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Como definir correctamente el Alcance de un Proyecto

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La definición del alcance del proyecto.

El alcance del proyecto define:

  • todo lo que hay que hacer en el proyecto para lograr su objetivo.
  • el alcance del proyecto se refiere a todo el trabajo requerido y solamente el trabajo requerido para poder completar el proyecto con éxito.

Para hacer una correcta identificación del alcance:

  • los objetivos que tus clientes te trasladan en su lenguaje coloquial los tienes que traducir a requisitos del proyecto,
  • los requisitos es el lenguaje que habla tu equipo,
  • el “quiero unas ventanas grandes que nos dice el cliente” lo tienes que trasladar a unos requisitos que indiquen que:
    • debemos de  realizar los tabiques de una determinada forma,
    • comprar unas ventanas con unas especificaciones  concretas,
    • instalarlas de una manera y posición.

En tus proyectos debes traducir:

  • los objetivos del cliente, jefe, promotor del proyecto… en requisitos,
  • los requisitos en trabajos,
  • y estos trabajos cumplimentarán esos requisitos y a los objetivos que les dieron origen.

Definir el alcance del proyecto implica:

  • capturar los requisitos de los interesados oportunos,
  • identificar todos los trabajos necesarios para cumplimentar esos requisitos,
  • organizar esos trabajos para que sus resultado cumplan con los requisitos y los objetivos del proyecto.

El objetivo de la planificación del alcance.

Con la planificación del alcance buscamos:

  • determinar todo lo que hay que hacer en el proyecto,
  • cuando se va a hacer cada una de esas cosas,
  • quienes las van a hacer.

La planificación del alcance pivota:

  • sobre las tareas que hay que realizar para conseguir el objetivo del proyecto,
  • por lo tanto, tienes que tener recopilados todos los requisitos que alinean esos objetivos.

Con una correcta definición del alcance asegurarás:

  • que se cubren todos los objetivos del proyecto,
  • hacer una correcta traslación de esos requisitos a los trabajos necesarios para cumplimentarlos.

Las claves para identificar el alcance del proyecto.

Definir correctamente el alcance es como realizar una segunda acta de constitución:

  • el acta de constitución la hicimos al inicio del proyecto,
  • entonces sabíamos muy poco del proyecto. El proyecto ni siquiera había iniciado,
  • por lo tanto el alcance que se refleja en el acta de constitución es un objetivo general poco definido,

El objetivo de la definición del alcance en el acta de constitución es que:

  • los que tienen capacidad de decisión consideren que el esfuerzo del proyecto merece la pena porque lo que se va a conseguir justifica la inversión de tiempo y de dinero.

¿Cómo es la definición del alcance en el acta de constitución?:

  • la definición del alcance del proyecto del acta de es una definición de alto nivel,
  • no se baja a nivel de detalle, no es una definición técnica de lo que hay que hacer, sino descriptiva.
  •  no se pretende definir con total exactitud el alcance del proyecto,
  •  tiene como objetivo que el comité aprobador del proyecto autorice el inicio del proyecto. 

La identificación de los interesados del proyecto.

Una vez que el acta de constitución ha sido aprobada:

  •  ha llegado el momento de hacer una definición exacta,
  • en planificación del proyecto es cuando tenemos que definir con exactitud aquello que tenemos que obtener con la ejecución del proyecto.

Se llaman interesados:

  • a aquellos que pueden influir en el proyecto o que pueden ser influidos por el,
  • son aquellos que pueden opinar sobre el proyecto, sobre su resultado y sobre ti.

Tu trabajo como project manager consiste en:

  • conseguir que el resultado del proyecto sea la traslación de las expectativas de los interesados a una realidad que les haga sentir que el esfuerzo del proyecto ha merecido la pena,
  • que comprendan que bajo tu dirección les merecerá la pena acometer proyectos futuros.  

La correcta identificación del alcance del proyecto pasa por satisfacer :

  • todas las necesidades y las expectativas de los interesados en el proyecto,
  • de especial relevancia la opinión del:
    • cliente del proyecto,
    • del patrocinador.

Para satisfacer a aquellos que tienen opinión en el resultado de nuestros proyectos tenemos que:

  • tenerlos a todos identificados,
  • comunicarnos adecuadamente con ellos,
  • recabar todas sus expectativas ,

Recopilar los requisitos del proyecto.

