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Como hacer un Acta de Constitución del Proyecto


La aprobación de una Acta de Constitución (Project Charter en inglés) es el nacimiento del proyecto. 

En este artículo vamos a explicarte el por qué, la razones, el cómo y el quién del Acta de Constitución del proyecto. 

Lo vamos hacer basándonos en una estructura de acta que en Hito Master DAP utilizamos en nuestros proyectos y que te servirá como plantilla para realizar todas tus Actas de Constitución para tus proyectos futuros.

¿Qué vas a encontrar aquí?

Qué es el Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter).

El Acta de Constitución del proyecto es el documento, emitido por el patrocinador del proyecto, que autoriza la existencia del proyecto. 

El acta proporciona al gerente del proyecto la autoridad necesaria para iniciarlo, así como la disponibilidad de los recursos necesarios para poder ejecutar el proyecto.

Consideraciones previas

Siempre debes tener en cuenta en tus proyectos.

En tus proyectos siempre debes tener en cuenta que la dirección de proyectos es progresiva, acumulativa. 

A medida que avanzamos en el proyecto vamos sabiendo más de él, cosas que solo podemos adquirir con la experiencia y vamos descubriendo durante el ciclo de vida del proyecto.

En los proyectos siempre estamos avanzando y retrocediendo, avanzando y retrocediendo, en un bucle que no finaliza hasta el cierre del proyecto, es decir, en el transcurso del proyecto todo se va depurando cada vez más. Según avanza el proyecto todo se va matizando, se va puliendo y se va refinando con mayor detalle.

El acta de constitución del proyecto no es una excepción, por lo tanto, lo que en ella se fija inicialmente, se seguirá depurando, ampliando y mejorando según se desarrolla el proyecto.

¿Cuál es la importancia del Acta de Constitución del proyecto  o Project Charter?

En toda esta entrada vamos a seguir los dictados de la guía del PMBOK 6ºedición.

El PMBOK 6 nos dice que la importancia de la elaboración del acta radica en que el Acta de Constitución es la confirmación de que el proyecto está alineado con la planificación estratégica de la organización y que, además, sirve para que el sponsors del proyecto y la organización que lo ejecuta se pongan de acuerdo en la necesidad de iniciar el proyecto.

El PMBOK 6º edición también nos dice que el acta de constitución del proyecto también nos sirve para:

  • Registrar el proyecto formalmente en la organización.
  • Dar el pistoletazo de salida al proyecto.
  • Establecer los límites y las restricciones del proyecto.
  • Plasmar, tanto la dirección general y el sponsor del proyecto, el acuerdo formal de dar inicio al proyecto.

En el Acta de Constitución no buscamos el detalle.

No olvides que el Acta de Constitución del Proyecto es el primer documento que se genera, es preliminar.

Todavía no se ha iniciado el Proyecto. En el momento de su elaboración sabemos hasta donde sabemos. Está plagada de buenas intenciones y de cómo se piensa que van a ser las cosas en el desarrollo del proyecto.

Ya tendremos tiempo para definirlo todo con total detalle. Ahora no se pretende eso, el éxito de la Gestión de Proyectos consiste en hacer en cada momento lo que aporta valor.

Qué se pretende con el Acta de Constitución.

En primer lugar se busca evitar malentendidos durante todo el ciclo de vida del proyecto.

El alto nivel de la organización, el cliente y el promotor pactan en el acta de constitución las líneas maestras del proyecto.

Estas líneas maestras son la razones por las que se considera que se debe iniciar el proyecto, aquello que justifica su existencia.

Por lo tanto, lo que no se escribe, lo que no consta en el acta de constitución del proyecto, puede, en algún momento del ciclo de vida del proyecto, ser una sorpresa para algún implicado y dar lugar a malentendidos. 

Entonces, el Acta de Constitución del proyecto nace de un concepto de claridad, transparencia y planificación entre todos los implicados en el proyecto.

Antes de dar el pistoletazo de salida al proyecto, se pondrán de acuerdo en una serie de aspectos fundamentales para que todas partes implicadas en el proyecto sepan el terreno que pisan y donde se va a meter cuando el proyecto inicie.

El Acta cubre la necesidad de tener un documento formal que:

  1. Autorice el comienzo del Proyecto.
  2. Asigne un Project Manager al Proyecto.
  3. Otorgue al Director del Proyecto la autoridad para gestionarlo.
  4. Conceda al Project Manager asignado al proyecto la autoridad para disponer de los recursos adecuados para dirigir y ejecutar el Proyecto.

