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Como definir correctamente el Alcance de un Proyecto

El alcance del proyecto define todo lo que hay que hacer en el proyecto.

El alcance se refiere a todo el trabajo requerido, y solamente el trabajo requerido, para poder completar el proyecto con éxito

Para conseguir hacer una correcta identificación del alcance de tu proyecto, lo primero que tienes que entender, es que los objetivos que recabas de tus clientes, en su lenguaje coloquial, los tienes que traducir en requisitos que es el lenguaje que habla tu equipo.

El “quiero unas ventanas grandes que nos dice el cliente”, lo tienes que trasladar a unos requisitos que indiquen que debemos de  realizar los tabiques de una determinada forma, comprar unas ventanas con unas especificaciones técnicos concretas e, instalarlas, de una manera y posición definidas.

En tus proyectos debes traducir los objetivos en requisitos y los requisitos en trabajos que cumplimentarán esos requisitos y a los objetivos que les dieron origen con lo que completarás el circulo del proyecto.

En consecuencia, el alcance define todo lo que es necesario hacer para finalizar el proyecto con éxito. Esto implica realizar adecuadamente todos los trabajos que cumplimenten esos requisitos lo que, a su vez, cumplirá con todos los objetivos de tu cliente.

El objetivo de la planificación del alcance.

Con la planificación del alcance buscamos definir 3 aspectos:

  • primero; determinar todo lo que hay que hacer en el proyecto,
  • segundo, cuando se va a hacer cada una de esas cosas,
  • tercero, quienes las van a hacer.

Toda la planificación del alcance pivota sobre las tareas que hay que realizar para conseguir el objetivo del proyecto, por lo tanto, lo primero que tienes que hacer es tener recopilados todos los requisitos.

Solo así podrás garantizar que se cubren todos los objetivos de tus clientes para luego hacer la traslación de esos requisitos a los trabajos necesarios para cumplimentarlos.

Las claves para identificar el alcance del proyecto.

Definir correctamente el alcance de un proyecto es como realizar una segunda acta de constitución. Recuerda que el acta de constitución la hicimos al inicio del proyecto.

Entonces sabíamos muy poco del proyecto, de hecho, el proyecto ni siquiera había iniciado, por lo tanto, el alcance que se refleja en el acta de constitución es un objetivo general poco definido pero, si lo suficiente, como para que los que tienen capacidad de decisión, consideren que es el esfuerzo del proyecto merece la pena porque, lo que se va a conseguir, justifica la inversión de tiempo y de dinero.

En el acta de constitución reflejamos los elementos de alto nivel que es necesario conocer y considerar para decidir si aprobar el proyecto.

Por estar razón, la definición del alcance del proyecto que en el acta de constitución figura es una definición de alto nivel, no se baja a nivel de detalle. En el acta de constitución no se pretende definir con total exactitud el alcance del proyecto.

En resumen, el alcance del proyecto que se refleja en el acta de constitución tiene como objetivo que el comité aprobador del proyecto autorice el inicio del proyecto, en ese momento no es necesario un mayor definición.

La identificación de los interesados del proyecto.

Sin embargo, una vez que el acta de constitución ha sido aprobada, ha llegado el momento de hacer una definición exacta de aquello que tenemos que obtener con la ejecución del proyecto y, la respuesta a esa pregunta, la tienen los interesados del proyecto.

Se llaman interesados a aquellos que pueden influir en el proyecto o que pueden ser influidos por el, dicho de otra manera, son aquellos que pueden opinar sobre el proyecto, sobre su resultado y sobre ti.

Tu trabajo como project manager consiste en conseguir que, el resultado del proyecto, sea la traslación de las expectativas de los interesados a una realidad que les haga sentir que el esfuerzo del proyecto ha merecido la pena y que bajo tu dirección, también les merecerá la pena acometer proyectos futuros.  

Por lo tanto, la correcta identificación del alcance del proyecto pasa, obligatoriamente, por satisfacer todas las necesidades y las expectativas de los interesados en el proyecto, siendo, típicamente, de especial relevancia la opinión del cliente del proyecto o el patrocinador.

Para satisfacer las necesidades de nuestros clientes, de nuestros patrocinadores, de nuestros jefes, en general, de todos aquellos que tengan opinión en el resultado final de nuestros proyectos, tenemos que tenerlos a todos identificados, saber quien son y comunicarnos adecuadamente con ellos para recabar todas las expectativas que tienen depositadas en el proyecto.

Recopilar los requisitos del proyecto.

Tenemos que averiguar que esperan del proyecto para poder producir un entregable a su entera satisfacción y esto, en muchas ocasiones, no es tan sencillo como parece.