Tenemos que averiguar que esperan del proyecto los interesados:

  •  para poder producir un entregable a su entera satisfacción,
  • esto no es tan sencillo como parece.

En los proyectos nos encontramos con dos escenarios:

  • proyectos donde nuestros clientes tienen claro  lo que quieren,
  • otros en los que averiguar lo que nuestro cliente espera requiere de una labor de investigación durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Esto sucede porque el cliente según avanza el proyecto:

  • va averiguando cosas que no conocía al principio,
  • va viendo nuevas oportunidades que no había identificado previamente,
  • descubre cosas que antes ignoraba,
  • vislumbra potencias que desconocía.

Es el propio cliente el que va descubriendo lo que espera del proyecto según va avanzando lo que implica que no es posible efectuar una definición exacta al principio. 

Este tipo de proyectos son dirigidos con metodologías ágiles que son objetos de otros artículos.

Los requisitos válidos del proyecto. 

Como director del proyecto:

  • heredas del acta de constitución un alcance general,
  • en este alcance general se te indica qué se quiere conseguir del proyecto a alto nivel.

Cuando en planificación captures todos los requisitos del proyecto:

  • estos requisitos deben estar alineados con el alcance plasmado en el acta de constitución,
  • en caso contrario ese interesado estaría pidiendo algo que no se corresponde a lo pactado inicialmente.

Los requisito no alineados con el alcance reflejado en el acta de constitución no puedes aceptarlos automáticamente:

  • ante la duda debes elevarlos para su evaluación,
  • nunca aceptes su inclusión de manera personal,
  • en caso de que sea aceptado es muy posible que eleve el coste  y/o el tiempo inicialmente estimados.

Como resultado de la captura de requisitos el project manager elabora una lista de requisitos:

  • se les denomina requisitos válidos:
  • son los finalmente aprobados,
  • deben ser convertidos en realidades como resultado del proyecto.

Del objetivo del cliente al requisito del proyecto.

El objetivo del proyecto está definido en términos de negocio.

  • está definido en el lenguaje del cliente,
  • determina las condiciones para que el resultado del proyecto sea exitoso.

El objetivo es:

  • aquello que pactamos con el cliente,
  • lo que el cliente espera conseguir como resultado del proyecto,
  • los objetivos del proyecto están escritos en el lenguaje de la necesidad.

El requisito es:

  • la traducción de cada uno de estos objetivos a un lenguaje técnico que entiende nuestro equipo,
  • los requisitos del proyecto están descritos en el lenguaje de la solución.

Como project manager debes:

  • entender a tus clientes y negociar los objetivos,
  • trasladar esos objetivos recabado en el lenguaje del cliente a requisitos que es el lenguaje que habla y entiende tu equipo de proyecto.

Un requisito es:

  • algo que el resultado del proyecto debe tener,
  • una características que debe cumplir,
  • aquello que especifique técnicamente el resultado del proyecto,
  • una condición que debe estar presente en aquello que vamos a desarrollar,
  • una capacidad que debe tener el producto o el servicio que el proyecto va a desarrollar,
  • la traducción de ese  “ en el salón quiero una ventana grande y luminosa” que pide el cliente a una especificación técnica concreta y entendible por el equipo de proyecto.

Criterios S.M.A.R.T.

Al definir el alcance del proyecto definimos el objetivo del proyecto.

Al final del proyecto debemos evaluar si ese objetivo ha sido cumplimentado con éxito.

Para ello se utiliza un sistema Denominado SMART. 

  • S (specific):

    • el alcance tiene que ser específico,
    • debe estar claramente definido,
    • no puede haber lugar a confusión. 
  • M (measurable):
    • todo en el proyecto debe ser medible,
    • el alcance del proyecto también debe serlo.
    • el éxito del proyecto es cumplir con su objetivo.
  • A (achievable):
    • debe ser alcanzable,
    •  armaremos un sistema claro y definido que facilite su consecución.
  • R (realista):
    • tiene que estar ajustado a la realidad,
    • tenemos un tiempo y un plazo concreto,
    • esto nos determinarán un alcance realista.
  • T (time-related):
    • tiene que tener una duración determinada,
    • debe estar acotado en el tiempo.

La división del trabajo en tareas.

Una vez identificados los trabajos debes descomponerlos en tareas:

  • para que sean más sencillas y  manejables,
  • de esta manera facilitaremos:
    • la gestión,
    • la evaluación del tiempo que van a requerir,
    • de lo que van a costar.