El Acta de constitución del Proyecto es un documento de alto nivel.

¿Qué significa que el acta de constitución es un documento de alto nivel?

Significa que el acta se hace desde la perspectiva del nivel de administración de la empresa, de aquellas cosas que a la empresa interesan.

El acta no se hace desde la perspectiva del proyecto, es decir, no se hace desde la perspectiva técnica del desarrollo del proyecto.

A tu empresa y a tus clientes no les interesan las cosas que vas hacer tú como Director del proyecto para desarrollarlo, consideran que ese es tu problema y que para eso te pagan.

Lo que les interesa son los resultados.

El Acta de Constitución no es un documento técnico que explique cómo se van a hacer las cosas.

Y no lo es simplemente porque a quienes la redactan no les interesa cómo se van a hacer las cosas, sino las cosas que se van a hacer. 

El Acta de Constitución del Proyecto ayuda a acercar al Director del proyecto y al alto nivel de la empresa.

El acta es el vínculo entre estos dos mundos.

El acta es un documento que pone de acuerdo a los interesados de alto nivel que llegan al acuerdo de que el proyecto merece la pena de ser ejecutado, con el consiguiente esfuerzo que eso requiere.

Aquí tened cuidado.

Algunos de nuestros alumnos del Master en Dirección y Gerencia de Proyectos y del Curso de Fundamentos para La Dirección de Proyectos, detectamos actas “muy técnicas”. 

Al principio los alumnos reflejan en el Acta de Constitución del Proyecto temas muy técnicos, de muchos detalle.

Como hemos dicho, los detalles técnicos sobre cómo vamos a dirigir el proyecto, es algo que no interesa en absoluto al nivel directivo, ellos buscan resultados, el cómo se van a conseguir esos resultados es competencia tuya como director/a de proyecto.

También ocurre lo opuesto:

  • El Project Manager no entiende las necesidades de la directiva
  • No entiende lo que es el alto nivel y se centra solamente en lo referente a su proyecto
  • No se da cuenta de que hay cosas muy importantes para las empresas que están por encima de su proyecto.


Un intento excesivo de definición del proyecto conllevará más rigidez en el análisis posterior y menos posibilidades de mejora.

Tan solo estamos en un estadio incipiente del proyecto.

 

Quién crea el Acta de constitución.

El Acta de Constitución del Proyecto es creada por la empresa que ejecuta el proyecto, con el objetivo principal que antes hemos comentado.

En la elaboración del acta de constitución puede intervenir, o no, el director del proyecto.

El nivel de dirección debe entender que, para que el Project Manager alcance los objetivos perseguidos, la orden que recibe a través del acta debe ser:

  1. Precisa.
  2. Con un alcance limitado.
  3. Con un tiempo acotado.
  4. Con unos recursos definido.
  5. Que consiga que el entorno que rodeará al Proyecto y a la empresa sea bien comprendido.

Es decir: S.M.A.R.T.

 

Un mal lanzamiento del Acta de Constitución del Proyecto.

Puede ser el comienzo de un Proyecto desastroso.

Se crea estrés entre el ordenante del proyecto y el responsable del proyecto. No hay un punto de partida para el Proyecto que permita ajustar su marcha.

En ocasiones no hay ni Proyecto y se trabaja en cosas indeterminadas, se malgastan recursos y se pierde la confianza que debe haber entre los niveles de la organización proyectual.

El futuro de la dirección de proyectos.

Una vez que hayas conseguido entender los procesos de dirección de proyectos, que hayas entendido el ciclo de vida del proyecto y sepas implementar sobre la metodología adecuada, te va a dar igual el tipo de proyecto que tengas que dirigir, o el sector al que aplique ese proyecto.

Vas a ser capaz de funcionar como Director de Proyectos en cualquier mercado, en cualquier área, en cualquier sector, en cualquier país.

Te va a dar igual que el proyecto sea un proyecto público o un proyecto privado, vas a ser capaz de dirigir cualquier tipo de proyectos donde sea necesario.

Esta es la gran fortaleza de los Project Manager realmente profesionales y la gran fortaleza que te propongo que alcances.

Recuerda el lema de NEXTOP

 Solo cuando se genera riqueza se está en condiciones de participar de esa riqueza.

Algo más adelante en tu carrera profesional como gerente de proyectos, cuando ya seas capaz de dirigir cualquier tipo de proyectos, de cualquier envergadura y en cualquier sector; cuando vayas ganando experiencia, ya no tendrás ningún problema en hacer manuales de gestión de proyectos, en involucrarte y dirigir oficinas de proyectos, en dirigir programas, dirigir portafolios, etc. El límite solo lo marcarás tu.

