Antesala al análisis cuantitativo de los riesgos del Proyecto. Según el cuadro de más abajo, los costes del Proyecto  y la reserva de contingencia del Proyecto, además de los costes generales que la compañía impute al proyecto.


El Director de Proyecto tiene que tener en cuenta que hay otra reserva para el Proyecto que se llama reserva de gestión, que no forma parte de la línea base del coste del proyecto,  pero sí del presupuesto de costes del proyecto y está bajo el control exclusivo del sponsor del proyecto.

  • El coste de los riesgos del proyecto aparece en el siguiente mapa presupuestario en el:

    •  Nivel 2.
    • En el nivel 6.
    • En el nivel 8.
  • El nivel 2 es el coste de la prevención activa:

    • Es el coste de las actividades que minimizan el riesgo del Proyecto.
    • Que se hace siempre, a pesar de que el riesgo se presente o no se presente en el Proyecto

Si estamos en una obra se compran cascos, se ponen señales, se hacen cursos de formación, etc., para eliminar que haya accidentes.

  • El nivel 6 es el coste de la prevención pasiva:

    • Sería el dinero para planes de contingencia para el riesgo en el Proyecto conocido pero que es posible que no se presente.
    • Es decir, para “imprevistos previstos”.

Como podéis ver el riesgo del Proyecto  también aparece en el aspecto económico en el nivel 7 como reserva de gestión. La reserva de gestión, no puede estar dentro de la línea base, siendo el dueño de la misma el sponsor del Proyecto.
Riesgos, linea base, coste y presupuesto de costes

  • Como Gerentes del Proyecto dominamos hasta el nivel 7 (línea base del coste del  Proyecto) de este mapa:

    •  Básicamente, hay que decirle al Sponsor del Proyecto que, con el cuadro anterior, el riesgo que se acepta en el Proyecto es una riego que existe y que la reserva de contingencia no la podrá cubrir.
    • Por tanto el Project Manager tendrá que tener una segunda red:
      • La reserva de gestión para cubrir lo que no cubra la reserva de contingencia.
      • Ahora veremos cómo se calcula la reserva de contingencia y nos acercaremos al análisis cuantitativo.
  • Como vemos entonces existe una especie de mapeado de costes del proyecto.

    • Que lo veremos en el capítulo 7, localizando que actividades de alto riesgo del proyecto deben llevar reserva de contingencia.
    • Qué cuentas de control deben llevar reserva de contingencia, porque la reserva de gestión se suele colocar a nivel de todo el proyecto.
    • Técnicamente el presupuesto del coste del proyecto, es la línea base más la reserva de gestión, pero como la reserva de gestión  no la conocemos porque pertenece al sponsor, muchas veces hablamos de que el presupuesto de coste de proyecto es la línea base del coste donde sí está contemplada la reserva de contingencia.
  • ¿Cómo se calcula la reserva de contingencia?
    • Apelamos al Valor Monetario Esperado (VME) que es la forma de entrar rápidamente en el análisis cuantitativo.

Tomando como referencia  la siguiente tabla calcularemos  la reserva de contingencia:Reserva de contingencia
Supongamos que estos 5 riesgos que vemos en la tabla anterior son de la short list  (lista corta), y si de alguna manera el riesgo 1 aparece o se activa tendremos que invertir 10.000€ para tratarlo, el riesgo tiene una probabilidad de un 30%  de que se presente, pues bien, multiplicamos el impacto por la probabilidad y calculamos el valor monetario esperado (VME).

  • La columna VME:

    • Nos da el valor monetario esperado de los 5 riesgos (rojos),  que están en la lista corta, sumamos esos valores.
    • Pero fijaros que las oportunidades son negativas, porque cuando una oportunidad se presenta o se sustancia, las cosas son más baratas desde el punto de vista económico por tratarse de un riesgo positivo para el Proeycto, por tanto los 3.950 que vemos en la tabla de arriba seria la reserva de contingencia.

Las oportunidades restan y las amenazas suman.

  • Algunas veces nos callamos las oportunidades para que en vez de darnos 3.950€ nos den 9.750€, tanto si nos dan 3.950€  como si nos dan 9.750€ para la reserva de contingencia esta no cubre los riesgos si estos se presentan, el peor escenario es que aparezcan las tres amenazas (10.000 + 15.000 + 30.000), y tengamos que poner 55.000€ , y el mejor escenario es que aparezcan las dos oportunidades sin ninguna amenaza (-12.000€), entonces el proyecto nos saldría 12.000€ más barato.
  • Entre 55.000€ y -12.000€ los 3.950€ son un compromiso que se hace así porque la ley de las estadísticas de los grandes números funciona, pero si por ejemplo aparece el riesgo 1 ¿de dónde sacamos los 10.000€ si solamente tenemos aprobados 9.750€ de la reserva de contingencia? Al estar dentro de la línea base podemos tirar de ellos, pues en principio tendríamos que hacer una solicitud de cambio para que nos inyecten dinero de otras reservas que sería la de gestión que nos ayudaría a cubrir lo que no cubre la de contingencia.
  • Como podéis ver la reserva de contingencia no cubre ninguno de los riesgos (amenazas) si se presentarán, por lo que mediante una solicitud de cambio podremos traernos el dinero que necesitamos de la reserva de gestión. Aquí el análisis cuantitativo interviene básicamente en el cálculo no a través de escalas para la probabilidad e impacto, si no en la cuantificación económica del impacto y de la cuantificación de la probabilidad por métodos estadísticos, estos 30%, 25%, 60%, etc. (no son escalas del 1 al 5, más probable menos probable), sino que es un cálculo basado en un cientifismo que se supone que tendríamos que haber hecho.

Al igual que esta reserva económica se calcula así tendríamos una reserva de contingencia temporal como podemos ver a continuación, por ejemplo en el cuadro de más abajo podemos ver que las amenazas nos aumentan el plazo en  10 o 15 días  y las oportunidades nos reducen el plazo en 5 o en 7 días.Reserva contingencia temporal

Es igual de lícito tener reserva de contingencia  económica como reserva de contingencia temporal, es decir un proyecto tiene que tener 4 reservas:

  • 2 temporales de contingencia y de gestión.
  • 2 económicas de contingencia y de gestión.

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