El conocimiento adquirido a través de la experiencia en la Gerencia de Proyectos debe tener un objetivo, PMI identificó que era una muy buena práctica en Project Management el anotar o identificar estas “lecciones aprendidas del Proyecto” para que se conviertan en un input, importantísimo, de referencia para nuevos Proyectos.


A lo largo de estos años se ha hablado mucho sobre las lecciones aprendidas en el mundo de la Dirección de Proyecto, si estas se tienen que hacer al final del proyecto (que es lo típico que se ha aprendido) o no, que implicaciones podemos encontrar al hacerlas antes, durante o después del proyecto. Pues bien, podemos decir que para proyectos sencillos, cortos (3 meses), tiene lógica hacerlo al final del proyecto, pero para proyectos largos, de envergadura  o proyectos donde se están deslocalizando ciertas producciones de entregables o que se están trabajando con equipos de Proyecto multiculturales y, es uno de los aportes que ha dado últimamente el PMBOK, deben hacerse durante todo el ciclo de vida del Proyecto.

1.- Estas lecciones aprendidas del Proyecto recogen:

  •  No solamente tienen que ser sobre cuestiones malas o negativas, simplemente se fundamentan en hechos, en eventos, etc., es muy común tener eventos negativos durante la ejecución de nuestro proyecto donde anotaremos esta experiencia dejándola documentada, pero no solamente debe ser así,
  • Puede ocurrir que aparezcan oportunidades a lo largo del proyecto que generen un conocimiento positivo, y se procesen como lecciones aprendidas.

2.- Cuándo se identifican las lecciones del proyecto:

  • A lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, es así, vamos a aprender o vamos a generar conocimiento desde el inicio  del proyecto por una carencia que identificamos desde el inicio, o durante la ejecución, o en el propio cierre, lo importante es que hay que tener una actitud en pro de generar estas lecciones aprendidas.
  • Es verdad que nuestro día a día nos obliga a estar resolviendo las cosas urgentes, importantes en un corto periodo de tiempo, pero tenemos que dedicarnos, tenemos que crear una cultura de gestión de proyectos para que nos dé tiempo a ese día a día.

Podemos contemplar las lecciones aprendidas del Proyecto en reuniones de seguimiento del Proyecto, reuniones de avance, reuniones muy particulares con nuestro equipo de proyecto para tratar que entre todos se recojan correctamente las lecciones aprendidas del Proyecto:

3.- Quién hace las lecciones aprendidas del proyecto:

  • La responsabilidad absoluta es del Project Manager ya que por su conocimiento, su experiencia y la forma de como plasmar la información le confiere ese compromiso,
  • Pero eso no quiere decir que sea el único, el equipo de proyecto debe (es lo que sugiere las buena practicas en Gerencia de Proyectos), incentivarse en pro de generar esa actitud para generar conocimiento sobre lecciones aprendidas del Proyecto en todo momento y para todo el equipo de Proyecto.

Nosotros, como Project Manager, vamos adquiriendo durante la ejecución y desarrollo de un proyecto una serie de conocimientos positivos o negativos que nos permiten tomar decisiones efectivas en determinadas circunstancias, ese conocimiento y en esas circunstancias, son las que hay que registrar y, al final del proyecto, sentarnos y hablar de esa información que se ha recolectado a lo largo del ciclo de vida de todo el proyecto, y generar un documento oficial que cierre el documento de lecciones aprendidas del Proyecto, este es el enfoque que PMI trata, a través de la guía de gestión de proyectos de PMBOK, de incentivar a las nuevas generaciones de Project Manager.

4.- Ventajas de las lecciones aprendidas del Proyecto:

  • Sirve como una valiosa herramienta de uso y apoyo para otros líderes de proyectos dentro de la organización que han sido asignados a proyectos similares.
  • Es una buena herramienta para prevenir riesgos similares en proyectos similares.
  • Mejora la planeación de proyectos futuros.
  • Evita cometer errores anteriores y por lo tanto disminuye los riesgos.
  • Ayuda a detectar oportunidades de mejora.
  • Ayuda a capacitar futuros gerentes y miembros de equipo de proyectos con base en ellas.
  • Conforma la base para mejorar las prácticas organizacionales de gerencia de proyectos.
  • Contribuye a desarrollar nuevos y mejores procedimientos de trabajo.
  • Contribuye a tener actitudes proactivas.
  • Ofrece información de apoyo para una mejor toma de decisiones.
  • Reduce la incertidumbre.
  • Mejora el tiempo de respuesta ante situaciones similares a las que se tiene que enfrentar el equipo de proyecto.

Evidentemente cuando comenzamos a planificar un proyecto tenemos que buscar los históricos de proyectos anteriores para así poder mitigar nuestros riesgos y tomar decisiones más efectivas durante el proceso de ejecución.

5.- Preguntas que facilitan la identificación de las lecciones aprendidas del Proyecto:

  • ¿Qué objetivos de proyecto se alcanzaron? En fecha, en coste, en calidad, en alcance, etc.
  • ¿Qué funcionó bien en nuestro proyecto y fue un éxito?
  • Para cada aspecto qué salió bien u objetivo logrado, ¿cuál es la causa raíz que desencadenó dicho resultado positivo?, es decir, identificar cuál fue la causa, y que nos va a permitir ponerla en práctica en otra situación
  • ¿Qué objetivos de proyecto no se alcanzaron? fecha, coste, calidad, alcance, etc.
  • ¿Qué no salió bien de nuestro proyecto?
  • ¿Qué imprevistos (sorpresas) tuvo que manejar el equipo en el proceso de ejecución?
  • ¿Qué circunstancias no fueron anticipadas?, es decir, el evento o la circunstancia fue causa de algo, o fue una carencia en la aprensión de un riesgo en particular.
  • Para cada aspecto que no salió bien: ¿Cuál es la causa raíz que ocasionó el problema, la dificultad?, tanto para lo positivo como para lo negativo.

Podemos hacer una dinámica en donde todos expresen lo ocurrido durante el Proyecto, anotando, documentado y registrando cada uno de estos eventos que hemos ido solucionando en el proyecto, que hemos hecho durante el ciclo de vida del Proyecto,  y que al final del proyecto,  veremos el impacto de estas situaciones en los objetivos finales del Proyecto.