Solo hay una clave, trabaja mucho y pierde el miedo.

 

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Estructura del Acta de Constitución del Proyecto


En esta entrada te presentamos la estructura que debes desarrollar para hacer un Acta de Constitución del proyecto.

Se trata de una plantilla que puedes utilizar, con total garantía de éxito, en todos tus proyectos futuros.

La plantilla para realizar el Acta de Constitución que os vamos a mostrar está perfectamente alineada con el PMBOK 6º Edición.

Para entender mejor esta estructura de acta de constitución del proyecto, perfectamente alineada a la guía del PMBOK 6ª edición, nunca olvidéis que el acta es el documento que da inicio al proyecto, su punto de partida y que lo que vamos a reflejar, a través de esta estructura, es la relación entre la estrategia organizacional y el proyecto, relacionándolo con el alcance de ese proyecto y con el tiempo y coste estimado.

Recordad que el acta de constitución es un documento preliminar y que, por lo tanto, todavía no hay nada perfectamente definido.

También recuerda que el acta de constitución es la relación entre la organización que solicita el proyecto y la organización que ejecuta el proyecto y que en el acta de constitución, se cita expresamente al director del proyecto que se asigna. 

Por lo tanto, a través de esta estructura vamos a citar las necesidades que tiene el cliente y que dan origen al proyecto, vamos a citar una serie de premisas, una serie de restricciones que el proyecto puede tener y vamos a citar todos esos requisitos de alto nivel referentes al producto que va a desarrollar el proyecto.

Vamos a verlo todo con sumo detalle.

La estructura del Acta de Constitución del Proyectos:

  1. Nombre del proyecto.
  2. Necesidad comercial, propósito y justificación del proyecto.
    1. Project backgraund.
    2. Necesidad comercial.
    3. Objetivos del Proyecto y justificación.
  3. Requisitos del alto nivel.
  4. La descripción de alto nivel y sus limites, supuestos y restricciones del proyecto.
  5. Riesgos de alto nivel.
  6. Resumen del cronograma de hitos del proyecto.
  7. Resumen del presupuesto.
  8. Objetivos medibles del proyecto y criterio de éxito asociado.
  9. Lista de interesados.
  10. Requisitos de aprobación del proyecto.
  11. Gerente de proyecto asignado, su responsabilidad y nivel de autoridad.
  12. Nombre y nivel de autoridad del patrocinador y de quienes autorizan el acta de constitución del proyecto.
  13. Lista de distribución del acta de constitución.
  14. Resumen ejecutivo del proyecto.
  15. Anejos.

Vamos a desarrollar cada punto de esta estructura.

Estoy seguro que vas a entender, de una vez por todas, cómo realizar un Acta de Constitución del Proyecto.

Nombre del Proyectocomo poner un nombre adecuado y significativo al proyecto


El Proyecto tiene una finalidad concreta y una ubicación concreta, así que el nombre debe reflejarlo con total claridad.


El nombre del proyecto debe elegirse desde el punto de vista de la gestión.

El nombre del proyecto es el primer elemento del acta de constitución del proyecto.

No debe considerase un elemento baladí.

En el acta de constitución del proyecto, el nombre del proyecto debe de reflejarse el tipo de proyecto desde del punto de vista de la gestión.

No importa que el nombre del proyecto que sea largo o corto, bonito o feo.

Lo único importante es que al leer el nombre del proyecto entendamos perfectamente, sin dudas, el proyecto al que hace referencia.

Un ejemplo de buen nombre para un proyecto.

Si estamos construyendo el Taj Mahal no es suficiente decir que nuestro proyecto se llama el “Taj Mahal”.

Estos nombres no dicen nada desde el punto de vista de la gestión proyectual, no son válidos.

Cuando dirigimos proyectos debemos atender a un mercado global, por lo que es muy conveniente indicar en él:

  • El nombre del proyecto
  • La ubicación 
  • El país del proyecto

Así conseguiremos que la lectura y comprensión del proyecto sea más fácil y aportaremos mayor visibilidad e interés al proyecto.

Por lo tanto, el nombre de nuestro proyecto será:

  • “El diseño del Taj Mahak, en Aghra, India”
  • O será “el diseño, contratación y construcción del Taj Mahal en Aghra, India”
  • O “la toma de datos, diseño y ejecución de un programa de mantenimiento del Taj Mahal en Aghra, India”.

 

Necesidad comercial, propósito y justificación del Proyecto

Project Backgraund


El Project Backgraund nos muestra de donde viene el Proyecto, es decir: Mostramos los antecedentes el proyecto. 