Depende mucho del tipo de proyecto pero, típicamente, en los proyectos nos encontramos con dos escenarios.

Encontrarás proyectos donde nuestros clientes tienen muy claro qué es lo que quieren y otros proyectos, comúnmente denominados proyectos misterio, en los cuales averiguar lo que nuestro cliente espera del proyecto requiere de una auténtica labor de investigación y, no solo al principio del proyecto, sino durante todo el ciclo de vida del mismo.

Esto sucede porque el cliente:

  • según se desarrolla el proyecto va averiguando cosas que no conocía al principio.
  • va viendo nuevas oportunidades que no había identificado previamente.
  • descubre e en el proyecto cosas que antes ignoraba, potencias que desconocía.

Es decir, es el propio cliente el que va descubriendo lo que espera del proyecto según va avanzando lo que implica que no es posible efectuar una definición exacta al principio. 

Este tipo de proyectos son dirigidos con metodologías ágiles que son objetos de otros artículos.

Los requisitos válidos del proyecto. 

Como director del proyecto heredas del acta de constitución un alcance del proyecto general en el que se te indica, con mayor o menor definición, qué se quiere conseguir del proyecto, el objetivo que da justificación al inicio del proyecto.

Ahora, cuando estás definiendo  el alcance del proyecto y estás capturando los requisitos de los interesados tienes que tener en cuenta que estos requisitos debe estar alineados con el alcance plasmado en el acta de constitución. En caso contrario, ese interesado estaría pidiendo algo que no se corresponde a lo pactado inicialmente.

Por lo tanto, los requisito no alineados con el alcance general reflejado en el acta de constitución no puedes aceptarlos automáticamente, siempre, ante la duda,  debes elevarlos para su evaluación. Nunca aceptes su inclusión de manera personal.

En caso de que, finalmente, ese requisito sea aceptado, es muy posible que su inclusión eleve el coste  y/o el tiempo inicialmente estimado y, que también, fueron reflejados en el acta de constitución.

Como resultado de la captura de requisitos el project manager elabora una lista de requisitos. A estos requisitos se les denomina requisitos válidos ya que son los finalmente aprobados y, como consecuencia, deben ser convertidos en realidad como resultado del proyecto.

Del objetivo del cliente al requisito del proyecto.

El objetivo del proyecto está siempre definido en términos de negocio porque está definido en el lenguaje del cliente y determina las condiciones para que un el resultado del proyecto sea exitoso.

El objetivo es aquello que pactamos con el cliente.

El requisito es la traducción de cada uno de estos objetivos a un lenguaje técnico que entiende nuestro equipo. Está descrito en el lenguaje de la solución.

Eres tu, como Project manager, el que debes trasladar el objetivo, recabado en el lenguaje del cliente, a requisitos, que es el lenguaje que habla y entiende tu equipo de proyecto.

Un requisito es algo que el resultado del proyecto debe tener, una características que debe cumplir. Siempre, todo aquello que especifique técnicamente el resultado del proyecto, es un requisito.

Un requisito es una condición que debe estar presente en aquello que vamos a desarrollar, una capacidad que debe tener el producto o el servicio que el proyecto va a desarrollar.

El requisito es la traducción de ese; “ en el salón quiero una ventana grande y luminosa” que nos pide el cliente, a una especificación técnica de un modelo de ventana concreta,  de un tamaño concreto, de unas características concreta, de una marca comercial concreta y de un tabique concreto, con una estructura técnica determinada y con hueco, de un tamaño al milímetro, para poder albergar esa ventana.

Criterios S.M.A.R.T.

Al definir el alcance del proyecto definimos el objetivo del proyecto. Al final del proyecto debemos evaluar si ese objetivo ha sido cumplimentado con éxito.

Para ello se utiliza un sistema Denominado SMART. Vamos a ver que significa cada una de sus letras:    

  • S (specific). El alcance del Proyecto tiene que ser específico. Estar claramente definido. No puede haber lugar a confusión. 
  • M (measurable). Todo en el proyecto debe ser medible. El alcance del proyecto también debe serlo. El éxito del proyecto debe ser objetivo.
  • A (achievable). Debe ser alcanzable. Para eso armaremos un sistema claro y definido, que facilite su consecución.
  • R (realista). Tiene que estar ajustado a la realidad. Tenemos un tiempo y un plazo concreto,  ellos nos determinarán un alcance realista de Proyecto.
  • T (time-related): Tiene que tener una duración determinada, acotado en el tiempo.

La división del trabajo en tareas.

