En este post vamos a dar las pautas de como configurar la gestión de las comunicaciones y a saber cómo controlar las comunicaciones del Proyecto

El Proceso Plan de Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

En este proceso estableceremos el enfoque que le daremos al plan a lo largo del proyecto.

Entendamos primero el área de conocimiento como tal, cuando vayamos a gestionar el proceso 10.1 Plan de Gestión de las Comunicaciones del Proyecto, tendremos como entradas directas los APO’s y FAE’s de la empresa.

  1. Factores ambientales de la empresa (FAE’s):
    • Nos van a influir en cómo vamos a planificar. Por eso es muy importante el tipo de tecnología de comunicación que vayamos a utilizar: medios electrónicos, vías convencionales, comunicaciones seguras, etc…
    • Además, debemos tener en cuenta la naturaleza del proyecto y el lugar donde lo desarrollaremos. Todos estas características van a influir en el plan de gestión de las comunicaciones, por eso las FAE’s son una entrada directa.
  2. Activos de los Procesos de La Organización (APO’s):
    • Aquí nos apoyaremos en cómo se desarrolló la gestión de las comunicaciones de otros proyectos y que herramientas se utilizaron: lecciones aprendidas, históricos de proyectos, documentación específica, etc.
    • Todo esto nos va a servir como entrada o punto de arranque para poder planificar bien nuestra comunicación en el proyecto. Es posible que por su naturaleza y/o características del proyecto tengamos que adaptarle.
  3. Registro de Interesados del Proyecto:
    • Es otra entrada muy importante, ya que es donde hemos dejado registrado los actores interesados.
    • Debemos conocer su disposición frente al proyecto (a favor, en contra…) y que tipo de comunicación estableceremos con ellos.
  4. El Plan de Dirección del Proyecto:
    • Es otra entrada a tener en cuenta porque puede tener algunas condiciones de otras áreas de conocimiento que influyan, de alguna manera, en la planificación de la gestión de las comunicaciones del Proyecto.
  5. Una vez que tengamos la planificación de la gestión de las comunicaciones del Proyecto:
    • Estructurada de la manera que obtengamos el propio Plan de Gestión de las Comunicaciones.
    • Estaremos en disposición de cómo hacer para gestionar (10.2), y controlar las comunicaciones (10.3).
  6. Seguidamente entraremos en ejecución con el proceso 10.2 Gestionar las Comunicaciones:
    • El Proceso ya se está realizando y tendremos que velar por todo aquello que hemos planificado. En el sentido de cómo se tiene que realizar, en que formato, con qué frecuencia tenemos que comunicar, que canales podremos utilizar, etc.
    • Todo esto es comunicar y nos dará como salida el documento con las “Comunicaciones del Proyecto”

Proceso de seguimiento y control

Normalmente este proceso está solapado con el de ejecución del Proyecto.

Aquí intentaremos gestionar que las comunicaciones del Proyecto sean eficientes y que cumplan con lo que hemos planificado.

Puede ocurrir que mientras estemos realizando el control de las comunicaciones del Proyecto hayamos detectando algún fallo en la configuración del plan de gestión de las comunicaciones y sea necesario modificarlo.

Las solicitudes de cambio son una salida natural de este grupo de proceso para poder solventar el error.

Es importante tener en cuenta que para hacer el proceso Controlar las Comunicaciones necesitaremos contar con datos sobre el rendimiento de los trabajos. Estos datos los habremos obtenido previamente del proceso Dirigir y Gestionar los Trabajos del Proyecto, pertenecientes al área de conocimiento de 04. Integración.

El Plan de Gestión de las Comunicaciones del Proyecto: Este plan lo que busca es planificar las comunicaciones del Proyecto.

  • Con objeto de desarrollar un enfoque y un plan adecuados para las comunicaciones del proyecto.
  • Sobre la base de las necesidades y los requisitos de información de los interesados y de los activos de la organización disponibles.

Epígrafes más utilizados en el Plan de Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

Este plan describe la forma en como se planificarán, estructurarán, monitorearán y controlarán las comunicaciones del proyecto.

  1. Requisitos de comunicación de los interesados del Proyecto. ¿Qué necesidades de comunicaciones tienen los interesados?
  2. Información que debe ser comunicada. Incluidos el idioma, el formato, el contenido y el nivel de detalle.
  3. Motivo de la distribución de dicha información en el Proyecto.
  4. Plazo y frecuencia para la distribución de la información y para la recepción de la confirmación o respuesta, si corresponde.
  5. Persona responsable de comunicar la información.
  6. Persona responsable de autorizar la divulgación de información confidencial.
  7. Persona o grupos que recibirán la información dentro del Proyecto.
  8. Métodos o tecnologías utilizados para transmitir la información. Tales como: emails, comunicados de prensa, correo certificado, etc.
  9. Recursos asignados para cada actividad de comunicación.
  10. Proceso de escalamiento identificando plazos y jerarquía de mando.
  11. Método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones mientras que el proyecto avanza.
  12. Glosario de la terminología común.
  13. Diagramas de flujo de la información, ver los flujos de información y su secuencia.
  14. Restricciones en la comunicación dentro del Proyecto. Generalmente derivadas de una legislación o normativa específica, de la tecnología, de las políticas de la organización, etc.