Con el Project Backgraun definimos de dónde viene el proyecto y qué le dio origen.

Un ejemplo de Project Backgraund,

“ante una escasa oferta de vivienda y alta demanda en la zona, vamos a construir una urbanización”.

Esta bien cerrarlo con los siguientes datos para aumentar su comprensión:

  • Cliente del proyecto.
  • Empresa que ejecuta el proyecto
  • Tipo de proyecto: interno o externo:

 

Necesidad Comercial


En la necesidad comercial justificamos la ejecución  del Proyecto desde el punto de vista comercial.


Necesidad comercial, propósito y justificación del ProyectoEl termino comercial en dirección de proyectos significa:

  1. Que el proyecto debe tener una buena razón de ser.
  2. Que debe de servir a los intereses estratégicos de la empresa.
  3. Que el proyecto debe estar alineado con la misión y visión de la compañía.

Se deben definir los objetivos del Proyecto.

Debemos tener muy claros cuales son esos objetivos.
Esta claro que el beneficio económico aparecerá en la mayoría de los proyectos que no sean internos o de fin social.

En Proyectos cuyo objetivo sea el posicionamiento, o apertura de nuevos mercados, quedará claro que no será a cualquier coste.

Los Proyectos no deben de dejar pasar la oportunidad de aportar valores añadidos adicionales.

Como pueden ser la formación de personal para asumir puestos de mayor responsabilidad y con mayor eficacia en proyectos futuros.

Debemos dirigir nuestros Proyectos con visión estratégica. 

El objetivo de nuestros Proyectos no debe ser únicamente llegar a conseguir los entregables resultantes de la ejecución del proyecto y que esperan nuestro clientes.

Nuestros proyectos también deben dejar un legado para la continuidad de nuestras empresas.

Esta es una de las diferencias entre un buen Project Manager y un Project Manager de prestigio.

 

Objetivos del Proyecto y justificación


En el Acta de Constitución se debe realizar una justificación detallada, a alto nivel, del Proyecto.


Debemos definir los objetivos del proyecto con toda la exactitud que sea posible.

Cuando abordamos un Proyecto es crítico asegurarnos que el alcance del Proyecto, es decir, aquello que pretendemos conseguir con el esfuerzo de realizar el proyecto,  ha sido definida con exactitud.

Se debe establecer un valor medible que determine si hemos cumplido ese alcance de manera objetiva.

El éxito o el fracaso del proyecto será una medida objetiva y no puede estar sujeta a interpretaciones.

Lo que buscamos es que se entienda el alcance del proyecto.

Tal y como se entiende el alcance en el momento de realizar el acta, dentro del acta se puede poner alguna tabla explicando – siempre con el detalle que interesa al alto nivel – todos los entregables del proyecto para así conseguir una mejor comprensión del alcance.

En caso de tratarse de una licitación (o si se considera relevante) también se pueden introducir los datos del contrato o licitación, con lo que tendremos en el acta la información para posibles modificaciones.

En acta de constitución del proyecto debe aparecer la fecha donde se aprobaron esas justificaciones del proyecto, de ese modo, si hay modificaciones, podemos relacionarlas con esas fechas y asegurar nuestra posición.

No lo olvides, el Project Manager debe protegerse en todo momento.

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Requisitos de alto nivel


Se trata de un listado en el que se estiman y priorizan los requisitos de alto nivel del Proyecto.


Requisitos de alto nivel del proyectoIMPORTATE, no lo olvides, como hemos dicho varias veces, no tiene nada que  ver con los aspectos técnicos del desarrollo del Proyecto.

Los requisitos son los que interesa al alto nivel.

Estos requisitos de alto nivel son definidos por los interesados en el Proyecto.

  1.  Requerimientos del producto o servicio resultante de la ejecución del Proyecto, es decir, aquello que realmente se espera del proyecto.
  2. Requerimientos del Proyecto asociados a la forma de hacer el trabajo, la metodología empleada en el Proyecto, la cultura de la empresa donde se realiza el Proyecto, etc.

Los Gerentes de Proyecto debemos aprender a recopilar los requisitos del Proyecto, con el suficiente grado de profesionalidad que asegure una exacta comprensión de las necesidades del Proyecto, basada en las expectativas de los stakeholders y del cliente del Proyecto.

Es muy importante que se codifique toda la información para su mejor monitoreo y control.

La descripción de alto nivel y sus limites, supuestos y restricciones del proyecto.


