En esta entrega explicaremos otras funcionalidades que nos ayudaran a utilizar esta herramienta: configuración de la interface inicial, configurar calendario e introducir datos.
Una vez explorada con tranquilidad la interface del MS Project 2013 el siguiente paso será configurarla, es decir, hay que adecuar las funciones que vienen por defecto a nuestras necesidades: horas, fechas, vistas, etc.
Para configurarlo desde la interface principal de MSProject seleccionaremos: ARCHIVO/OPCIONES (pantalla1), la cual nos presentará “Opciones de Proyecto” (pantalla 2).Opciones de Proyecto
En opciones de la pantalla 2 configuraremos, por ejemplo que la vista predeterminada tenga el diagrama de Gantt con escala de tiempo, donde el formato de tiempo presente una fecha determinada y un nombre de usuario particular.
Cuando se cree el calendario este presentará una configuración por defecto creada (calendario gregoriano), un símbolo de moneda particular () con decimales a utilizar, etc., en función de las necesidades del momento configuraremos el entorno para el proyecto en el que estemos trabajando.
Otro punto importante que tenemos que ver es la parte de programación, donde muchas de las actividades de los cuestionarios y de las entregas están condicionadas en función de cómo hemos configurado estos pasos.
Por defecto, la programación del calendario puede presentar las siguientes características:

  • La semana siempre empezará en lunes.
  • El año fiscal será enero.
  • La hora de comienzo predeterminada será las 09:00.
  • La hora de fin predeterminada será las 17:30.
  • Horas por día será de 8 horas.
  • Horas por semana será de 40 horas.
  • Días por mes será de 20 días.

Otras OPCIONES DE PROGRAMACIÓN que presentará la herramienta:

  • Nuevas tareas creadas: programada automáticamente.
  • Tareas programadas automáticamente: fecha de comienzo del proyecto.

CALCULO. Cada vez que utilizamos una programación automática hay una fórmula que se está ejecutando detrás del software, que dice que la duración es igual al trabajo sobre las unidades de recursos asignadas.
Fórmula MsProject
Entonces, ¿qué es lo que hace automáticamente “MS Project” cuando tiene esta opción de programación automáticamente activada?, pues esta fórmula se recalcula automáticamente, de esta forma esté calculando continuamente y no es necesario dar a ningún botón para que lo haga. Cuando esta desactivada podremos utilizar la programación manual.

  • Calcular el proyecto después de cada modificación, estará ACTIVADO
  • La opción de GUARDAR nos ayuda a salvar las últimas modificaciones del proyecto y su periodicidad.

MS Project trae una configuración por defecto (pantalla 3) que es la vista del diagrama de Gantt. Por un lado presenta la lista de tareas (izquierda), y por el otro lado tenemos la opción de mostrar la gráfica de la barras de Gantt (derecha) que se irán generando según avanza el proyecto.Diagrama de Gantt
Ahora bien, para crear el proyecto, es necesario empezar a introducir datos. Hay dos maneras para hacerlo:

  1. A través del siguiente camino: ARCHIVO//información/información del proyecto/Propiedades avanzadas, introduciremos los datos: título, asunto, autor, etc., un nivel superior (información del proyecto) introduciremos la fecha de comienzo del proyecto, de fin, la forma de cómo se va a programar el Project (comienzo o fin), un calendario, etc. Tener en cuenta que toda esta información se replicará en otras partes del proyecto.Propiedades avanzadas MsProject
  2. Camino directo: PROYECTO//Información del Proyecto/Información del Proyecto MsProject

Con las dos opciones arriba descritas podemos empezar a introducir los primeros datos del proyecto.
Insertando el nombre del proyecto en la tarea 0, por ejemplo, “Proyecto Prueba” en la columna “Nombre de Tarea”, automáticamente “MS Project” entiende que es una tarea y al tener programación automática creará la tarea con unas condiciones por defecto (condiciones que en las pantallas 1 y 2 configuramos): “Duración Estimada”, “Fecha de Comienzo” estimada y “Fecha de Fin” estimada (pantalla 6).Proyecto Prueba MsProject
En el caso de tener la programación manual las condiciones de la tarea nueva no serán generadas por el “MS Project” teniéndolas que añadir manualmente (Pantalla 7).Proyecto Prueba programación manual MsProject
La diferencia entre una programación automática y una programación manual es que en la primera, datos como duración, comienzo y fin son asignados automáticamente por la herramienta en función de la configuración previa, y en la manual tenemos que fijarla nosotros manualmente.
Observar el siguiente dato: los iconos del “Modelo de Tarea” son distintos, cada uno nos muestra el tipo de programación elegido para la tarea: manual, automático.Tipo de programación MsProject
En sucesivos post iremos explicando y configurando nuestro proyecto progresivamente.