Algunas consideraciones sobre el Acta de Constitución del Proyecto. El Acta de constitución debe considerarse como el primer documento del Proyecto que hace el Project Manager y firma el sponsor del Proyecto. En este documento, el Director del Proyecto expresa su opinión acerca del encargo de Proyecto que la compañía le ha hecho a través del sponsor.

El Acta de constitución del Proyecto, debe considerarse como el primer documento del proyecto que hace el Project Manager y firma el sponsor del Proyecto. Con el Acta de constitución del Proyecto comienza la Dirección de Proyectos, con el Acta de constitución del Proyecto comienza el Master en Dirección y Gerencia de Proyectos, Master en Project Management.

El Acta de constitución del Proyecto debe contener los antecedentes y, en la primera fase del Proyecto, una serie de documentos tales como son:

  • Project statement of work- SOW (Enunciado del trabajo de proyecto).
  • Business Case (Caso de negocio) en el portafolio, programa, o en la estrategia de la empresa.
  • Agreements (Acuerdos).
  • Enterprise Environmental Factors (Factores Ambientales de la empresa FAEs).
  • Organizational Process Assets (Activos de los Procesos de la Organización APOs).

El Acta de Constitución del Proyecto, es un documento en el que el Project Manager expresa su opinión acerca del encargo que la compañía le ha hecho a través del sponsor.

El Acta de constitución del Proyecto, según la norma PMBOK:

  • Debe hacerse con la participación del Project Manager.
  • Debe ser emitida y firmada por el sponsor del Proyecto.
  • Representando un documento que expresa la opinión del Project Manager acerca del encargo de Proyecto, que la compañía le ha hecho, a través del sponsor del Proyecto.
  • Esto es, el encargo que se hace:
    • SOW.
    • Del business case.
    • Y del agreement.
    • Viene al Director del Proyecto a través del sponsor del Proyecto.
    • La compañía escoge al sponsor y el sponsor escoge al Project Manager, y le pide que haga una primera valoración del Proyecto, un marco general.
  • Si el sponsor del Proyecto, ve que está bien redactada el acta de constitución del Proyecto:
    • Firma el acta de constitución del Proyecto.
    • Y participa del comienzo del Proyecto.
  • En caso contrario, si el acta de constitución del Proyecto no es correcta:
    • Se corrige, el Acta de constitución del Proyecto.
    • Una vez firmada, el Gerente del Proyecto,tiene autoridad para poder hacer la planificación del Proyecto.
  • El acta de constitución del Proyecto es un documento:
    • No muy detallado, orientativo.
    • Debe ser exacto pero no preciso.
    • Debe tener los epígrafes (Egresos) siguientes:
      • Propósito del Proyecto.
      • Actores principales del Proyecto.
      • Requisitos básicos del Proyecto.
        Objetivos del Proyecto.
      • Riesgos del Proyecto, supuestos, etc.
  • El acta de constitución del Proyecto, tiene que hacerse:
    • Antes de que se elabore la planificación del Proyecto.
    • Al mismo tiempo que la identificación de los interesados en el Proyecto(stakeholders).

Como Directores de Proyecto recordad siempre: iniciar el proyecto implica el desarrollo del acta de constitución del Proyecto e identificar a los actores interesados en el Proyecto, el acta de constitución del Proyecto debe recoger los actores interesados en el proyecto, sino los contiene no es acta de constitución del Proyecto, (por lo menos debe recoger los principales actores interesados, según vayamos avanzando en el proyecto se añadirán más).

El acta de constitución del proyecto plasma el entendimiento entre el Gerente del Proyecto y el Sponsor del Proyecto, e incluye varios de los siguientes epígrafes:

  • Propósito y/o justificación del Proyecto.
  • Objetivos medibles y criterios de éxito del Proyecto.
  • Requisitos de alto nivel incluyendo el resultado, producto o servicio resultante del Proyecto.
  • Resumen del cronograma de hitos del Proyecto y entregas principales del Proyecto.
  • Resumen del presupuesto y de las líneas de financiación del Proyecto.
  • Riesgos principales del Proyecto, suposiciones y restricciones a alto nivel.
  • Director del Proyecto, niveles de responsabilidad y autoridad.
  • Patrocinador (es) del Proyecto que inician y autorizan el Proyecto.
  • Actores interesados en el Proyecto y requisitos principales del Proyecto.
  • Requisitos de aprobación y vigencia del acta de constitución del Proyecto.
  • Descripción y fronteras del Proyecto.
  • Equipo directivo asignado al Proyecto

Fijaros en el penúltimo “Descripción y fronteras del Proyecto, equipo directivo asignado al Proyecto”, en este epígrafe el Director del Proyecto valora la complejidad del mismo, si no posee habilidades suficientes para llevar a cabo el Proyecto, se apoyará en el conocimiento de otros profesionales de la Dirección de Proyectos para que le ayuden a dirigirlo. Este es un caso muy frecuente en el Master en Dirección y Gerencia de Proyectos, muchas veces tenemos que apoyarnos en otros Gerentes de Proyecto, con conocimientos distintos a las nuestros, para poder gestionar nuestros Proyectos eficazmente

  • Así como el inicio del Proyecto es un acto exclusivo entre el Sponsor del Proyecto y el Project Manager, el paso siguiente, la planificación del Proyecto, se apoyara, sobre todo en la interacción, del Director del Proyecto con el Project Management Team (equipo directivo) y consultando a los Stakeholders.
  • Cabe destacar que, en Dirección de Proyectos, antes de empezar a planificar el Proyecto, objeto del proceso 4.2 Desarrollar el Plan de Dirección del Proyecto del PMBOK, necesitamos que el Project Manager y el Sponsor, en un documento estrictamente interno, pacten un compromiso mutuo.

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