En este punto del acta se indica cuál es el Alcance del Proyecto y sus restricciones, en caso de que las haya.


La descripción de alto nivel y sus limites, supuestos y restricciones del proyectoDefinir el alcance del Proyecto es una labor compleja.

Generalmente un Proyecto da como resultado un único producto y/o servicio, pero ese resultado puede ser un sistema complejo con muchos componentes.

Debemos entender que cada componente tiene su propio alcance separado, pero que este alcance propio  es interdependiente del alcance del sistema general de Proyecto, es decir, afecta a la generalidad del Proyecto y, por lo tanto, al éxito o al fracaso.

Otra vez vemos la complejidad y la razón por la cual la Dirección de Proyectos se ha convertido en una profesión.

En este punto del acta indicamos cual es el Alcance del Proyecto.

Si se desea, se puede dividir y especificar el Proyecto en cada una de sus fases.

Recordamos una vez más, indicamos el alcance tal y como lo conocemos en ese momento.

Si se va a respetar alguna normativa (por ejemplo de salud) se debe especificar, así como normativas internas a la entidad ejecutante del proyecto, el cliente, metodologías en dirección de proyectos, etc.

Se muestra el plazo fijado para la ejecución del Proyecto, con su fecha de comienzo y finalización.

También se puede definir el beneficio calculado del Proyecto en términos económicos.

Es interesante poner un epígrafe con lo que no incluye el Proyecto, lo que se queda fuera del proyecto, es bastante útil para evitar luego complicaciones.

Riesgos de Alto Nivel del Proyecto


Los riesgos afectan a nuestros Proyectos desde todos los lugares imaginables.


Riesgos de alto nivel del proyectoSe especifican los riesgos de alto nivel del Proyecto, tal  y como se conocen al inicio del Proyecto.

Causa raíz del riesgo. 

Para cada riesgo identificado para el Proyecto es importante definir la causa raíz del riesgo y su posible impacto en el Proyecto.

Cómo establecer el riesgo.

Este impacto de los riesgos del Proyecto se establece en términos de alcance del Proyecto, tiempo del Proyecto, costo del Proyecto o calidad del Proyecto.

Posteriormente, se identificarán y trabajarán los riesgos con más profundidad durante los procesos de planificación, insistiendo en su detección, detallando su aparición, impacto y planes de acción para gestionarlos.

Resumen del Cronograma de Hitos del Proyecto


Las fechas de entrega final del proyecto, entregas parciales, e hitos.


Resumen del cronograma de hitos del proyecto

Representamos la expectativa inicial de los tiempos del Proyecto.

Representamos la expectativa inicial del patrocinador del Proyecto y de los interesados en cuanto a fechas para lograr ciertos entregables o hitos del Proyecto, así como su cierre final.

Su factibilidad real será definida en los procesos de planificación del Proyecto.

Después debemos indicar, preferiblemente en una tabla,  las fechas de los principales hitos asociados el proyecto.

Si el proyecto tiene fases, debemos dividirlo y mostrar cada fases e indicar los hitos de casa una de las fases.

Si se desea, se puede incluir un Diagrama de Gantt, un gráfico de las fases y sus hitos, etc,  para una mejor comprensión del cronograma.

El Plan de Gestión del Cronograma del Proyecto.

Luego, más adelante en el proyecto, desarrollaremos el Plan de Gestión del Cronograma del Proyecto.

Este es un componente del plan para la dirección del proyecto que establece los criterios y las actividades a llevar a cabo para desarrollar, monitorear y controlar el cronograma.

Resumen del Presupuesto del Proyecto


Se definen los fondos generales asignados al proyecto y se indica la expectativa sobre el coste que tendrá el Proyecto.


Resumen del presupuesto del proyecto

Aspectos generales.

Si el Proyecto proviene de un contrato (por ejemplo una licitación), se puede indicar esos costes para compararlos con el presupuesto objetivo (los costes reales) de la ejecución del Proyecto.

Debemos especificar en qué moneda estamos trabajando.

Se indican los costes directo de cada una de las fases y de la globalidad del proyecto.

Tipos de costes y reservas que tenemos.

  1. Costes directos, si es posible, indicarlos por cada fase (con su total)
  2. Coste de la dirección del proyecto.
  3. Coste del equipo de gestión del proyecto (no está dentro del coste de producción), por lo que es conveniente detallarlo aparte.
  4. Costes de estructura.
  5. Reserva de contingencia.

La suma de todo lo anterior nos dará el coste objetivo estimado de la ejecución del proyecto.

Lo lógico es que todo sean números redondos.