Una vez que tengas identificadas todos los trabajos debes descomponerlos en tareas para que sean más manejables tanto desde el punto de vista de la gestión, como de la evaluación del tiempo que van a requerir y de lo que van a costar.

Se trata de aplicar la técnica de divide y vencerás tan común en casi todas las disciplinas.

Por ejemplo, en un proyecto cuyo alcance es construir una urbanización, una tarea puede ser construir uno de los 150 chalet de los que consta la urbanización, esta tarea “construir un chalet” debes descomponerla en otras como pueden ser encofrar, levantar las paredes, la fontanería, la instalación eléctrica, pintar, etc.

A su vez, debes descomponer las tareas en actividades, por ejemplo, la tarea pintar las paredes se puede descomponer en cuatro actividades; preparar las paredes, dar una primera mano de pintura, dar una segunda mano de pintura y repasar la pintura.

Debes descomponer hasta conseguir un nivel de desglose donde la gestión de las actividades sea razonable, se pueda evaluar su coste y su tiempo con facilidad y se pueda asignar un responsable para su supervisión.

Por ejemplo, la tarea de montar la instalación eléctrica en cada chalet puedes descomponerla en actividades y, una de ellas, puede ser, poner los enchufes.

Poner los enchufes en una chalet es una actividad correcta y lo es porque cumple con los requisitos de una actividad bien diseñada; se puede gestionar independientemente, se puede comprobar si ha sido correctamente realizada, se puede comprobar si ha terminado y, si no es así, comprobar cuanto le queda, se le puede asignar un coste y un tiempo y, además, puedes asignar un responsable que te pueda reportar sobre su estado, ¿están todos los enchufes puestos?, si o no, ¿funcionan correctamente?, ¿están en la fecha prevista?, ¿hemos cumplido el presupuesto? si o no.

Desglosar más no tiene sentido. Que la subactividad 1 fuera colocar el enchufe 1, la actividad dos el enchufe 2, y así hasta los 37 enchufes que tiene cada chalet solo aportaría confusión.

Los trabajos directivos del proyecto.

Son aquellos trabajos que son necesarios para la propia dirección del proyecto.           

El proyecto tiene sus propios trabajos, imprescindibles para que el proyecto avance en si mismo como puede ser la elaboración de informes o las reuniones periódicas.

No son trabajos orientados a la consecución de los entregables que nos exige nuestro cliente.

Como estos trabajos pueden consumir tiempo y recursos, si no los consideramos, no nos van a salir las cuentas.

La aceptación de los entregables del proyecto.

La aprobación de los entregables por parte del cliente del proyecto debe ser objetiva, es decir, no tiene que estar sujeta a ningún tipo de interpretación. 

Se ha identificado un alcance y los entregables lo cumplimentan de manera directa.

Es fundamental que en tus proyecto establezcas medidas objetivas, criterios objetivos de aceptación de los entregables en los cuales no quepa la opinión ni la subjetividad.

Debemos pactar con el cliente del proyecto que cada entregable va a ser sometido a una crítica determinada, con unos parámetros concretos e inmutables.

Si hubiera lugar a la interpretación sobre la idoneidad de un entregable, si los criterios de aceptación de cada entregable quedarán al  criterio del cliente y basado en su subjetividad, nuestra labor como directores de proyectos y siempre estaría en riesgo.

Debemos dejar claro cuáles son los criterios de evaluación y aceptación de cada entregable, de esa manera sabremos que el resultado de nuestros proyectos siempre va a ser óptimo, sin temores y sin riesgos innececesarios.

Curso Gratuito:

Cómo definir el alcance del proyecto en 4 pasos.

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La definición del alcance.

Identificar a los interesados.

Cómo capturar sus requisitos.

Cómo elaborar la EDT.

Roberto Sanz

Roberto Sanz

Soy Roberto Sanz, Director de HITO TEAM y Project Manager enamorado de la formación con el firme propósito de ayudarte a que consigas crecer en tu carrera profesional con cimientos fuertes, de calidad y que te permitan seguir superandote para hacer evolucionar al gran profesional que tienes dentro.

6 comentarios en “Como definir correctamente el Alcance de un Proyecto”

  1. Hola a todos, hemos actualizado la entrada, además, al final de la misma tenéis un enlace para acceder a ella en formato hito-rieta, la mismo información pero en formato comic, didáctico y divertido.
    Gracias!

  2. Excelente presentación.
    Todos estos principios se pueden aplicar a los proyectos o actividades que arrojan productos de nuestra vida.
    Más aun a proyectos de inversión donde es fundamental planificar , ejecutar, monitorear y evaluar todas las actividades para conseguir el objetivo final del proyecto.
    Muchas gracias por sus aclaraciones.

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