Finalizados los procesos de planificación y, ya dentro del grupo de proceso de ejecución, una de las primeras cosas que tenemos que hacer es construir el Equipo de Proyecto. Un Equipo de Proyecto es un grupo de individuos que trabajan de manera interdependiente para lograr un objetivo común, el éxito del Proyecto en tiempo, plazo y costes. Las personas son la clave para el éxito del Proyecto


Nosotros ya teníamos, dentro de nuestro Plan de Dirección de Proyecto, todo planeado, pero , para construir el Equipo de Proyecto entra nuestra capacidad de liderazgo, nuestra capacidad de gestionar y tener filing con la gente, porque el Project Manager tiene que conseguir un adecuado equipo de Proyecto, siendo está una de sus primeras y principales obligaciones en el Inicio del Proyecto, luego durante el Ciclo de Vida del Proyecto, los recursos humanos asignados el Proyecto puede ir variando.

Para Construir el Equipo de Proyecto, podemos encontrarnos bajo dos circunstancias:Post Gestión de los Recursos Humanos Proyecto

  • Qué el departamento de RR. HH nos suministre el personal para hacer el equipo de Proyecto y que tengamos capacidad para decir que gente aceptar.
  • Donde el Project Manager tiene más responsabilidad, tiene que buscar el equipo de trabajo y hacer las entrevistas de trabajo (esta sería la situación deseable), porque de esta manera controlamos más el equipo y controlando el equipo de Proyecto que vamos a tener estaremos asegurando el éxito del Proyecto.
  • Un mal equipo de Proyecto no nos va a llevar bien un Proyecto.

Recordad que, como Directores de Proyecto,  trabajamos en equipo, luego tendremos que desarrollar ese equipo de Proyecto, trabajar con él, integrar en el y sentirnos integrados en el Equipo de Proyecto. Las Proyectos son las personas, sin las personas adecuadas los Proyectos son mas complicados e incluso ingobernables.

Un día, como Gerentes de Proyecto,  tendremos que ser:

  • Maestros y enseñar a la gente lo que tienen que hacer.
  • Y otro día tendremos que ser alumnos y aprender del que sabe algo específico

Por tanto ¿qué tenemos que hacer? Tener claramente identificada en qué situación estamos, cómo nos va a venir el personal al Proyecto y si le vamos a hacer algún tipo de pruebas o no, en principio ya tendríamos que tener una lista con las posiciones, con la experiencia del candidato, con las competencias, etc.

Muchas veces es más valorable la competencia del candidato al Equipo de Proyecto que los años de experiencia:

  • La experiencia es importante, por supuesto (da un plus), pero es importante que, de alguna forma,  el Project Manager asegure que el candidato va a trabajar bien en el sistema, que tiene todas las competencias que necesitamos para el Proyecto tanto informáticas, técnicas, de carácter, etc..
  • Puede ocurrir que tengamos en el Proyecto un gran profesional dentro del equipo de Proyecto,  pero si no se adapta a un determinado país, a una determinada cultura, a un determinado entorno laboral, etc., no será un buen integrante, por eso el Project Manager tiene que involucrarse en la medida de lo posible en la elección de los candidatos.

Es muy importante dejar claro en qué situación nos encontramos dentro de nuestro Proyecto, y qué labores vamos a hacer, si las vamos a hacer solos, si las vamos a hacer con alguien de nuestro equipo que ya tengamos, o si lo vamos a hacer con algún departamento, por tanto, deberíamos tener una planificación con las entradas del personal al Proyecto y con el coste que ello supone.

Es posible que tengamos distintos tipos de Proyectos:

  • En algunos el tema de RR. HH tendrá mucho impacto y en otros Proyectos tenga menos.
  • También puede ocurrir que recibamos recursos de nuestra empresa donde el coste de personal repercuta sobre los gastos generales de la organización y no directamente sobre el Proyecto, todo esto lo tenemos que reflejar perfectamente.

Por tanto, una vez que tengamos el equipo de Proyecto,  tenemos que ver que hacer con él, normalmente lo que haríamos sería una reunión de bienvenida donde miramos las tareas que esas personas tendrían que desempeñar, dejándoselas claras desde el primer momento y se puede organizar un training específico para cada persona o al equipo.

Para construir el Equipo de Proyecto, tenemos que pensar:

  • La persona que llega nueva a un Proyecto puede llegar nueva al Proyecto o puede llegar nueva a la empresa.
    • Si llega nueva al Proyecto, posiblemente,  ya esté familiarizado con las políticas de calidad, y estará familiarizado con el sistema de gestión de la información.
    • Si llega nueva a la empresa, como Gerentes de Proyecto, tenemos que preocuparnos de que esa persona reciba esa información desde el primer momento, por tanto, una vez que hemos recibido a la persona la dejamos una semana o dos preparándose y luego le asignamos las tareas específicas del proyecto.

Suele ocurrir que dejamos a las personas sentadas en una silla y les indicamos que empiecen a trabajar sin que estos sepan muy bien lo que tienen que hacer, tenemos que tener esto muy bien organizado porque es fundamental en cualquier Proyecto.

Las auditorias del Equipo de Proyecto:

  • Tenemos que controlar que una vez dentro del Proyecto,  el personal nuevo se ha quedado con todos los conceptos y esta trabajando bien desde primera hora.
  • A esto lo llamamos “auditorías internas iniciales” donde nos aseguramos, durante las primeras semanas de trabajo del nuevo personal, que se están haciendo las cosas bien (porque todo el mundo se equivoca).
  • Donde le daremos todo el apoyo que necesite para corregir los problemas y que los corrija ahora de entrada, porque ahorrarás mucho tiempo, mucho esfuerzo y la calidad del Proyecto mejorará muchísimo.

Hasta aquí hemos hecho una breve entrada de cómo construir el Equipo de Proyecto, donde tenemos una serie de procesos, metodologías, inputs que necesitamos y tener en cuenta que el plan de dirección de proyectos será un documento esencial durante toda la fase de ejecución, mirar las herramientas y técnicas que vamos a utilizar: como técnicas de liderazgo y técnicas de negociación que podemos utilizar con el personal, son técnicas que como Directores de Proyectos si queremos ser buenos gestores necesitaremos hacerlas, por lo que no deleguéis esas funciones.
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