Otra cosa no tiene sentido, sería poco creíble ya que, realmente, en este momento no tenemos un análisis que soporte una definición más exacta de las cantidades.

Luego indicaremos la reserva de gestión que le aplicamos.

No debemos preocuparnos si los números no cuadran, cuando hagamos la planificación podemos arreglar el acta y cuadrar los números.

Se puede mostrar la forma de pago elegida por el cliente, por ejemplo, cada 90 días, por entrega, lo que sea.

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Objetivos medibles del Proyecto  y criterios de éxito asociados


Se indican los principales objetivos del Proyecto y el sistema con el que van a ser evaluados.


Objetivos medibles del proyecto y criterios de éxito asociadosEstos objetivos deben ser:

  1. Específicos.
  2. Medibles.
  3. Estar alineados con los objetivos principales de la empresa.

Se deben indicar cuales son los criterios de éxito y de cumplimento de esos objetivos.

Insisto criterios objetivos.

Se indica cómo se evaluará la satisfacción del cliente, por ejemplo, mediante una encuesta, test, formularios, etc.

Se definen los objetivos del Proyecto.

En términos de las variables de desempeño de Proyecto.

  • Objetivos de alcance del Proyecto.
  • Objetivos en tiempo del Proyecto.
  • Objetivos en costo del Proyecto..
  • Objetivos en calidad del Proyecto, entre otros.

Para cada objetivo del Proyecto debe definirse un indicador objetivo de éxito. 

Por ejemplo:

Terminar el Proyecto en un número de meses, bajo un presupuesto determinado, con un número máximo especifico de defectos de calidad.

Lista de interesados en el Proyecto


Establecemos una lista inicial y posteriormente estableceremos procesos para que todos los Stakeholders estén perfectamente identificados y monitorizados.


La lista de interesados en el proyectoSe elabora una lista de los interesados del Proyecto.

Como hemos dicho muchas veces a lo largo de esta guía, la realizamos tal y como se conocen en el momento de la realización del acta de constitución, en este momento del Proyecto tenemos la información que tenemos.

Estamos empezando. Más adelante sabremos mucho más.

Especificamos su roles y responsabilidades sobre el Proyecto.

Es bueno distinguir entre interesados internos y externos.

El omitir algún interesado en el Proyecto.

Puede ocasionar que el producto, servicio o resultado no sea aceptado, convirtiendo el Proyecto en un fracaso.

Más adelante, se realizará un análisis exhaustivo para identificar a todos los interesados en el Proyecto.

Es una buena práctica introducir un gráfico para ver en un solo golpe de vista cuales son los interesados más significativos y de mayor relevancia en el proyecto.

Requisitos de Aprobación del Proyecto


Cómo se determinará, de una manera objetiva, medible y perfectamente especificada, si el Proyecto ha sido un éxito y quiénes tienen potestad para su aprobación.


requisitos de aprobación del proyectoQuienes son las personas encargadas de la aprobación de los entregables del Proyecto.

Se debe reflejar de forma muy clara, cuales son los requisitos de aprobación del proyecto.

Debe ser una aprobación específica en base a características medibles y perfectamente especificadas.

Se debe indicar, de manera unívoca, cuáles son las personas encargadas de la aprobación de los entregables y del producto final.

También se deben reflejar los criterios de aprobación de los entregables parciales y final.

Por cada una de las fases, de todos los entregables y del producto final resultante de la ejecución del proyecto.

Si existe en la organización, o por parte del cliente, una plantilla específica que se utiliza para las aprobaciones, se debe indicar cuál es esa plantilla y relacionarla con el entregable al que afecta.

Estamos en el inicio del proyecto, no obstante, como vemos, ya vamos pensando en su finalización.

El cierre del Proyecto enseña la manera de cerrar el Proyecto a plena satisfacción del cliente, de manera que se obtenga el máximo provecho de la experiencia y asegurar que el Proyecto no consuma más recursos en el futuro (garantía).

Gerente de Proyecto asignado, su responsabilidad y nivel de autoridad


Indicar nuestra asignación como Directores del Proyecto y nuestro nivel de autoridad respecto al Proyecto, cuáles son nuestras postestades y nuestras restricciones. Un asunto que te interesa mucho.


Gerente de proyecto asignado, su responsabilidad y nivel de autoridad
Gerente del Proyecto. 

Se especifica el nombre y apellido del Gerente de Proyecto asignado, cargo, gerencia a la que pertenece y rama ejecutiva a la que pertenece.

Debe quedar claro y perfectamente definido.

Nivel de autoridad. 

