del presupuesto.
    10. Objetivos medibles del proyecto y criterio de éxito asociado.
    11. Lista de interesados.
    12. Requisitos de aprobación del proyecto.
    13. Gerente de proyecto asignado, su responsabilidad y nivel de autoridad.
    14. Nombre y nivel de autoridad del patrocinador y de quienes autorizan el acta.
    15. Lista de distribución del acta de constitución.
    16. Resumen ejecutivo del proyecto.
    17. Anejos.

En la Certificación de Dirección Práctica de Proyectos Profesionales vamos a desarrollar cada punto de esta estructura a partir del acta de constitución real de un proyecto dirigido por uno de nuestros profesores. Además trabajaremos en la construcción de nuestra propia acta. Inscríbete hoy y sé parte de la comunidad Nextop.