Se trata de aplicar la técnica de divide y vencerás tan común en casi todas las disciplinas.

En un proyecto cuyo alcance es construir una urbanización:

  • una tarea puede ser construir uno de los 150 chalet de los que consta la urbanización,
  • esta tarea “construir un chalet” debes descomponerla en otras como pueden ser:
    • encofrar,
    • levantar las paredes,
    • la fontanería,
    • la instalación eléctrica,
    • pintar, etc.

Debes descomponer las tareas en actividades.

La tarea pintar las paredes se puede descomponer en cuatro actividades:

  • preparar las paredes,
  • dar una primera mano de pintura,
  • dar una segunda mano de pintura
  • y repasar la pintura.

Debes descomponer las tareas hasta:

  • conseguir un nivel de desglose donde la gestión de las actividades sea razonable,
  • se pueda evaluar su coste y su tiempo con facilidad,
  • se pueda asignar un responsable para su supervisión.

La tarea de montar la instalación eléctrica puedes descomponerla en actividades.

Una tarea es poner los enchufes:

  • cumple con los requisitos de una actividad bien diseñada,
  • se puede gestionar independientemente,
  • se puede comprobar si ha sido correctamente realizada,
  • se puede comprobar si ha terminado y si no es así comprobar cuanto le queda,
  • se le puede asignar un coste y un tiempo,
  • puedes asignar un responsable que te pueda reportar sobre su estado,
    • ¿están todos los enchufes puestos?, si o no,
    • ¿funcionan correctamente?,
    • ¿están en la fecha prevista?,
    • ¿hemos cumplido el presupuesto?, sí o no.

Desglosar más la tarea no tiene sentido:

  • que la subactividad 1 fuera colocar el enchufe 1,
  • la actividad dos el enchufe 2
  • y así hasta los 37 enchufes que tiene cada chalet solo aportaría confusión.

Los trabajos directivos del proyecto.

Son aquellos trabajos que son necesarios para la propia dirección del proyecto.           

El proyecto tiene sus propios trabajos imprescindibles para que el proyecto avance en si mismo como puede ser:

  • la elaboración de informes,
  • las reuniones periódicas.

No son trabajos orientados a la consecución de los entregables que nos exige nuestro cliente.

Como estos trabajos pueden consumir tiempo y recursos si no los consideramos no nos van a salir las cuentas.

La aceptación de los entregables del proyecto.

La aprobación de los entregables por parte del cliente del proyecto debe ser objetiva, es decir, no tiene que estar sujeta a ningún tipo de interpretación. 

Se ha identificado un alcance y los entregables lo cumplimentan de manera directa.

Es fundamental que en tus proyecto establezcas:

  • criterios objetivos de aceptación de los entregables en los cuales no quepa la opinión ni la subjetividad.
  • debemos pactar que cada entregable va a ser sometido a una crítica determinada,
  • analizado y criticado con unos parámetros concretos e inmutables,

Si hubiera lugar a la interpretación sobre la idoneidad de un entregable, si los criterios de aceptación quedarán al  criterio del cliente nuestra labor como directores de proyectos estaría en riesgo.

Debemos dejar claro cuáles son los criterios de aceptación de cada entregable.  Así sabremos que el resultado de nuestros proyectos siempre va a ser óptimo, sin temores y sin riesgos innecesarios.

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Roberto Sanz

Roberto Sanz

Soy Roberto Sanz, Director de HITO TEAM y Project Manager enamorado de la formación con el firme propósito de ayudarte a que consigas crecer en tu carrera profesional con cimientos fuertes, de calidad y que te permitan seguir superandote para hacer evolucionar al gran profesional que tienes dentro.

6 comentarios en “Como definir correctamente el Alcance de un Proyecto”

  1. Hola a todos, hemos actualizado la entrada, además, al final de la misma tenéis un enlace para acceder a ella en formato hito-rieta, la mismo información pero en formato comic, didáctico y divertido.
    Gracias!

  2. Excelente presentación.
    Todos estos principios se pueden aplicar a los proyectos o actividades que arrojan productos de nuestra vida.
    Más aun a proyectos de inversión donde es fundamental planificar , ejecutar, monitorear y evaluar todas las actividades para conseguir el objetivo final del proyecto.
    Muchas gracias por sus aclaraciones.

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