Se describe el nivel de autoridad del Director del Proyecto y las restricciones que tiene su autoridad.

De esta manera queda definido que decisiones podemos tomar por nuestra cuenta y cuales debemos escalar para pedir opinión e, incluso, la autorización pertinente.

Por ejemplo:

  • si posee autoridad para asignar o desincorporar personal al Proyecto,
  • si tiene autoridad sobre el presupuesto del Proyecto,
  • su rol en la resolución de conflictos,
  • niveles de escalamiento,
  • limitaciones a su autoridad que deban mencionarse, etc.

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Nombre y nivel de autoridad del patrocinador y de quienes autorizan el acta de constitución del proyecto


Aquellos que refrendan el acta de constitución, aquellos que se implican y autorizan el proyecto.


nombre y nivel de autoridad del gerente de proyectosFuente wikipedia: 

El patrocinador (en inglés: executive sponsor) es un papel dentro de la gestión de proyectos, generalmente el miembro de más rango dentro del equipo del proyecto.

Es uno de los principales interesados en el proyecto.

En organizaciones pequeñas (o proyectos pequeños dentro de organizaciones grandes) el patrocinador puede también ser el encargado del proyecto.

En otras, especialmente donde se utilizan metodologías como PRINCE2, el patrocinador del proyecto será típicamente un ejecutivo senior de la corporación (a menudo en o apenas debajo del nivel de la junta directiva) que será responsable ante la empresa por el éxito del proyecto.

El patrocinador del proyecto, mediante el Acta de Constitución del proyecto autoriza el comienzo del proyecto y autoriza al gerente del Proyecto a iniciarlo.

Como vemos, con el acta, no quedan dudas de que los implicados están IMPLICADOS y que el proyecto, con los parámetros fijados en el Acta de Constitución debe comenzar bajo la autoridad del Director de Proyecto que, en el acta, ha sido autorizado.

Lista de distribución del Acta de Constitución


Quién va a recibir copia del Acta de Constitución, es decir, aquellas personas que se considera que deben estar informadas del contenido del Acta de Constitución

Lista de distribución del acta de constitución del proyecto


La lista de distribución del acta de constitución del proyecto

Es un listado interno de distribución, en el que constan aquellos interesados que deben tener conocimiento y constancia del acta

De esta manera queda reflejo de todos aquellos que conocen que el proyecto va a tener inicio y de la condiciones, plazos, coste y objetivos iniciales.

Es evidente que es importante no dejar fuera de la lista de distribución a ningún interesado que necesite conocer los acuerdos, los planteamientos generales y de alto nivel que contiene.

La lista de distribución del acta de constitución constituye un elemento de comunicación.

Comunicarse adecuadamente en tiempo y forma en el proyecto, mediante los canales adecuados y a los receptores que, en cada caso aplique, es fundamental para el buen funcionamiento del Proyecto.

Un proyecto con una mala comunicación es un proyecto en riesgo permanente.

Resumen ejecutivo del acta


Hacemos un resumen claro y conciso sobre el Proyecto y su alineación con la empresa, es decir, en dos hojas resumimos toda nuestra acta de constitución.

Resumen ejecutivo del proyecto


En este resumen indicamos los objetivos del proyecto y citamos al promotor del proyecto.

Aunque en esta guía lo colocamos como el penúltimo punto, por una cuestión didáctica y de entendimiento de la plantilla, para realizar el Acta de Constitución que estamos mostrando, en el acta de un proyecto real iría en el primer punto.

La idea es que leyendo solo el resumen ejecutivo del Acta se entienda perfectamente.

  • Los acuerdos alcanzados que justifican el lanzamiento del proyecto.
  • La alineación del proyecto con los objetivos estratégicos de la compañía.

Es decir, lo que pretendemos es que en dos páginas se resuma y entienda perfectamente toda nuestra acta de constitución.

Dado que el acta de constitución es un documento bastante escueto no siempre es necesario incluir el resumen ejecutivo del acta, pero si recomendamos su inclusión no solo por el proyecto en si, sino que cuando se revisan proyectos antiguos los resumenes ejecutivos son muy útiles y ahorran mucho trabajo.

 

Anejos

Anejos al acta de constitución del Proyecto


Fotos, imágenes, en general cosas que consideremos que pueden complementar el acta


Por ejemplo una imagen que muestre la localización del Proyecto, planos, esquemas, etc.

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Conclusiones sobre el Acta de Constitución


El Acta de Constitución del Proyecto otorga al Director del Proyecto la autoridad para gestionar el Proyecto y disponer de los recursos adecuado para el proyecto. Nace de un concepto de claridad, transparencia y planificación


A la empresa le interesan los asunto de alto nivel. 

Al personal de alto nivel de la empresa no le importa si el director de proyecto va a tener que controlar aspectos técnicos del proyecto, hacer un proceso de contratación para materiales y subcontratistas, o tener que realizar tareas de gestión del proyecto.

Todo eso se le presupone al Director del proyecto, para ello trabajamos conforme a una metodología con lo cual el incumplimiento de la misma no puede ser ni siquiera considerado.

Si fuera así, pues mejor designar a otro Project Manager que esté mejor preparado.

Asuntos relevantes.

A la empresa que va a invertir en el proyecto le interesan asuntos tales como;

  •  si va a tener capacidad financiera para acometer el proyecto,
  • las repercusiones de retrasos en los entregables,
  • el resultado final,
  • el riesgo de impagos,
  • las mejoras que el proyecto traiga consigo para la organización,
  • cómo afectará el proyecto a los recursos de que dispone,
  • si tiene recursos internos para la gestión adecuada del proyecto,
  • etc.

Límites para el Proyecto. 

Al hacer una Acta de Constitución del proyecto es importante definir límites para el proyecto.

Qué está incluido y qué no.

Este punto es especialmente importante ya que afectará a la gestión que realicemos en gran manera como gestores del proyecto.

Durante la planificación del proyecto este es un punto crítico que, en caso de duda, deberá ser clarificado con el patrocinador de nuestro proyecto.

Son recurrentes las dudas a este respecto, no asumamos sin, al menos, escalar aquello que pueda ofrecer dudas.

La aprobación del acta de constitución del proyecto recae en el nivel de administración

No debemos olvidar:

  1. La responsabilidad última del acta de constitución del proyecto recae en la empresa en su conjunto. 
  2. La aprobación del acta de constitución del proyecto recae en el nivel de administración. 

Lo ideal es que, tanto el nivel directivo como el director de proyectos, intervengan en determinados momentos de la creación del acta de constitución del proyecto.

¿Por qué?

Porque así nos daremos cuenta de donde nos vamos a meter. 

Entenderemos el proyecto.

Esto significa tener control sobre el proyecto y sobre el alcance que se pretende.

De esta manera incluso podremos proponer mejoras y podremos ayudar a que todo mejore, es decir, todo redunda en beneficio de todos.

Cuanta más madurez haya en los sistemas de gestión mejor funcionan las cosas y mejores resultados se obtienen.

Aquí no discutimos si la dirección de proyectos es buena o mala.

Aquí se discute que esto funcione, que los proyectos que hacemos funcionen.

Aprender a trabajar con nuestra acta de constitución del Proyecto y conseguir que la gente se implique.

¿Cuesta trabajo?

Sí, cuesta a veces explicarle a alguien las cosas varias veces porque no entienden. Pero al final la gente acaba entendiendo cuando ven los resultados, cuando ven que todo funciona mejor, cuando el Director del Proyecto toma las riendas del Proyecto y hace las cosas correctamente.

Portada del Acta de Constitución del Proyecto

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Roberto Sanz

Roberto Sanz

Soy Roberto Sanz, Director de HITO TEAM y Project Manager enamorado de la formación con el firme propósito de ayudarte a que consigas crecer en tu carrera profesional con cimientos fuertes, de calidad y que te permitan seguir superandote para hacer evolucionar al gran profesional que tienes dentro.

29 comentarios en “Como hacer un Acta de Constitución del Proyecto”

  1. BUENA GUÍA PARA PREPARAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO. CREO QUE SE DEBE UNIFICAR LOS CRITERIOS; GERENTE, DIRECTOR…PERO ES IMPORTANTE COMPRENDER QUE NO TODOS LOS PROYECTOS ESTÁN EN EL SENO DE UNA EMPRESA EN OPERACIÓN, TENDREMOS PROYECTOS NUEVOS.

  2. Hola, soy una mujer de 54 años que comencé en mi empresa realizando labores de junior y de apoco se me permitió avanzar, ahora tengo en perspectiva certificarme, como CAPM® en primer lugar para adquirir experiencia, estoy muy contenta porque al fin entiendo la información del PMBOK®, su forma de explicar es muy fácil de entender, didáctica y entretenida.
    Muchas gracias, desde Chile.

  3. Hola, excelente artículo.
    cuál es la diferencia de los siguientes actores, ya que se presentan en el presente documento:
    Gerente del Proyecto
    Project Manager
    Director del Proyecto
    Saludos
    José Lopez

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